Eso es lo que llamamos feedforward.

Esta fue la conversación que tuvimos con un cliente cuando estábamos preparando un programa de entrenamiento para sus directivos.

Nos pasa bastantes veces.

Resulta que el feedback lo conoce todo el mundo, todo el mundo ha hecho algún curso o ha leído algún libro, todo el mundo habla de él (aunque no sé cuánto se practica “adecuadamente” … jajaja) y, en cambio, del feedforward no han oído tanto.  Cuando, en el fondo, de lo que estamos hablando es de una evolución mejorada del feedback. Feedforward = feedback + proactividad.

¿Qué es el Feedforward?

El feedforward es como un GPS para tu vida profesional y personal. En lugar de decirte «Te pasaste el semáforo en rojo hace tres calles», te avisa con antelación «En la próxima intersección, gira a la derecha».

Esta técnica se orienta al futuro, dándote recomendaciones y consejos sobre cómo mejorar en tus futuras tareas o situaciones del día a día.

A diferencia del feedback, que evalúa comportamientos y resultados del pasado, el feedforward proporciona orientación y consejos para tu futuro, a través de una mejora concreta y específica.

Antes de seguir, me encantaría que no nos olvidemos de otro punto muy importante: cuál es nuestra relación con la crítica.

Puede ser el elefante en la habitación que nadie quiere comentar.

La mayoría de nosotros llevamos mal la crítica. Según algunas estadísticas, un 70% de la gente reacciona sintiéndose herida ante un comentario crítico, un 20% lo rechaza negándolo, y solo un 10% reflexiona serenamente, interioriza lo que se le dice y decide si debe o no cambiar alguna conducta.

Esta diferencia en la recepción de críticas se puede deber a multitud de factores. Aunque, habitualmente, está bastante vinculada con nuestra inseguridad interna: cuanto menos seguros estamos, más vulnerables seremos a la crítica.

Por eso, el feedback puede ser percibido, a veces, como crítico e incluso hasta negativo (especialmente si se enfoca en errores); mientras que el feedforward es generalmente positivo y motivador, ya que se centra en acciones futuras de mejora.

En mi experiencia, el feedforward es una herramienta valiosa cuando estamos trabajando en equipo. Al ser más apreciativo suele fortalecer las relaciones y crear un ambiente de trabajo más colaborativo. Ofrecer sugerencias para el futuro empodera a las personas, dándoles la confianza necesaria para mejorar y tener éxito.

Cómo utilizar Feedforward

Muy bien.

Y eso ¿cómo se hace?

Dar feedforward es como ser un buen entrenador de deportes: no solo señalas lo que no se hizo bien, sino que das consejos específicos para mejorar.

Esquemáticamente es una conversación que conviene estructurar en 3 partes:

1.- Lo que me gusta de….

Me encanta…

Cosas concretas (Hechos) que haya hecho bien

2.- Lo que me gustaría ver más…

Y si además…

1 sola cosa concreta que quieres que haga diferente

3.- Beneficios

Esto te/nos va a permitir…

2 ó 3 beneficios

Como se puede ver ser proactivo es fundamental.

Es crucial dirigir los comentarios hacia comportamientos y resultados futuros, evitando centrarse en los errores pasados y, sobre todo, que sean concretos y prácticos para que puedan ser fácilmente implementados. En lugar de decir «mejora tu presentación», podrías sugerir «intenta estructurar tu presentación en tres secciones principales para mayor claridad».

Aquí es donde la empatía juega un papel clave. Al ofrecer feedforward, debemos ser capaces de entender el punto de vista del otro y sintonizar con él. Sin empatía, nuestras sugerencias pueden sonar frías o insensibles. No se trata solo de dar instrucciones, sino de crear un ambiente de confianza y comprensión.

La clave es formular las sugerencias de manera que motive a la persona a mejorar, por ejemplo, diciendo «Estoy seguro de que, con tu habilidad para comunicar, podrás mejorar aún más si practicas la claridad en tus puntos». En lugar de señalar lo que está mal, sugiere algún tip de cómo podría ser mejor. En el ejemplo, podría ser “Para captar mejor la atención del público, podrías empezar con una anécdota interesante».

Vale. Muy bien.

Ya sé cómo se hace.

Y el otro, ¿qué?

¿Qué pasa con el que está recibiendo el feedforward?

Tienes toda la razón. Que lo haga de manera efectiva también es crucial para el crecimiento personal y profesional. Y, sobre todo, para vuestra relación profesional.

Es esencial escuchar con una mente abierta. Eso va de estar dispuesto a considerar nuevas ideas y/o enfoques; de no descartar sugerencias inmediatamente solo porque son diferentes a lo que haces habitualmente. Eso es lo primero de todo.

Además, mostrar gratitud hacia quienes se han tomado el tiempo para ofrecerte ese feedforward es fundamental; un simple «Gracias por tus sugerencias, las tomaré en cuenta para mi próxima tarea» puede marcar la diferencia.

