Hace tiempo Cristina Rubio explicaba lo importantes que eran para una agencia las reuniones con los clientes para reflejar nuestro trabajo. Hoy me gustaría hablar de las reuniones de trabajo porque también son un elemento de la comunicación que puede convertirse fácilmente en todo lo contrario: incomunicación y teléfono escacharrado. Aquí os damos cuatro trucos para hacer productiva una reunión de trabajo.
Muchas empresas padecen lo que voy a llamar “reunionitis aguda”. Los empleados se pasan el día reunidos, mientras los temas se acumulan encima de la mesa, en la bandeja de entrada del correo electrónico o en el buzón de voz. Los síntomas de la “reunionitis aguda” son sobre todos pasarse de reunión en reunión entre departamentos, sin solucionar absolutamente nada. Las reuniones se convierten en un bucle que no termina nunca dónde se repiten los mismos temas día tras día. Y no por mucho reunirse amanece más temprano.
Las reuniones pueden ser muy productivas si se organizan bien y son una buena herramienta para intercambiar ideas. Sin embargo también pueden convertirse en un peligroso ladrón de tiempo si no se planifican y se hace un seguimiento posterior. De nada sirve reunirse si luego en la siguiente reunión no se ha avanzado nada de lo que se acordó, o lo que es peor: ni siquiera te acuerdas de qué es lo que se acordó.
En la agencia nos ha pasado de todo. A veces nos han convocado a una reunión y cuando hemos llegado nadie había organizado nada. Por suerte nosotros siempre vamos preparados, porque nuestro tiempo es oro y no nos gusta perderlo.
Aquí os dejamos algunas pautas para que la reunión sea productiva:
- Antes de convocar hay que definir el objetivo de la reunión, los temas a tratar y los asistentes. A la hora de convocar, es imprescindible explicar claramente cuál es el objetivo de la reunión y la agenda de temas que se van a tratar en la misma, así como que se espera de cada uno de los participantes, si tienen que llevar algún material etc.
- Ya en plena reunión, para nosotros, uno de los documentos más importantes es la agenda. No creo que hayamos ido nunca a una reunión de trabajo sin una agenda con los puntos a tratar en la misma. Hayamos convocado nosotros o seamos convocados. Siempre llevamos ese documento, que nos ha salvado en esos vacíos de bueno… hablad mejor vosotros.
- Después del encuentro viene lo más importante para que no se evaporen en la memoria los puntos tratados en la reunión. Se trata de un documento de trabajo que en algunas empresas llaman actas o acciones pendientes. En ese documento se recogen las conclusiones del encuentro, las acciones que se han acordado y el responsable de cada una de ellas.
- En la siguiente reunión se partirá del documento de acciones pendientes y se verá punto por punto con cada responsable el estado de cada acción… Así las ideas nunca podrán escaparse.
¿Tienes algún truco más o alguna experiencia de “reunionitis aguda” que quieras compartir con nosotros?
