Durante los días más activos del año, solemos dejar de lado determinadas tareas. No son urgentes ni apasionantes, no tienen fecha de entrega, podemos dejarlas para más tarde, pero ese más tarde nunca llega porque andamos hasta arriba. Son tareas que antes o después debemos abordar porque nos ayudan a mejorar nuestra productividad y eficacia, y a ganar tiempo cuando menos tiempo tenemos y agosto es el mes perfecto para hacerlas.

El objetivo es “afilar el hacha”. Esta expresión procede de un cuento que leí por primera vez en el libro Ser feliz en Alaska, de Rafael Santandreu. Grosso modo, lo que venía a contar el cuento es que, por muy buen leñador que seas, si dedicas todo tu tiempo a talar árboles y nunca paras a afilar el hacha, perderás rendimiento. Pararte a afilar el hacha no te convierte en peor leñador, pero dejar de afilar el hacha sí.

Entre las tareas que podemos abordar durante el mes de agosto, vamos a destacar las que más ayudan a mejorar el rendimiento, aunque por supuesto caben muchas otras:

  • Revisar bases de datos: recuerda que enviar #NotasDePrensaDelirantes es un error no sólo para nuestros clientes, que no llegan a los públicos que quieren alcanzar, sino para nuestra reputación como agencia. Para depurar una base de datos, revisa los correos enviados con notas de prensa, por ejemplo, y a ver qué mensajes de error te han llegado de vuelta. Aprovecha también para mejorar los criterios de segmentación. Cuando entró en vigor el RGPD, logramos depurar las bases de datos de aquellos periodistas y medios que ya no tenían interés en nuestras comunicaciones. Con la llegada de estos días tranquilos de verano, durante el mes de agosto, podemos hacer una nueva revisión.
  • Busca nuevos periodistas interesados en tus temas: revisa el clipping diario en busca de los medios y periodistas que publican informaciones de interés para tu cliente. Hablan de sector, de la competencia, y, por tanto, son potenciales targetde las comunicaciones de tu cliente. Identifícalos y, si no los tienes en el radar, abre una vía de comunicación con ellos. Algunos tienen su correo disponible en sus perfiles sociales, y a otros, deberás llamarlos a la redacción para que te confirmen el interés en lo que puedas contarles y que te faciliten su correo y/o teléfono. Ellos también agradecerán que les facilites tu contacto por si algún día necesitan hablar contigo.
  • Actualizar las credenciales: si durante el curso que acaba de terminar, has tenido nuevos casos de éxito que deban conocer tus clientes, has incorporado expertos a tu equipo o has ganado nuevas cuentas, revisa tus credenciales para eliminar referencias anticuadas y colocar las nuevas.
  • Busca nuevos públicos para tus clientes: en redes, en foros, etc. Estudia mediante herramientas de escucha como Metricool, SocialMetrix u otras más sofisticadas quién está hablando de los temas en los que tus clientes son expertos y referencia. Así descubrirás nuevas oportunidades, temas de interés sobre los que preparar una tribuna de opinión o influencers de nicho que aún no conocen a tus clientes y pueden tener interés en ellos. También puedes detectar nuevas corrientes de opinión y valores dominantes que debas tener en cuenta a la hora de comunicar. Escuchar es lo primero en comunicación.
  • Mejora tus protocolos de actuación. ¿Qué falló este invierno con ese cliente nuevo que perdimos? ¿Cuál fue el error que nos quitó horas del fin de semana para llegar en plazo a una entrega? ¿Podemos planificar y dimensionar mejor nuestros proyectos? Revisa tus “casos de no-éxito” en busca de los peores momentos y estudia cómo habrías podido evitar ese contratiempo, de forma que no vuelvas a cometer los mismos errores en los próximos meses.
  • Estudia qué tareas puedes automatizar y/o externalizar: busca proveedores que te permitan mejorar en las tareas más tediosas. Desde herramientas como Infogram, que crean gráficos interactivos para web que te evitan horas y horas de programación, hasta servicios de seguimiento de medios especializados en sectores muy específicos y complejos como el financiero. Y recuerda, la inteligencia artificial está ahí fuera.
  • Revisar la página web de tu empresa: mira los datos de tráfico, visitas, temas más compartidos, qué posts han tenido más éxito, a través de qué búsquedas llega la gente a tu web, qué busca una vez en ella, etc. Te dará pistas de cómo estás ubicado en buscadores, cómo te ven quienes te buscan (puede que te busquen por tu expertiseen un sector, por tu precio o por tus servicios de creación de contenidos audiovisuales, por ejemplo). Revisa con ojo crítico también el contenido de la web. Encontrarás erratas, errores, expresiones y otros elementos que pueden mejorar.
  • Hazte un osohi (大掃除): los japoneses (no sólo Marie Kondo) tienen una costumbre maravillosa, la gran limpieza de fin de año. Sin perjuicio de que en Navidades te remangues y pongas orden en tu casa, tirando todo lo viejo para que deje sitio a lo que ha de traer el nuevo año, aprovecha que acaba el curso para hacer un osohi en tu mesa y en tu ordenador. Archiva lo que no necesites todos los días, tira papeles y revistas atrasados y viejos, ordena y reubica el material de oficina. Sentarse a trabajar en un lugar despejado y ordenado ayuda a concentrarse mejor y encontrar antes aquello que uno anda buscando.
  • Haz osohi también en las redes sociales, tanto las tuyas personales como las de tu empresa. Revisa aquellas listas que avejentan tu perfil público, porque surgieron como una necesidad coyuntural o porque tienen un nombre desfasado que puede dar imagen de perfil poco cuidado. Revisa también tus seguidores nuevos por si alguno merece ser seguido o puede incluso ser un potencial cliente, proveedor o partner, y dale una vuelta a los perfiles que sigues. Deja de seguir a quien ya no aporta valor para buscar e incorporar a tu TL referentes que hoy cuadran más con tus intereses y los de tu agencia o tus clientes.