En términos prácticos, evalúa y prioriza las sugerencias, ya que no todas pueden ser implementadas de inmediato. Enfócate en las más relevantes y prioritarias para tu situación actual. Busca de qué manera puedes incorporar y poner en práctica las sugerencias recibidas.

Finalmente, tómate el tiempo para reflexionar sobre el feedforward recibido y cómo puedes ajustarlo a tu estilo y contexto. No todas las sugerencias funcionarán para todos, así que adáptalas a tus necesidades.

Y es aquí donde no me quiero olvidar de otro elemento fundamental: la comunicación cara a cara juega un papel crucial en todo este proceso. A veces, el uso excesivo de tecnologías, como los correos electrónicos, Teams, Slack… puede empobrecer la calidad de nuestras relaciones y aumentar los conflictos. La conversación directa permite una mejor interpretación de las sugerencias y evita malentendidos. Además, demuestra un nivel de empatía y preocupación que simplemente no se puede transmitir a través de un teclado.

Y ahora, qué…

Te invito a que lo pruebes.

El feedforward es una poderosa herramienta que nos permite mirar hacia el futuro con optimismo, mejorando nuestro presente.

En unos momentos donde el mundo está cambiando tan rápidamente, donde la mejora continua es clave, no nos podemos permitir el desaprovechar cualquier oportunidad para crecer y desarrollarnos.  Usar el feedforward nos da esa capacidad de anticiparnos y adaptarnos, ya sea en el trabajo o en nuestra vida personal.

Aprender a dar y recibir feedforward de manera efectiva puede transformar nuestras interacciones, nuestras relaciones y nuestros resultados.

Recuerda, la crítica puede ser difícil de manejar, especialmente cuando sentimos que nos están etiquetando o juzgando. Por eso, ofrecer feedforward puede ser mucho más efectivo y menos doloroso. Y si además…en este momento donde la calidad de la comunicación a menudo se ve comprometida por la tecnología, recuperar esas conversaciones cara a cara puede marcar una gran diferencia en cómo damos y recibimos estas valiosas sugerencias.

Así que, ¡manos a la obra!

*Artículo escrito por Antonio Moya – AM Coaching

La entrada Feedforward: mirando hacia el futuro para mejorar el presente se publicó primero en Agencia comma.

Entonces lo que debió durar unas cuantas semanas, se transformó en meses y puede que hasta en años. Hay empresas que volvieron a la oficina paulatinamente, otras que mantendrán un modelo híbrido y otras más que decidieron hacer del teletrabajo su modelo permanente.

Lo cierto es que el trabajo online tiene muchas ventajas, de las cuales se ha hablado ampliamente durante el último año. Pero también presenta desafíos, y el mayor de ellos recae en la parte humana de las organizaciones: lo que antes ocurría de forma casi espontánea, ahora requiere de una estrategia, una planificación y unas capacidades especiales de liderazgo para que no se caiga en el desorden y la desconexión.

La cultura organizacional de cada empresa es algo vivo, se nutre de las personas que forman parte de la organización y, al mismo tiempo, pasa a formar parte de la vida e historia de esas personas. Ciertamente nace de un propósito consciente y se respalda con los valores, las políticas, las estrategias y las acciones definidas por los directivos, pero no es estática, asume una identidad propia a medida que se produce la interacción entre los trabajadores de cada compañía, que es un mundo en sí mismo.

Entonces, la cultura organizacional que existía en marzo de 2020, definitivamente no es la misma a noviembre de 2021. Los cambios que han impactado a las personas, de forma natural han impactado a las empresas. No somos los mismos. Y así como se han puesto de relieve palabras como “flexibilidad”, “resiliencia” y “transformación” cuando hablamos con los clientes externos, son estas mismas palabras las que tienen que guiar la adaptación de las empresas a su nuevo contexto interno, a su nueva cultura organizacional.

Aquí, la comunicación interna juega un papel crucial, ya que se requiere de la implicación de todas las personas para que el equipo sepa conciliar la expectativa con la realidad y la perspectiva personal con la general. No hablamos de herramientas, que sabemos que las hay de todos los colores, sino de la forma de utilizar esas herramientas, adaptándolas al contexto empresarial actual y a los retos de continuar funcionando como equipo en un entorno virtual que presenta riesgos tales como: duplicidad en la información, carencia de información completa, falta de claridad sobre los responsables y los canales de transmisión de información, agotamiento por las videoconferencias, malos entendidos, que no todo el equipo tenga la misma información a disposición, etc.

Es, por tanto, fundamental que se replanteen algunos procesos, partiendo de la comprensión que hay unos cambios a los que debemos adaptarnos. Lo primero y más importante: escuchar. Desde sentarse a hablar con los trabajadores, hasta llevar a cabo encuestas, la clave está en conocer y dar voz a las inquietudes del equipo, ya que no hay comunicación real si no funciona en ambos sentidos, si no es bilateral. Esto después se materializa en la definición de acciones que llevan integrados los resultados de esa conversación.

