Dentro de una estrategia de comunicación corporativa, la figura del portavoz juega un papel fundamental en la construcción y gestión de la reputación de la organización o de las marcas. Un buen portavoz no sólo transmite los mensajes clave de la organización, sino que también representa la imagen y los valores de la marca ante su público y ante los, no menos importantes, medios de comunicación. Por todo ello, la formación de portavoces se convierte en una herramienta esencial para garantizar que aquellas personas que tengan esta función estén preparadas adecuadamente para enfrentarse a los desafíos de la comunicación en un entorno exigente y, en muchas ocasiones, bastante complejo.
Empecemos por el principio ¿Qué entendemos por formación de portavoces?
La formación de portavoces es un proceso diseñado para enseñar a los representantes de una organización a comunicarse de manera efectiva y coherente en diferentes situaciones y ante los diversos públicos a los que se va a tener que enfrentar.
Este tipo de formación se enfoca en desarrollar las habilidades de comunicación verbal y no verbal, así como en proporcionar conocimientos específicos sobre el funcionamiento de los medios de comunicación y las estrategias de la comunicación corporativa.
Durante una formación de portavoces, los participantes conocerán de primera mano cómo funcionan los procesos comunicativos con los diferentes públicos y recibirán instrucciones sobre cómo estructurar y presentar sus mensajes clave, cómo manejar entrevistas y comparecencias ante los medios de comunicación o ante sus públicos objetivo, cómo responder a preguntas difíciles o delicadas (dentro y fuera de la organización), y cómo adaptar su comunicación a diferentes audiencias y plataformas mediáticas.
¿Quiénes deben hacer una formación de portavoces?
La formación de portavoces está indicada para una amplia variedad de profesionales dentro de las organizaciones con un denominador común: necesitan comunicarse de manera efectiva con los diferentes públicos. Algunos de los receptores de este tipo de formación, dentro de las organizaciones, son:
Directivos y líderes empresariales
Los altos directivos de una empresa suelen actuar como portavoces en eventos corporativos, en entrevistas con medios de comunicación y en comunicaciones internas de las organizaciones. La formación de portavoces les ayuda a desarrollar habilidades de comunicación sólidas y a transmitir mensajes clave de manera efectiva y eficaz.
Profesionales de relaciones públicas y comunicación
Los responsables de la comunicación corporativa y las relaciones públicas necesitan también estar preparados para representar a su organización ante los medios de comunicación, los inversores, los clientes y otros públicos clave. La formación de portavoces les proporciona las habilidades necesarias para gestionar estas interacciones de manera eficaz.
Expertos y/o especialistas
En ocasiones se requiere que expertos en áreas técnicas y/o especializadas actúen como portavoces en nombre de la organización para explicar temas complejos o responder a preguntas detalladas sobre un tema específico. La formación de portavoces les ayuda a comunicar su experiencia de manera clara y accesible para el público general.
Cuáles son las claves de una buena formación de portavoces
Evaluación de necesidades y personalización a medida
Una buena formación de portavoces debe adaptarse a las necesidades específicas de la organización y de los participantes y nunca responder a un modelo estándar y homogéneo sea cual sea el portavoz a formar. Esto implica conocer muy bien la empresa, tener en cuenta el sector de actividad, su cultura organizacional, los desafíos comunicativos a los que se enfrenta, los riesgos reputacionales que pueden tener que enfrentar y el nivel de experiencia y habilidades de los portavoces.
Por ello es importante identificar previamente cuáles son los objetivos de la formación, analizar las habilidades y conocimientos previos de los participantes y evaluar las áreas de mejoras y los desafíos a los que se pueden enfrentar. Con toda esta información se puede diseñar un programa personalizado y a medida con una definición previa de los temas a cubrir y los objetivos de aprendizaje a alcanzar, seleccionar las metodologías y recursos de aprendizaje que mejor se adapten a sus necesidades, adaptando así el programa, lo más posible, a las necesidades y características concretas de los participantes.
