¿Cómo organizar una rueda de prensa con éxito de convocatoria? Ya lo has decidido, tras dejarte asesorar con tu agencia o director de comunicación todas las posibilidades a la hora de comunicar algo, decides organizar un encuentro con medios o rueda de prensa. Previamente has valorado qué presentarás y con qué objetivo y has descartado otras herramientas como webinars o encuentro con bloggers. Has decidido que la mejor herramienta para hacer llegar tú mensaje a tu público es organizar un encuentro con medios. Bien, ya tienes algo interesante que comunicar y la herramienta, ahora, ¿qué debes tener en cuenta para que la convocatoria sea un éxito? Aquí os dejamos unas claves:
1- Selecciona bien a los periodistas: Identifica a los periodistas clave por temas y áreas de interés. ¿Qué temas cubren?, ¿qué han publicado en los últimos meses? Una garantía de éxito es convocar a aquellos que realmente cubren el tema y sólo a esos. Debes asegurarte a ciencia cierta qué lo que vas a contar les interesa tanto que saldrán de la redacción y asistirán. Además, si previamente a convocarles has establecido una relación de confianza entre el periodista y la firma, será más fácil movilizarles.
2- Elige bien la fecha: Antes de fijar el día D, contacta a los medios que no pueden faltar al encuentro y sondéalos. ¿Hay algún otro gran evento en el sector ese mismo día que pueda robarte el protagonismo?, ¿qué día de la semana tienen el cierre? ¿Les viene mal los miércoles salir de la redacción?. Una vez más tener una relación de confianza con los medios es fundamental para poder hacer esto, y no todas las agencias cuentan con este lujo.
3- Lugar céntrico y bien equipado: Elige un sitio equidistante a las redacciones de los medios que convocas, de fácil acceso y con una sala bien equipada y adaptada en función de lo que vayas a presentar. Ten siempre un plan B. Si se llena o acude menos gente, si llueve o hace sol. Imprescindible contar con wifi, ya que muchos periodistas publican en tiempo real la pieza. También que no falten bolígrafos, blogs de notas, copias de la presentación. Esto es mucho más importante que un detalle de marketing.
4- La hora… a quién madruga, los medios no le ayudan. Nunca convoques antes de las 10.00 de la mañana. Los medios no son clientes, no. Aunque se estén racionalizando un poco los horarios con los medios online y los cierres se tiendan a adelantar, su jornada continua siendo larga. Salvo causas justificadas, no te arriesgues.
5- La importancia de enviar con tiempo el save the date y la convocatoria: Debes explicar clara y brevemente: Qué, quién, dónde, en qué lugar, a qué hora y dónde y cómo confirmar la asistencia. Normalmente el Save the date se envía por lo menos unas dos semanas antes y la convocatoria una semana antes.
6- Confirmar, no acosar: Una cosa es llamar a los medios para asegurarte que reciben la invitación y otra no dejarles respirar. Si te dicen que lo tienen en previsiones, pero que depende de cómo tengan el día. Tendrás que vivir con eso. No les llames más.
7- Gestionar las expectativas del cliente: Hemos enviado la convocatoria, tenemos una lista medios confirmados con nombres y apellidos. Normalmente se comparte con el cliente, sólo la lista de medios, no los contactos. Sin embargo, nuestra ciencia no es una ciencia exacta. Hay que advertir que no irán todos los periodistas que en ella aparecen y vendrán otros espontáneos. El número siempre es hipotético, no un número cerrado. Así que no te pilles los dedos.
8- La suerte está echada. Todo podría ocurrir ese día. Hay que estar preparado para afrontar situaciones de toda índole. Cosas que no funcionan, periodistas que se pierden… Y si llueve habrá menos asistentes.
Te animo a compartir con nosotros #prpenas y #pralegrías en la organización de encuentros con medios. Cuidado que si convocas a eventos delirantes pueden crearte un hastagh como el de las notas de prensa delirantes.
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