Otro elemento a tomar en cuenta es la planificación y la asignación de responsables de la comunicación interna. Si algunas personas llegan a saber de una noticia anticipadamente y/o por un canal que no sea el oficial, la información puede llegar sesgada, ser mal interpretada o incluso que llegue a considerarse una falta de respeto el que no se haya transmitido correctamente. Esto incide de forma directa en la satisfacción e incluso la sensación de estabilidad laboral, lo cual es más difícil de corregir cuando ya ha ocurrido. De forma remota, es difícil controlar que no hayan conversaciones privadas en las que se de el caso del “teléfono escacharrado”, por eso es crucial que la comunicación se realice de acuerdo a una planificación, a cargo de una persona o equipo responsable, a todos los involucrados al mismo tiempo y con el espacio necesario para aclarar las dudas que puedan surgir.

Y, en definitiva, la transparencia. Cuando hablamos de comunicación interna efectiva, la transparencia es el elemento común a todos los pasos, a todas las recomendaciones. Cuando esta es percibida por todos los miembros de la organización, se van diluyendo los rumores, los malos entendidos y la sensación de desigualdad.

Gestionar el talento en entornos de trabajo virtuales requiere de nuevas estrategias de comunicación interna que, con el compromiso adecuado, pueden implementarse de forma exitosa logrando motivación en las personas, cohesión en el equipo y una empresa más saludable.

La entrada Los desafíos de la comunicación interna en un entorno de trabajo virtual se publicó primero en Agencia comma.

Errores comunes en comunicación interna

El error más común es el de caer en la dinámica de contar a los empleados lo maravillosa que es la empresa y ‘lo buenos que somos’ en lugar de escucharlos. Y es que una compañía que no sea capaz de escuchar a sus empleados tampoco será capaz de implicarlos al 100%. Si un empleado no se siente escuchado por su empresa, se empezará a desmotivar y su compromiso se irá diluyendo.

Por eso escuchar a los empleados y compañeros juega un papel fundamental. La escucha está subestimada y puede que sea el elemento más importante de la comunicación, tanto interna como externa. Si no escuchamos, la comunicación no podría ser bidireccional y tampoco podríamos establecer un diálogo. Una de las virtudes más importantes del buen comunicador es la de saber escuchar; y es que la buena comunicación comienza escuchando.

Como dijo Jack Vincent en uno de los talleres que impartió en nuestra agencia, “la escucha más activa se logra haciendo buenas preguntas, y ese es el primer paso para conseguir que el cliente confíe en nosotros”. Esto mismo se puede aplicar dentro de las empresas, a nivel de comunicación interna, para lograr la confianza de los empleados, además de llevar a cabo una gestión transparente en la que los distintos equipos estén totalmente informados de lo que ocurre en la empresa.

Beneficios de la comunicación interna

Una buena comunicación interna puede ser una de nuestras mejores bazas a la hora de alcanzar los objetivos empresariales y, por el contrario, una mala comunicación interna nos puede suponer muchos obstáculos. La comunicación interna debería ocupar siempre un lugar destacado dentro de las compañías y gestionándola de forma adecuada se pueden lograr importantes beneficios como, por ejemplo:

1. Construir equipos humanos comprometidos con los objetivos y valores de la compañía, creando un importante sentimiento de pertenencia y, en definitiva, haciendo que todo el mundo dé lo mejor de sí mismo al sentirse parte del proyecto.

2. Reforzar la percepción de marca: la reputación de la empresa comienza de puertas para adentro. Si los propios empleados de una empresa no creen en los valores y principios de la misma, no serán capaces de transmitirlos y, por tanto, nadie se los creerá.

3. Mejorar la coordinación entre los equipos y su desarrollo profesional. Como decía nuestra compañera Cristina Rubio en este mismo blog, “la comunicación interna dentro de las instituciones tiene un papel didáctico. Es más que compartir conocimiento. Es crecer en grupo intercalando las habilidades individuales de cada integrante. Por eso creemos que no debe coordinarse en exclusiva dentro del departamento de recursos humanos, es un deber de todos, una regla común”.

4. Empoderar al empleado y retener talento: aplicando una buena estrategia de comunicación interna, los empleados acabarán sintiendo como suyos los objetivos de negocio, además de sentirse piezas importantes dentro la organización, lo que aumentará su implicación y hará que sea más fácil retener el talento.

5. Innovar y evolucionar. Como es lógico, una comunicación fluida con los empleados permitirá a la empresa enriquecerse con sus distintos puntos de vista y aportaciones, de donde surgirán ideas innovadoras que doten a algunos proyectos de ese plus de dinamismo y frescura que los hará especiales. En este sentido, y como comentábamos al principio de este post, siempre es importante hacer por escuchar a los empleados, ya sea organizando espacios de debate, a través de redes sociales internas, de eventos lúdicos o dinámicas de grupo, o simplemente haciéndoles preguntas de vez en cuando.