Información teórica pero con un enfoque siempre práctico
La formación teórica no puede faltar pero el enfoque de la formación siempre debe ser práctico. Una introducción a los conceptos básicos de la comunicación corporativa y a la gestión de portavoces, explicando las estrategias de comunicación clave y las mejores prácticas para representar a la organización, para posteriormente hacer ejercicios de simulacro de encuentros con medios, entrevistas o comparecencias públicas, lo más reales posibles, que ayuden a identificar los puntos débiles que deben mejorarse.
Es importante que estos ejercicios prácticos se repitan tras la formación, para poder poner en práctica los conceptos aprendidos. Estas prácticas permitirán mejorar la confianza y la habilidad para desenvolverse en situaciones reales.
Además, no hay olvidar que vivimos en una era plenamente digital, por ello es fundamental que la formación de portavoces incluya la integración de herramientas y plataformas tecnológicas relevantes para la comunicación corporativa, como las redes sociales, los medios digitales y las plataformas de videoconferencia.
Feedforward o feedback constructivo
La retroalimentación es clave para el desarrollo de las habilidades de comunicación. Los formadores deben proporcionar comentarios específicos y constructivos sobre el desempeño de los participantes, destacando sus fortalezas y señalando áreas de mejora.
Una buena comunicación de retroalimentación individualizada sobre el desempeño de los participantes, analizar detalladamente los videos y las grabaciones de las prácticas para identificar áreas de mejora y evaluar la efectividad de la formación o hacer los ajustes necesarios son aspectos clave.
Seguimiento y actualización continua
Una formación de portavoces efectiva debe ser dinámica y adaptarse a los cambios en las tendencias de comunicación y en las expectativas del público. Es importante hacer un seguimiento periódico para evaluar el impacto de la formación en el desempeño de los portavoces en situaciones reales y, también, un apoyo continuo para resolver dudas y proporcionar orientación adicional.
¿Y cuáles son las ventajas?
Mejora de la imagen corporativa
Un buen portavoz es una gran tarjeta de presentación. Para ello, una formación de portavoces efectiva ayuda a garantizar que los representantes de la empresa transmitan mensajes coherentes y alineados con la identidad y los valores de la organización, lo que contribuye a fortalecer su imagen y reputación.
Desarrollo de habilidades
Los portavoces aprenderán técnicas para estructurar los mensajes de manera efectiva, aprendiendo a adaptar la comunicación a las diferentes audiencias y a los distintos canales, manejando incluso situaciones de comunicación difíciles o imprevistas. Al estar mejor preparados, los portavoces tendrán mayor confianza en sí mismos y en su capacidad para representar a la organización o marca para la que trabajan, lo que se traducirá en una mayor credibilidad ante el público y los medios de comunicación.
Gestión eficiente en situaciones de crisis
Una formación de portavoces bien diseñada incluye estrategias y técnicas para manejar situaciones de crisis de manera adecuada y efectiva, lo que permitirá a la organización responder de manera rápida y coherente ante eventos imprevistos que puedan afectar a la reputación de la organización.
Optimización de recursos
Al contar con portavoces bien preparados, la empresa puede optimizar el tiempo y los recursos dedicados a la comunicación, evitando malentendidos y asegurando que los mensajes clave se transmitan de manera eficiente y efectiva.
Protección de la reputación de la organización
Actuar como portavoz conlleva una gran responsabilidad ya que tus palabras y acciones pueden tener un impacto significativo en la reputación de la organización. La formación de portavoces ayuda a evitar errores costosos y a proteger la reputación de tu organización al proporcionar las habilidades y el conocimiento necesarios para comunicar de manera ética y profesional.
En resumen, una buena formación de portavoces es esencial para garantizar que los representantes de tu organización sepan transmitir de forma adecuada los mensajes a los medios de comunicación y su audiencia. Es importante invertir en el desarrollo de habilidades de comunicación, con ello se fortalecerá la imagen y la reputación de la organización, mejorará la capacidad para enfrentar crisis y situaciones difíciles, y establecerá relaciones sólidas y eficaces con los diferentes públicos.
Nuestra experiencia a lo largo de 25 años nos demuestra que un portavoz bien formado es una garantía de éxito.
