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Septiembre ya ha arrancado. Y como si de una eterna ‘vuelta al cole’ se tratara, muchos regresan a la oficina sintiendo el agobio y la urgencia de 30 días que suelen venir cuajados de actividad post veraniega.

Para conseguir aumentar la productividad y, por qué no, para evitar que el estrés acabe con uno, es clave no perder la perspectiva de qué es lo urgente y qué es lo importante de cara a organizar las agendas y listas de tareas del mes.

Ahora que estamos a las puertas del último trimestre del año, ése en el que muchos clientes piden las cosas ‘para ayer’, es fundamental no dejarse llevar por el nerviosismo y construir una lista de prioridades coherente con nuestra estrategia de comunicación. Aquí van algunas ideas que nos pueden ayudar a cumplir este objetivo:

  • Divide las actividades por cliente e importancia. Cada ser humano funciona a su manera a la hora de organizarse, pero si llevas varias cuentas a la vez, es importante que tengas claro qué tareas corresponden a cada una y aquellas que puedan ser comunes a todas o tengan que ver con otras actividades de la agencia. Una vez que tengas esa división por clientes o temáticas, estarás preparado para hacer una lista de ‘To Do’s’ conjunta si lo consideras oportuno.
  • Da prioridad a aquello que tenga consecuencias indeseadas. Si no hacer algo puede acarrear problemas graves (tan graves, incluso, como llegar a perder un cliente) podemos elevar el asunto de ‘importante’ a ‘crítico’. Quizá no sea urgente por aquello de no tener un deadline específico, pero no lo descuides.
  • No dejes que lo importante se acabe convirtiendo en algo urgente. Que un asunto no tenga una fecha límite a corto plazo no implica que no la pueda tener en algún momento, así que ojo con dejar que las cosas languidezcan en el limbo de ‘próximas acciones’.
  • No dejes estar las tareas sin las que no se pueda continuar un proceso. A veces dejamos muy atrás en la lista asuntos que, una vez resueltos, permiten continuar avanzando en nuestra lista de objetivos. Por ejemplo, corregir un informe que en principio no es prioritario puede estar haciendo que perdamos oportunidades para conseguir impactos en los medios de comunicación. Reserva un tiempo para dar salida a este tipo de tareas y dejar así espacio para el siguiente paso.
  • Asegúrate de que el trabajo de otros miembros del equipo no depende de alguna de tus tareas pendientes. Quizá haya algo que para ti no es urgente, pero puede que ese algo esté bloqueando el avance de otra persona. Sólo hay un modo de identificar estas tareas para hacerles hueco en tu lista y es…
  • Comunícate con tus compañeros y pide (y presta) ayuda si es necesario. Mantener una relación fluida y trabajar de forma coordinada permite muchas veces identificar las tareas prioritarias con más facilidad. Y, si en un momento dado se produce sobrecarga en algún miembro del equipo, es más sencillo detectarlo y repartir mejor las tareas. Y es que todo empieza y termina en el mismo lugar: la comunicación.

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