La entrada La comunicación interna sigue siendo la gran olvidada se publicó primero en Agencia comma.

Silvia Albert ya adelantaba en 2013 que la nueva comunicación interna requería un cambio de paradigma de lo que se venía viendo hasta ahora. Una apuesta por la filosofía de empresa más abierta, transparente y flexible ofrece en el corto plazo un mayor enriquecimiento individual de cada profesional, lo que se traduce en el crecimiento global. No dejo de pensar en este hecho cuando en la agencia recibimos a un nuevo profesional en el equipo y destinamos parte de nuestro tiempo en guiarles, introducirles en nuestros procedimientos, nuestras preferencias, nuestra apuesta por las buenas prácticas en comunicación y al fin al cabo, nuestra marca y cultura.  No olvidemos que la experiencia profesional es adquirida y no innata, y eso nos hace despertar nuestras ganas de aprendizaje y crecimiento. No queremos imitar a nadie, pero sí aprender para ser algún día el que enseñe. Por eso cuando fluye favorablemente la comunicación interna en una compañía se habla de síntoma de pertenencia, como apuntaba mi compañero Carlos Balaguer.

Lo que me parece más interesante en este punto es cómo la ejecución de la comunicación interna comienza a crear un vínculo entre los miembros del equipo. Y es aquí cuando se ponen de manifiesto la transparencia y honestidad, máximos componentes en esta área. Todos ganan, el nuevo profesional aprende la experiencia del antiguo y la empresa consigue perpetuar su marca a través de estos engranajes internos. Las buenas prácticas se heredan y la potencia de la empresa aumenta.

La comunicación interna dentro de las instituciones tiene así un papel didáctico. Es más que compartir conocimiento. Es crecer en grupo intercalando las habilidades individuales de cada integrante. Por eso creemos que no debe coordinarse en exclusiva dentro del departamento de recursos humanos, es un deber de todos, una regla común.

Según Eduardo Ríos, experto en dirección empresarial enfocada a la rentabilidad de las organizaciones y director de Gestión Global de Silvia Albert in company, “los beneficios de la comunicación interna en este sentido son claros, logran que la cultura de la compañía sea homogénea, conocida y vivida por cada uno de los profesionales que la integran”.

La inducción es una de las principales estrategias de las empresas para fomentar la permanencia de los nuevos trabajadores. La relación de confianza se trabaja desde el primer día, un paso muy simple para fomentar el compromiso y asegurarnos una buena proyección de futuro.

La entrada Cuando la comunicación interna impacta en el crecimiento profesional se publicó primero en Agencia comma.

Comunicación interna como herramienta ante situaciones de crisis

El mayor error ante una situación de crisis es ‘dar la callada por respuesta’. Y es que ninguna versión de los hechos que se transmita por una fuente que no sea la propia empresa, será mejor que la propia versión de la compañía o, al menos, no será tan recomendable para ésta.

Por ello, ante cualquier situación de crisis, la compañía debe anticiparse y transmitir su versión de los hechos antes de que otros lo hagan por ella. En estos casos es necesario ser proactivos para no tener que acabar actuando en base a otras opiniones o informaciones.

Dicho esto, una empresa no puede limitarse a afirmar, desmentir o matizar las informaciones publicadas, sino que debe ser la primera en pronunciarse, dando ejemplo de transparencia. La transparencia debe der bidireccional siempre. Si una empresa no es transparente con sus empleados, seguramente tampoco lo sea de cara a su público objetivo y viceversa. Una buena comunicación interna permitirá que todos los portavoces se sepan de carrerilla los mensajes clave a transmitir por la compañía y esto es algo imprescindible para no dar diferentes versiones o para que la versión oficial no sea malinterpretada.

La comunicación interna como elemento motivacional

Uno de los mayores grandes retos que aún tienen por delante muchas compañías es el de escuchar a sus empleados. Si un empleado no se siente escuchado por su empresa, bajará su motivación y sentirá frustración, porque percibirá que no se tienen en cuenta sus opiniones. La realidad es que una empresa que no tenga la capacidad de escuchar, tampoco tendrá capacidad de implicar a sus empleados.

Muchas empresas no son conscientes que para ser competitivas y afrontar los cambios con éxito, deben ser capaces de motivar a su equipo, transmitiéndole la cultura corporativa de la compañía, para que todo el mundo se sienta identificado y crea en lo que hace. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para potenciar el sentimiento de pertenencia.

No debemos olvidar que las empresas no solo son reconocidas por sus productos y sus servicios. Lo primero que las caracteriza es su reputación y sus valores, es decir, la percepción de marca que tiene el consumidor sobre ellas. Pero hay un aspecto que no admite discusión: si los propios empleados de una empresa no creen en los valores y principios de ésta, no serán capaces de transmitirlos y, por tanto, nadie se los creerá.

Cristina Aced contó hace tiempo en Blog-o-Corp, que la comunicación interna sigue siendo una de las grandes olvidadas de la empresa, pese a que es evidente su contribución para retener y captar talento, así como para mejorar la reputación de cualquier compañía.