Afilar el hacha puede ser mucho menos estimulante que talar árboles, igual que depurar una base de datos resulta mucho más tedioso que cualquier otra acción de las muchas que desarrollamos en la agencia. Frente a las tareas creativas que conforman nuestro día a día, estas otras tareas pueden resultar poco atractivas. Nadie te va a dar la enhorabuena por hacerlas, pero el resultado se verá dentro de pocas semanas, cuando pase agosto y empiece el movimiento con el nuevo curso y el cierre del año.

Con el ánimo de motivarte, te proponemos varias herramientas para que durante el mes de agosto visualices tus logros en estas tareas por las que nadie va a nombrarte empleado del mes:

  • Asana: permite elaborar listas de tareas, organizarlas por fecha de entrega, por cliente o por otros criterios, e ir tachándolas cuando están realizadas. Puedes visualizar las realizadas o eliminarlas de la lista cuando las terminas. También puedes dividir una tarea en subtareas más pequeñas, y así ir marcando como terminados pequeños pasos. También te permite compartir tareas con tus compañeros de trabajo. Ver cómo la lista de “tareas pendientes” va reduciéndose, o revisar lo realizado al final de la jornada te hará sentir que la jornada ha sido productiva.
  • Recordatorios: es una aplicación de IOS que, tanto en móvil como en escritorio, permite hacer listas similares a las de Asana e ir marcando como terminadas aquellas tareas que te hayas marcado como pendientes.
  • Check-list en un cuaderno: la lista de la compra, todo un clásico. Haz una lista con todo lo que veas que puedes mejorar de cara al curso que viene, y ve tachando aquellos objetivos que completes. Puedes ponerles un cuadradito al principio para hacer un «✓» al terminar, o cualquier otra marca que te ayude a visualizar los logros alcanzados.
  • Post-It: en un cuadrante o un corcho, marca dos zonas: una para tareas pendientes y otra para las realizadas. Coloca las tareas en postits en el lado de pendientes y, conforme vayas terminando, las pasas al lado opuesto. No olvides visualizar antes de irte a casa cómo han ido pasando los papeles de colores de un lado a otro.

Una jornada de agosto, sin mucha actividad, con la mayoría de compañeros de vacaciones, se puede hacer muy larga en la oficina. Incluso cuando disfrutas de jornada intensiva y te vas a comer a casa. No hay más que ver la extensión de este post para comprender que la mejor manera de que la jornada laboral pase rápido es mantener la mente ocupada.

Y tú, ¿qué trucos tienes para que agosto sea un mes productivo en la oficina?

Imagen: Eric Rothermel / Unsplash

 




 

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Teresa Amor

Teresa Amor

Consultora senior / Social media / Agencia comma

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