La vida pasa, la sociedad se transforma…las cosas cambian. Y, cuando todo cambia, la mejor estrategia es la resiliencia y el aprendizaje. Renovarse o morir. Sí, también en la comunicación, esa profesión al servicio de la población y de uno de sus derechos fundamentales: el derecho a la información. Y es por ello que tiene que ser, sino pionera, una de las primeras en mostrar flexibilidad adaptándose a los tiempos para ofrecer en todo momento la información que los ciudadanos reclaman.

Y es que el periodismo y las relaciones públicas de ahora nada tienen que ver con los de principios de siglo, ni que digamos con el siglo XX y anteriores, aunque no hay que olvidar que manan de ellos. Todas sus herramientas han visto cómo el paso de los tiempos y de los acontecimientos les dejaba huellas imborrables que, poco a poco, las iban transformando.

De esta manera, han llegado hasta nuestros días formas y formatos distintos de notas de prensa, comunicados, entrevistas, reportajes, artículos y, la reina de todas: las ruedas de prensa. El fin y los objetivos de todas han ido transformándose, pero estos encuentros con periodistas siempre han sido el punto más delicado e importante de las empresas e instituciones. Eso es lo único que no ha cambiado.

Las ruedas de prensa han andado un camino que ha atravesado épocas marcadamente institucionales, propagandísticas, informativas y comerciales, y ahora parece que todo confluye. Hay momentos en los que, de hecho, se llega hasta confundir el objetivo real de la convocatoria al estar éste “tapado” con uno, a priori, más llamativo.

Pero a esa confusión siempre se ha jugado. Ya a principios del siglo XX, Ivy Lee convocaba una rueda de prensa en el mismo lugar donde habían chocado dos trenes de la compañía del ferrocarril de Pennsylvania para la que él trabajaba. De esta forma, Lee evitaba que un trágico accidente se convirtiese en el talón de Aquiles de la compañía para convertirlo en su punto fuerte, un auténtico alarde de transparencia por el que ofrecía a los periodistas toda la información que requiriesen en el mismo lugar de los hechos. ¿Información, amarillismo o ambas? Sea como fuese, con esa rueda de prensa Lee estaba sentando las bases de la libre información y, sin darse cuenta, estaba dando una clase magistral de cómo gestionar una crisis.

Un siglo después, la comunicación se hizo notablemente comercial y, por ende, las ruedas de prensa pasarían a ser protagonizadas por presentaciones de productos y lanzamientos de nuevos servicios. Pero solo algunas, entre las centenares que se celebran diariamente, destacan por encima de las demás. Así, encontramos en 2007 una de las más históricas: Steve Jobs protagonizaba la presentación del primer IPhone. Esta rueda de prensa marcaría el antes y el después, no solo del sector de la tecnología, sino también de la sociedad al convertirse este dispositivo móvil en un auténtico símbolo del capitalismo y del consumismo. Jobs mostró en ella las primeras imágenes del dispositivo a las 9.41am y, desde entonces, esa es la hora exacta que marcan los IPhone en cada presentación.

Pero las ruedas de prensa no solo deben adaptar su contenido a los nuevos tiempos, sino cómo presentarlo a la prensa. Situaciones excepcionales cómo la que hemos vivido estos meses han provocado que el presencialismo haya sido relegado para dar paso al mundo virtual. ¿Quién dijo que no era posible? Estos meses hemos asistido a las primeras ruedas de prensa telemáticas en las que periodistas, portavoces y relaciones públicas han podido disfrutar de todo tipo de ruedas de prensa, y esto solo nos ha hecho darnos cuenta de la capacidad que tenemos para hacerlo. Solo es necesario saber 5 cosas:

  • Diferencia bien el objetivo de tu rueda de prensa. No es lo mismo convocar a la prensa con fines comerciales para presentarles un nuevo producto que convocarles para comunicarles un cambio corporativo o para analizar con ellos la actualidad informativa. De hecho, en tiempos como el que estamos viviendo, el interés de los periodistas se decanta más por las información pura y dura, asique valora bien si el contenido de la rueda de prensa es lo suficientemente atractivo como para convocar a los periodistas. En caso contrario, cambia de estrategia. Los periodistas te lo agradecerán.
  • Si es viable la rueda de prensa, haz un seguimiento de las fechas destacadas para que no coincida con ninguna de ellas y la teleasistencia sea mayor.
  • Escoge la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades: si vas a necesitar compartir pantalla para facilitar la visualización de contenidos a los teleasistentes, si quieres que los asistentes se vean entre ellos o solo a los portavoces de la rueda de prensa, si deseas habilitar un canal de preguntas, etc. En este último caso, sugerimos animar a los periodistas a enviar sus preguntas antes de la rueda de prensa para que luego todo fluya mejor.
  • Prepara bien el orden y las intervenciones de los portavoces. Ten en cuenta que el presencialismo ha dado paso a unas ruedas de prensa en las que las cualidades de la voz pasan a tener protagonismo casi absoluto.
  • Adelántate a posibles imprevistos: se cae el WiFi de algunos de los portavoces, la señal de Internet no va bien, el audio se corta, etc. Haz una lista de todos los posibles y prepara una solución para cada uno de ellos.

ruedas de prensa

Lo que está claro es que el tiempo sigue pasando y las ruedas de prensa siguen siendo el momento más sensible de una entidad, pública o privada. Prepararse para ellas requiere un gran trabajo previo de contextualización, de anteposición a cualquier cuestión o pregunta, de preparación de los portavoces, tanto a nivel de contenidos como de la comunicación no verbal, de cuidar los off de records, etc. Es el momento de exposición pública del que hay que salir, cuanto menos airoso, pero mejor si se hace triunfalmente. ¿O no?

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