La comunicación interna es un recurso que hay que saber gestionar, porque sólo a través de una comunicación eficaz se podrán transmitir los valores de la empresa, consiguiendo que sus profesionales sean los mejores embajadores marca. Por ello, la comunicación dentro de las organizaciones no puede seguir siendo la gran olvidada.

Otras ventajas de la comunicación interna

Es evidente que a través de una buena gestión de la comunicación interna en las organizaciones, será posible conseguir que la actitud y la forma de trabajar de los empleados, vaya en la misma dirección que los objetivos de la empresa.

Recientemente leí un post de Natalia Sara, con el que no puedo estar más de acuerdo, en el que decía que el gran error es dejar que la comunicación interna recaiga en “contar” a los empleados lo buenos que somos y cómo es la empresa, en lugar de escucharles.

En su post, también enumeraba cinco grandes ventajas de la comunicación interna que me gustaría compartir con vosotros. Una buena comunicación interna permite:

1- Que las personas estén informadas de lo que pasa en la empresa y porqué pasa

2- Que comprendan que lo que ocurre tiene que ver también con ellas

3- Que perciban que tienen algo que ganar con su comportamiento

4- Que se sientan escuchados y puedan participar

5- Que comprueben la implicación real desde la dirección

Yo a estas cinco ventajas de la comunicación interna también añadiría:

– Su contribución para retener talento

– Su eficacia como herramienta de comunicación de crisis

– Su importancia como elemento motivacional

– Su eficacia para crear equipo y sentimiento de pertenencia a la compañía

Y tú, ¿qué otras ventajas destacarías de la comunicación interna?

La entrada Comunicación interna como motor de la empresa se publicó primero en Agencia comma.

Los susodichos dircoms, invisibles, existen en todos los sectores y, especialmente en las grandes compañías nacionales (muchas de ellas del prestigioso IBEX) e internacionales. Es decir, que resulta ser una mala práctica muy extendida. ¿Alguien se imagina un director del área jurídica que no fuera abogado y que no definiera la estrategia de defensa en un contencioso que afectara a la compañía? ¿O un director de RRHH que no decidiera la política de talento o de retribución de su organización? ¿Por qué entonces la estrategia de comunicación está dentro del área de Asuntos corporativos y regulatorios? ¿O por qué está bajo el paraguas de marketing en un tercer o cuarto escalón organizativo? ¿O por qué depende de Recursos Humanos?

La figura del gerente de comunicación en estas empresas, con dos o hasta tres escalas por debajo del máximo responsable es, al fin y a la postre, el auténtico Dircom, el que define el plan de comunicación y se encarga de su cumplimiento, el que dirige al equipo, tiene visión y, en muchas ocasiones, una potente marca personal en el sector de la comunicación. Su salario está muy por debajo de lo razonable y su capacidad de “comerse marrones” es infinita. Por supuesto, sus posibilidades de desarrollar su carrera profesional dentro de la compañía se estrechan mucho porque el salto depende, en muchas ocasiones, de lo complaciente, cercano y leal que te muestres con el jefe. Y todos sabemos que un dircom tiene que decir muchas veces que no a las ocurrencias del CEO.

Y la cosa parece ir a peor. Algunos ejemplos: la gran petrolera que pierde a su Dircom y cuando nombra a su sucesora le impide formar parte de su consejo de dirección. O el banco que ficha a un nuevo dircom y le dice que debe ganarse su puesto en el comité de dirección, aunque su antecesor sí tenía ese reconocimiento. O la tecnológica que tiene a su dircom reportando al director de RRHH o el laboratorio que reporta al simpático pero ignorante (comunicativamente hablando) responsable de Regulatorio. Infinitas historias que a diario conocemos.

¿De verdad que esto no tiene remedio? ¿Por qué acepta la Asociación de Directores de Comunicación esta situación? ¿Qué alternativas verdaderas les quedan a los dircoms reales frente a los invisibles? El consejo que suelo dar a estos profesionales valiosos es que revisen su situación en cada evaluación de desempeño anual o que hablen con su departamento de RRHH sobre su plan de desarrollo profesional; que exijan claridad a sus empresas y que, si no pueden hacerlo o ya lo han intentado sin resultado, que exploren otras posibilidades en el mercado; que trabajen su marca personal, que se hagan visibles en la red y que participen de forma activa en el sector.

La entrada Dircom invisibles se publicó primero en Agencia comma.

Muchas veces el trabajo en equipo hace que la gestión de los proyectos resulte un poco más complicada y que sea necesario hacer un esfuerzo importante para no perder de vista ninguna tarea y cumplir los plazos establecidos de una forma coordinada. En este blog de Silvia Albert in Company ya hemos hablado antes de productividad personal, y hoy queremos hablar de herramientas que nos ayuden a mejorar el trabajo en equipo.

