Este pasado fin de semana he tenido la oportunidad de participar colaborando en la comunicación de la tercera edición del Startup Weekend Tenerife, un evento dirigido a emprendedores que desean desarrollar su proyecto ayudados por mentores, con el objetivo de que al concluir el fin de semana, al menos se haya plasmado una idea clara de negocio y un producto mínimo viable.
Este evento no tiene ánimo de lucro y todos los organizadores trabajan de forma desinteresada en él. Esta circunstancia, unida a la necesidad de captar fondos para poder sacarlo adelante, conlleva un gran esfuerzo por parte de los promotores. Por ello, un buen trabajo de comunicación es esencial para llevarlo a cabo con éxito, y hoy me gustaría aportar cinco claves para lograrlo.
1. Escoge a alguien que conozca periodistas y medios
Parece una gran obviedad, pero no siempre es fácil escoger a la persona adecuada para que coordine las acciones con periodistas y medios. En este sentido, el liderazgo de @alejandrosantos y @nirallarena, estupendos compañeros y grandes profesionales de la comunicación, fue clave para lograr una buena promoción y difusión del evento. Coordinaron de manera excelente el envío de notas de prensa, convocatorias y apariciones en televisión y radio, e hicieron una eficaz labor como relaciones públicas. Para que un evento tenga impacto, el trabajo previo realizado los meses anteriores es crucial.
2. El contenido es el rey: delimita tu público objetivo y aporta valor al evento
Nuestro objetivo como organizadores es que se cerrara el cupo de participantes, esto es, que acudiera el mayor número posible de ellos. Sin los participantes no hubiera habido evento y, además, este perdería toda la credibilidad. En esta ocasión, se hicieron diseños para cartelería y trípticos que se repartieron por todas aquéllas zonas en donde sabíamos que podíamos encontrar a los segmentos de población susceptibles de interesarse por el evento, además de replicar esos diseños para plataformas digitales (web, Facebook y Twitter), en las cuáles se hicieron acciones de publicidad.
Por otra parte, el blog de Startup Weekend Tenerife se mantuvo actualizado casi a diario con entrevistas a mentores y contenidos que aportaban valor al encuentro (consejos para sacarle provecho, descripción de la metodología, etc.) Se logró que estos contenidos fueran compartidos por la comunidad y que esta creciera de forma importante durante los meses previos al fin de semana.
3. Cuida de la comunidad
Las redes sociales son una plataforma que ofrece grandes ventajas a la hora de crear, pero sobre todo, mantener y gestionar comunidades. Muchos de los potenciales participantes usaron estos medios para consultar dudas, pedir aclaraciones o pedir ayuda en múltiples cuestiones relacionadas con lo que iba a acontecer el fin de semana. Estuvimos muy atentos a tweets, mensajes en Facebook y mails para poder ofrecer nuestra ayuda y soluciones a los problemas que nos planteaban. Gracias a ello, logramos que los participantes se sintieran bien atendidos e, incluso, logramos que algunas personas que dudaban en asistir finalmente lo hicieran.
4. Difunde sin hacer spam
Ante un trabajo como este, es muy tentador «bombardear» con mensajes en redes sociales para intentar lograr una mayor difusión, pero es un grave error. Se estableció un ritmo predeterminado de frecuencia de mensajes, con el objetivo de no ser demasiado «pesados» y hacer una labor efectiva, que era la de canalizar de forma adecuada toda la información que queríamos difundir. Por otra parte, durante el fin de semana el evento fue retransmitido en directo a través de las redes sociales, contando minuto a minuto lo que ocurría y logrando buena interacción con la comunidad, además de proporcionar de esta manera información a quién no estaba en el recinto.
5. Mide, analiza y propón mejoras
Otro excelente compañero, @xelso, estuvo en todo momento pendiente de la web obteniendo datos en tiempo real sobre las métricas más habituales. Además, se monitorizó la cuenta de Twitter y el hashtag usado en el evento y se revisaron las estadísticas de la fan page de Facebook para poder analizar a posteriori los datos y que la interpretación de estos ayudaran a establecer propuestas de mejora. Si no medimos, ni mejoramos ni controlamos.
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