El otro día estaba analizando el informe de unos de los clientes de la agencia, cuando una frase me llamó la atención: “Entramos en 2022, el tercer año pandémico”. Tres años de pandemia ya. Hace unos meses tuvimos la sensación de poder volver a una vida normal tanto en lo personal como lo profesional, un mundo donde, respetando las medidas sanitarias, podíamos acudir a ruedas de prensa, reuniones físicas y entrevistas en carne y hueso. Sin embargo, la llegada de la variante Omicrón nos obligó a dejarlo todo y recuperar nuestros hábitos “pandémicos”.
Así, entre las numerosas herramientas de comunicación que las empresas han aprendido a dominar para paliar la distancia están los webinars.
¿Para qué organizar un webinar?
Se suele recurrir a ellos para eventos con un fin didáctico (sesión de formación) o conferencias que, generalmente, incluyen una sesión de preguntas y respuestas. Ante el nuevo fenómeno que conocemos como “fatiga de Zoom” está claro que, para convencer y antes de lanzarnos a organizarlo, el webinar debe responder a una estrategia meditada: tener unos objetivos de comunicación determinados, contar con una temática especifica, y dirigirse a un público segmentado, es decir, clientes actuales o potenciales.
Aunque el formato online parezca dinámico, es muy fácil dejar que se nos escape la tecnología y la duración, hasta convertirlo en una verdadera pesadilla para los oyentes.
¿Cuáles son las claves para organizar un webinar?
La plataforma
Existen numerosas plataformas para organizar un webinar, incluyendo algunas de pago, lo que puede ser un primer criterio a la hora de elegir la herramienta. Otro factor puede ser el número de asistentes previsto ya que la capacidad y la calidad de conexión de cada plataforma varía según el aforo. Desde la agencia, hemos tenido la oportunidad de probar varias de ellas:
- Zoom: se trata de la herramienta que más hemos utilizado en la agencia. Nos gusta su ergonomía y la función de “salas” que permite dividir a los asistentes en subgrupos para sesiones de trabajo dedicadas.
- Gotowebinar: la herramienta está bien pensada para el usuario final al ofrecer, entre otras funcionalidades, la opción de sacar pantallazos de la ponencia.
- Webex: se trata de una de las plataformas más usadas en grandes corporaciones al cumplir con la mayoría de los requisitos de seguridad y puede evitar problemas de acceso.
La preparación
- Fecha y horario: a la hora de organizar un evento, ya sea online o presencial, siempre pensamos en pro del ponente para buscar la fecha y el horario. Sin embargo, existen varios calendarios oficiales que nos pueden ayudar a verificar otros eventos, y entonces posibles conflictos. Si nos referimos al sector financiero y a la industria de gestión de activos, os recomendamos mirar en FundsPeople y FundsSociety.
- Ensayo: ya lo decía uno de los mayores escritores de nuestro tiempo, William Shakespeare: «Las improvisaciones son mejores cuando se las prepara». De la misma manera que nos debemos asegurar de la duración de la presentación para no perder el interés de la audiencia, es clave acostumbrarse a la plataforma para evitar sustos de último momento, ya sea para aceptar asistentes o gestionar preguntas.
- Promoción: se debe anunciar el webinar en los canales apropiados (correo, redes sociales, newsletter, etc.) y hacer seguimiento. Idealmente, mandamos primero un “Save the Date” (D-14), seguido de una invitación (D-7) y un recordatorio (el mismo día).
- Formulario de registro: uno de los objetivos fundamentales del webinar es conseguir leads, es decir los datos de potenciales clientes. Con este motivo, nos debemos asegurar de ajustar correctamente el formulario de registro para recuperar los datos clave de los asistentes (correo, teléfono) para poder hacer seguimiento después de la celebración del evento.
El formato
- Duración: recomendamos una duración máxima de una hora, es decir, 45 min de ponencia y 15 min de preguntas y respuestas.
- Presentación: el ritmo debe de ser dinámico para no perder la atención de los invitados. En algunos casos, es recomendable contar con varios ponentes a modo de charla para que la conversación sea más fluida. También recomendamos unas slides de fondo para que la audiencia pueda seguir el hilo con un apoyo visual.
- Todo comunica: nunca lo repetiremos lo suficiente, pero cada detalle cuenta. El lenguaje no verbal (por ejemplo, los brazos cruzados) puede revelar un profundo malestar por parte del presentador mientras que una camisa sin planchar no pasa desapercibida en la pantalla. Mucha atención también a los fondos que cada ponente tenga detrás de sí: cuanto más despejados estén, mejor. Y si se puede colocar un foam, perfecto.
El post-webinar
El webinar no es un ejercicio “one shot”. Es decir que, una vez termina, debemos emplear este recurso. Ya sea compartiéndolo con personas interesadas que no hayan podido asistir, para hacer seguimiento con los asistentes, y, sobre todo, con los nuevos contactos (leads) para ponernos a su disposición y profundizar en lo que puedan necesitar. Después del encuentro, es imprescindible mandar correos personalizados, así como difundirlo en las redes sociales de la empresa.
No podíamos terminar este post sin dejaros un ejemplo de webinar que hemos realizado para uno de nuestros clientes, la gestora de fondos nórdica DNB AM:
Y ahora… ¿te atreves a organizar un webinar?