Las herramientas de colaboración hacen que resulte más fácil para todos en un equipo mantenerse en el camino, distribuir las tareas y cumplir las fechas límites. Por eso queremos compartir algunas herramientas las más sencillas y prácticas para hacer más operativo el trabajo en equipo:

Compartir archivos con Google Drive

Google Drive permite crear documentos y compartirlos con tantos usuarios como queramos, incluidos tanto los miembros del equipo como clientes.

Todos los participantes pueden dejar notas y comentarios, y permite etiquetar a usuarios específicos para llamar su atención a algo concreto. La función de control de cambios es muy útil para ver los cambios que está haciendo cualquier usuario en el documento en tiempo real. Y además, resulta muy cómodo compartir un enlace al documento que enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico cada vez que se realice una modificación.

Google Drive también se puede utilizar como herramienta de programación. Se puede crear un calendario que muestra la fecha de entrega y/o publicación de los contenidos, quién es el responsable, y los detalles de los proyectos. Este calendario se puede modificar para adaptarlo a nuestras necesidades específicas, incluyendo por ejemplo secciones que resalten las palabras clave a utilizar, las plataformas que se utilizarán para compartir el contenido, y mucho más.

Google Drive es de uso gratuito con una capacidad de 15GB y no requiere ningún software adicional para instalarlo en el escritorio, por lo que el acceso es muy sencillo para todos los miembros del equipo. También dispone de una aplicación para dispositivos móviles, aunque las modificaciones un poco elaboradas no resultan tan cómodas de esta manera y es más recomendable realizarlas en el ordenador.

Organizar contenido con Evernote

Evernote es una aplicación, de la que ya hemos hablado en nuestro blog, que permite organizar el contenido en cuadernos de notas. Se puede agregar texto, imágenes y archivos a las notas y compartirlos con otros usuarios.

La aplicación permite convertir las notas en archivos PDF y, para los usuarios Premium, también en presentaciones instantáneas. También se pueden agregar recordatorios a las notas individuales, que se sincronizarán con el calendario de Google. Además, si añades etiquetas, tus notas serán más fáciles de encontrar.

Evernote también incorpora un chat que permite intercambiar mensajes instantáneos en tiempo real con otros miembros del equipo.

Los usuarios de cuentas de empresa pueden acceder a Evernote online a través de un programa descargado en el ordenador o a través de la aplicación móvil, lo que permite llevar siempre el contenido contigo sin ningún esfuerzo, además de acceder desde el ordenador.

Una característica muy útil para móviles es que algunas funciones están disponibles incluso sin acceso a Internet. Aunque estas funciones están restringidas, es interesante saber que se puede acceder a fragmentos de información cuando realmente se necesita. También es posible configurar el ordenador para que se pueda modificar o revisar el contenido sin necesidad de utilizar los datos.

El plan básico de Evernote es libre, pero también existen planes de empresa y Premium, que son de pago y que ofrecen mejores características para el trabajo en equipo.

Supervisar proyectos con Basecamp

Basecamp es una herramienta web de gestión de proyectos que permite crear listas de tareas pendientes, compartir archivos y comunicarnos con el equipo de proyectos.

También resulta muy útil para establecer plazos de entrega de proyectos y listas de control dentro de los mismos, de forma que podamos ver qué tareas deben ser atendidas por qué miembros del equipo.

Basecamp dispone de una función de calendario que muestra las fechas de entrega de los proyectos para facilitar la planificación. También se pueden revisar los cambios recientes realizados en un proyecto, lo que facilitará que nunca perdamos la información.

La configuración de la herramienta es muy personalizable para adaptarla a las necesidades del equipo. Por ejemplo, para recibir notificaciones cuando se realicen cambios o actualizaciones para todos los proyectos o sólo para proyectos específicos.

Basecamp es una opción perfecta para equipos que necesitan mantenerse en contacto para supervisar proyectos con plazos largos, pero que no necesitan estar en contacto de forma permanente cada pocos minutos. Cuando se trata de la gestión de proyectos, Basecamp es una herramienta muy sencilla de utilizar, que ofrece numerosas e interesantes características que pueden ayudarnos a mantener los proyectos y el equipo organizados.

Gestionar cada fase del proyecto con Trello

Trello es una herramienta que se basa en las listas de tareas y que hace que la gestión de los medios de comunicación social y la generación de contenidos resulte un proceso más ágil y eficiente.

Esta herramienta nos puede resultar muy útil a la hora de organizar los proyectos en los que estamos trabajando y nos garantiza que no se escape ningún plazo de entrega.

También se pueden crear proyectos individuales e invitar a los usuarios a acceder y contribuir.

Trello es una solución sencilla, pero muy eficaz. Nos permite comunicarnos con el equipo a través de tarjetas individuales y etiquetar a diferentes usuarios. Podemos abrir una nueva tarjeta para compartir archivos, publicar enlaces a contenidos o a documentos en Google Drive, y establecer plazos. Y por supuesto, activar notificaciones si queremos recibir alertas cuando se acerca una fecha de entrega.

