Vaya semanitas llevamos en la agencia… Bueno, en realidad, ¡vaya mesecitos! Estupendos y llenos de actividad, nuevos clientes, buenas noticias y proyectos excitantes… Y con todo eso, por supuesto, un nuevo ataque de reunionitis aguda que hace que mi agenda sea como la de Rajoy, ¡que no me entiendo ni mi propia letra! (Aprovecho para despedirme del rey del plasma, esa gran fuente de ejemplos de comparecencias desastrosas y mala comunicación que tanto nos sirve en nuestras formaciones de portavoces, cómo lo echaremos de menos…).
A lo que iba, con este primer semestre de actividad frenética que hemos tenido en Silvia Albert in company, se han multiplicado las reuniones, meetings y briefings que hemos tenido que organizar y que me han dejado el calendario como un Jackson Pollock… Tener días de 6 reuniones una detrás de otra no es tontería… Y yo me pregunto: ¿de verdad hace falta? A veces tengo la sensación de que se repiten los mismos temas una y otra vez, y no se avanza quizás por exceso de debatir sobre lo mismo sin pasar a la siguiente fase…
No es que no me guste ver a mis queridos clientes con frecuencia, y por supuesto una reunión mensual de seguimiento como mínimo es necesaria… Y con los compañeros también me encanta reunirme, como hacemos una vez a la semana para ponernos al día. Pero, a estas alturas, quizás debemos ir abandonando esta cultura de la reunionitis de la que ya se quejaba mi madre cuando trabajaba en banca y no le daba tiempo a ir al aseo en todo el día porque se le solapaban los meetings…
Reunionitis: cuando las reuniones dejan de ser efectivas
En una profesión como la nuestra, la comunicación continua y fluida tanto dentro del equipo como con nuestros clientes, los medios, influencers, etc. es fundamental. Necesitamos hablar a diario con decenas de personas para coordinar estrategias, planificar acciones, definir enfoques y plazos, dar respuesta a temas urgentes… y por supuesto para llevar un seguimiento continuo de los múltiples temas que gestionamos al mismo tiempo con cada uno de nuestros clientes.
Las reuniones cara a cara son, como ya hemos explicado en este blog , una herramienta indispensable para mantener a nuestro cliente informado, poner en común ideas, valorar resultados y adaptar la estrategia y el plan de acción. Sin embargo, el exceso de reuniones puede ser contraproducente, cuando convierte el trabajo en poco operativo: llega un momento en el que pasas más tiempo preparando las reuniones, agendas de temas, logística y búsqueda de huecos en las agendas, desplazamientos, esperas… ¡que el tiempo que dedicas a implementar lo acordado en esas reuniones! Absurdo. Sobre todo en la era del teletrabajo, y cuando existen en la actualidad multitud de herramientas y soluciones que nos permiten estar al día en todo momento de los temas y coordinar de manera paralela distintos equipos sin perder tiempo ni energía. Veamos algunos:
- Calls, Conference Calls y Videocalls: tanto para mantener un seguimiento regular de la actividad con equipos basados en distintas sedes o países, como para coordinar de manera rápida un proyecto concreto o acordar acciones urgentes, recurre al tradicional teléfono o a Skype / Google Hangouts.
- WhatsApp / Telegram: no solo de emojis vive el móvil, y pese a mis reticencias con el uso del whatsapp en el trabajo, pero no podemos subestimar la utilidad de los chats grupales para mantener a todos los implicados informados en todo momento de la marcha de una acción o proyecto concreto. Eso sí, siléncialo si no quieres acabar tirando el móvil por la ventana…
- Gestores de Proyectos: Asana, Trello y similares son plataformas muy útiles para gestionar proyectos de forma efectiva, permiten actualizar agendas por equipos e individuales de manera instantánea, compartir documentos y actualizar el progreso de las acciones hasta llegar al ansiado «Tarea Completada».
- Tableros Scrum: la versión «analógica» de los gestores de proyectos. Nuestro compi Eduardo introdujo esta técnica como buen ingeniero que es. Se trata de una estupenda manera de llevar al día las tareas del día a día, lo que podríamos llamar «microproyectos», sin necesidad de tener a todos los miembros del equipo juntos al mismo tiempo. Todo el mundo puede ir siguiendo el estado de la actividad, quién hace qué, y qué temas se atascan y necesitan atención.
Estas herramientas, y muchas otras que se quizás se te ocurran y me he dejado fuera, son motivos suficientes para abandonar de una vez por todas la adicción a las reuniones: ahorraremos tiempo, costes, energía, y encima haremos las reuniones mucho más productivas y eficientes.
