El arranque de 2018 ha sido cuanto menos intenso en nuestra agencia: hemos empezado el año dando la bienvenida a cinco nuevos clientes, y como siempre que empezamos a trabajar de cero con una organización, una de las tareas más importantes es diseñar por primera vez un plan de comunicación que establezca una hoja de ruta para el año.

Hoy queremos compartir algunos aspectos que, desde nuestra experiencia, son esenciales a la hora de elaborar un Plan Estratégico de Comunicación.

1. Estudia en profundidad al cliente:

Parece lógico, pero el paso previo antes de empezar a elaborar cualquier plan estratégico de comunicación es dedicar tiempo a conocer en profundidad no solo las necesidades comunicativas de la organización, sino también su historia, filosofía, valores, objetivos de negocio, fortalezas y debilidades, y el punto en el que se encuentra la compañía. Deberás empaparte de toda la información disponible sobre la organización, preguntar todas las dudas y cuestiones que se te ocurran, y asegurarte de que entiendes bien los objetivos del cliente, y que estos se pueden conseguir a través de la actividad de comunicación. Esto incluye además conocer el sector en el que la compañía desarrolla su actividad.

2. Establece objetivos realistas y maneja bien las expectativas

Nunca podremos insistir demasiado en la importancia de fijar objetivos alcanzables, coherentes, medibles y realistas. Este es quizás el mayor reto en cualquier plan estratégico, ya que de los objetivos fijados dependerá el éxito o fracaso de cualquier proyecto. Los objetivos deben ser consensuados con la organización, pero nuestra responsabilidad es la de manejar adecuadamente las expectativas del cliente, sin dejar de ser ambiciosos, pero de forma que no nos comprometamos a alcanzar metas que sabemos que van a ser de difícil cumplimiento.

3. Elige bien tus herramientas

Dependiendo de los objetivos estratégicos planteados, debemos determinar qué acciones concretas, canales y formatos utilizaremos al poner en marcha el plan de comunicación. ¿Cómo se puede llegar mejor a los públicos objetivo de tu cliente? ¿Tiene sentido crear perfiles en todas las redes sociales, o en ninguna? ¿Es realmente necesario enviar diez notas de prensa al mes para comunicar las noticias relevantes sobre la organización? ¿Es el formato audiovisual el más adecuado para ese portavoz que no acaba de aparecer relajado ante la cámara? Nuestro valor como expertos asesores debe hacerse notar al elegir aquellas acciones y canales que van a comunicar de manera más eficaz nuestro mensaje.

4. No te olvides del entorno

No solo debemos prestar atención a las necesidades de nuestro cliente, sino también a lo que esperan nuestros “otros clientes”: los periodistas. De nada sirve que diseñemos el plan más ambicioso y exhaustivo si sus mensajes y contenido no van en línea con el pulso de la actualidad, con la realidad de los medios y lo que les interesa a nuestros prescriptores, ya sean periodistas, bloggers, influencers, etc. Y no solo es fundamental prestar atención a lo que está marcando la agenda informativa, sino también lo que están contando los competidores y el resto de actores relacionados con el sector de nuestro cliente. Una cosa es ir a contracorriente, que a veces puede dar muy buenos resultados en comunicación, y otra muy diferente es predicar en el desierto.

5. Define plazos y acciones concretas, pero no te olvides de ser flexible

Algo imprescindible cuando se trabaja en proyectos a medio y largo plazo, es la organización de los tiempos, plazos y tareas de manera ordenada y congruente. Elabora un timeline de actividades que contemple las distintas áreas en las que se va a desarrollar el plan, asigna tareas específicas y definidas a cada miembro del equipo, establece cauces claros de comunicación y asegúrate de revisar periódicamente el desarrollo del plan.

Por último, es importante recordar siempre que el Plan de Comunicación es un documento vivo, que estará en modo constante de edición y deberá ir adaptándose a la actividad desarrollada durante el año, y a aquellas novedades, imprevistos o cambios que se vayan sucediendo.

¿Estás de acuerdo con estas sugerencias? ¿Qué otros aspectos importantes consideras que deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar un Plan Estratégico de Comunicación?

 

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