Una de las mayores ventajas que nos ofrece Trello es la comunicación, que resulta mucho más clara y sencilla que a través de las largas cadenas de mails a las que estamos acostumbrados. Con esta herramienta nos aseguraremos de no olvidarnos de responder a todas las partes implicadas, y con la facilidad de poder recuperar mensajes antiguos.

El uso de herramientas de colaboración para supervisar y crear contenido, realizar un seguimiento de los proyectos y establecer responsabilidades individuales nos ayudará a mejorar considerablemente la comunicación y la eficiencia del equipo.

Programar mensajes con CoSchedule

CoSchedule es una herramienta muy útil tanto para la gestión como para la programación de proyectos, especialmente para un equipo de marketing o comunicación digital.

Esta herramienta se basa en la programación y calendarización de contenidos, que nos notifica las próximas publicaciones y plazos, e identifica cuáles de los contenidos han recibido el mayor número de acciones.

Se pueden crear cuadros específicos para cada proyecto y post, incluir plazos, añadir listas de tareas para marcar, barras de estado a fin de monitorear el progreso de las listas de tareas, y añadir comentarios a los proyectos.

CoSchedule es especialmente útil para los blogs. Dentro de los cuadros de proyectos, podemos elegir las categorías de WordPress para su el post, establecer el autor, e incluso un enlace para editar el mensaje en WordPress.

CoSchedule también permite de una forma muy sencilla compartir el contenido a través de múltiples canales de medios sociales como Twitter, Facebook, Google+ y LinkedIn.

La entrada Herramientas de colaboración para trabajar en equipo se publicó primero en Agencia comma.

Marzo de 2016. Mucha experiencia en el camino, desde lo más feo a lo más maravilloso: la amistad, la de verdad. Clientes que han recorrido con nosotros el camino, muy seguros del acompañamiento. Otros que han querido unirse en el transcurso y otros que han buscado otras aguas, más calmadas o más fuerte.

Son 17 años en los que no somos mucho de lo que fuimos y en los que hemos aprendido a ser mucho de lo que somos. Me siento muy orgullosa.

Quizás esté hablando demasiado desde el corazón y muchos pensarán que en los negocios no caben los sentimientos. No estoy de acuerdo. En esto, tampoco. Más de la mitad de estos 17 años los hemos vivido por y para la empresa que, al fin y al cabo, son muchas las horas que le hemos dedicado, tanto para alimentar el buche como, también, el entendimiento. Porque de entendimiento y aprendizaje trata este negocio.

Cada año por estas fechas hablo de orgullo, de fuerza, de celebración, de los que están y de los que se fueron. Como hoy. Cada año, por nuestro cumpleaños, hablamos de esto de ser micro empresa en un país de pelotazos, corrupción y amiguismo. Hablamos de lo duro que ha sido y lo difícil, pero también de lo gratificante y satisfactorio que es aportar un micro grano de arena en la playa de la economía de este país. Que como nosotros hay muchísimos. Para ellos también nuestro reconocimiento.

En estos 17 años lo que tenemos son cientos de amigos, compañeros y clientes que hacen que todo este esfuerzo merezca la pena. Aquí hay mucho de trabajo en equipo, de innovación, de estrategia, de compañerismo, de información, de comunicación, de talento, de profesionalidad, de pasión, de compromiso, de creatividad y si, por qué no, de diversión.

No estamos con el pavo, ¡qué va! Tenemos una adolescencia muy sensata y centrada. No hemos perdido el norte, ni nos han vuelto locas las hormonas del crecimiento. Pero todo ello no quiere decir que no tengamos la vitalidad de un joven y la energía que nos da el tiempo transcurrido, la experiencia vivida y las ganas por hacer más y mejor.

Gracias a todos los que nos habéis acompañado durante todos estos años. Al sector que nos ha reservado ese espacio de admiración y respeto; a los clientes que siguen disfrutando y aprendiendo a nuestro lado; a los amigos, que siempre tienen un gesto de cariño y de apoyo. Y al equipo, a todos y cada uno de sus miembros que hacen que merezca la pena levantarte cada día y decir ¡a por ello! Muchas felicidades Rosa Matías, Natalia Martín, Gabriel Navarro, Rosa del Blanco, Cristina Rubio, Joan Espuny, Carlos Balaguer, Agustina Barbaresi, Oliver Serrano, Marta Ruiz, Mónica Bernado… Y muchos años más.

La entrada 17 años sin parar de comunicar se publicó primero en Agencia comma.

Muchas empresas padecen lo que voy a llamar “reunionitis aguda”. Los empleados se pasan el día reunidos, mientras los temas se acumulan encima de la mesa, en la bandeja de entrada del correo electrónico o en el buzón de voz. Los síntomas de la “reunionitis aguda” son sobre todos pasarse de reunión en reunión entre departamentos, sin solucionar absolutamente nada. Las reuniones se convierten en un bucle que no termina nunca dónde se repiten los mismos temas día tras día. Y no por mucho reunirse amanece más temprano.

