Si al mal tiempo, le ponemos buena cara; al mal portavoz dosis de buena comunicación. Y es que no todo lo que reluce en los medios es oro. A menudo, aunque lo mensajes se tengan claros en la cabeza, no siempre resulta fácil trasmitirlos. Por un motivo o por otro, los representantes de las firmas cuya comunicación es gestionada por agencias de comunicación no tienen desarrolladas las habilidades comunicativas necesarias para el sector de las relaciones públicas. Esto es un reto para el propio portavoz y un trabajo de campo para su gente de prensa.

Los media training de los que tanto hemos hablado en este blog ayudan a los portavoces en su preparación de cara a las acciones con medios. Pero más allá de un solo día de entrenamiento, es necesario un ejercicio diario que la agencia debe desarrollar, practicar y preparar con su cliente para lograr los objetivos deseados.

Cuando se plantea la estrategia de comunicación de una compañía ha de identificarse una lista de interlocutores. Ya sea por directrices legales o por rangos de los cargos dentro de la empresa, no todos los directivos son aptos de ser portavoces en medios. Una vez identificado, se deben explotar al máximo sus habilidades comunicativas para emplazar en los medios los mensajes clave de la compañía. Pero esto no siempre resulta fácil cuando nos encontramos ante un perfil carismático “bajo”. En algunos casos, los consultores explotan tanto talento de los portavoces, que se convierten en propios casos de éxito dentro del plan de comunicación.

Antes de una entrevista o encuentro con medios no deben faltar los siguientes documentos para preparar adecuadamente al representante de la empresa, definir bien su estrategia y conseguir el impacto deseado:

  • Argumentario: incluye una serie de titulares que queremos provocar y mensajes que los arman. Un documento muy sencillo y claro para dirigir la conversación.
  • Q&A: incluye una serie de posibles preguntas, tanto de la firma como del sector y competencia, con una base de respuestas adecuadas para contestar bajo la estrategia de comunicación.
  • Documento de mensajes clave corporativos: incluye los puntos principales que definen a la compañía: filosofía, valores e hitos que la destacan frente la competencia. El objetivo es repetirlos a lo largo de la entrevista como si de un leitmotive se tratase.
  • Bio del periodista: es importante conocer al entrevistador previamente, especialmente en lo relativo a su trayectoria profesional.
  • Tono y enfoque: cada medio es diferente. El lenguaje, dependiendo del medios, debe ser más técnico, serio, formal, informal, didáctico o más personal.
  • Noticias relacionadas: para tantear qué le puede interesar más al periodista conviene conocer lo que ha escrito previamente tanto de la propia firma como del sector.
Cristina Rubio

Cristina Rubio

Consultora senior / Agencia comma

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