Las reuniones pueden ser muy productivas si se organizan bien y son una buena herramienta para intercambiar ideas. Sin embargo también pueden convertirse en un peligroso ladrón de tiempo si no se planifican y se hace un seguimiento posterior. De nada sirve reunirse si luego en la siguiente reunión no se ha avanzado nada de lo que se acordó, o lo que es peor: ni siquiera te acuerdas de qué es lo que se acordó.

En la agencia nos ha pasado de todo. A veces nos han convocado a una reunión y cuando hemos llegado nadie había organizado nada. Por suerte nosotros siempre vamos preparados, porque nuestro tiempo es oro y no nos gusta perderlo.

Aquí os dejamos algunas pautas para que la reunión sea productiva:

1.  Antes de convocar hay que definir el objetivo de la reunión, los temas a tratar y  los asistentes. A la hora de convocar, es imprescindible explicar claramente cuál es el objetivo de la reunión y la agenda de temas que se van a tratar en la misma, así como que se espera de cada uno de los participantes, si tienen que llevar algún material etc.
2.  Ya en plena reunión, para nosotros, uno de los documentos más importantes es la agenda. No creo que hayamos ido nunca a una reunión de trabajo sin una agenda con los puntos a tratar en la misma. Hayamos convocado nosotros o seamos convocados. Siempre llevamos ese documento, que nos ha salvado en esos vacíos de bueno… hablad mejor vosotros.
3.  Después del encuentro viene lo más importante para que no se evaporen en la memoria los puntos tratados en la reunión. Se trata de un documento de trabajo que en algunas empresas llaman actas o acciones pendientes. En ese documento se recogen las conclusiones del encuentro,  las acciones que se han acordado y el responsable de cada una de ellas.
4.  En la siguiente reunión se partirá del documento de acciones pendientes y se verá punto por punto con cada responsable el estado de cada acción… Así las ideas nunca podrán escaparse.

 ¿Tienes algún truco más o alguna experiencia de “reunionitis aguda” que quieras compartir con nosotros?

La entrada Pastillas contra la “reunionitis aguda”: 4 trucos para hacer productiva una reunión de trabajo se publicó primero en Agencia comma.

La relación con los públicos objetivo de cualquier empresa u organización debe estar reglada por una filosofía, ya sea de bajo perfil, de transparencia o, incluso, de oscurantismo, pero sea la que sea, existe. Se quiera o no, no existe ninguna empresa que no comunique.

Sin embargo, sí que existen compañías que no encauzan la comunicación de la forma más adecuada o que sencillamente no cuentan con una buena estrategia de comunicación. El empresario tiene que aportar valor a su negocio a través de la comunicación ya que ésta es un factor clave y para ello requiere de un plan estratégico de comunicación bien definido y alineado con la estrategia y los objetivos del negocio.

Cierto es que un proceso comunicacional efectivo no garantiza la obtención de un éxito inmediato, pero su ausencia si es un obstáculo importante de cara a lograr determinado reconocimiento empresarial. Por lo tanto, una buena comunicación será un aspecto decisivo para obtener el máximo rendimiento de una empresa, mucho más ahora en donde el entorno digital nos obliga a salir de nuestro umbral de seguridad y control.

También hacia dentro

Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito a los cambios, han de saber motivar a su equipo, transmitiéndole la auténtica cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la empresa. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a cualquier compañía.

En la IV Edición del Curso de Desarrollo Profesional ‘Comunicación Interna’, organizada por la Escuela de Periodismo y Comunicación de Unidad Editorial con la colaboración de la Dircom y la APC, se analizaron todos los puntos de vista de la Comunicación Interna, exponiendo las mejores y más innovadoras herramientas, así como algunas prácticas en la gestión de la comunicación y la propuesta de varias estrategias adaptables a los nuevos tiempos. Una de estas estrategias planteadas fue la de crear perfiles corporativos y usar las redes sociales para crear comunidades con los empleados, los mejores prescriptores.

La Comunicación Interna es un recurso que hay que saber gestionar, porque sólo a través de una comunicación eficaz se podrán transmitir los valores de la empresa, consiguiendo que sus profesionales sean los mejores embajadores de la marca empresarial.

Una buena estrategia de comunicación puede aumentar el beneficio

No todas las empresas son conscientes de cuanto podrían mejorar sus beneficios si cuidasen la forma que tienen de comunicar, tanto interna como externamente, y contasen con una estrategia de comunicación bien definida y con unos objetivos claramente establecidos.

La comunicación es una herramienta que consigue aportar valor y contribuir a una mejor gestión empresarial, constituyendo un activo fundamental para todas y cada una de las empresas.

Definir una buena estrategia de comunicación y saber dirigirla a su público objetivo (interno y externo, con coherencia entre ambos) a través de los canales y herramientas más acordes al mismo, debería ser una de las prioridades de las empresas a día de hoy.

La entrada Ser empresa ya comunica se publicó primero en Agencia comma.