SEPIE (el Servicio para la Internacionalización de la Educación) nos contactó en enero de 2017 con el objetivo de dar un paso más allá en el look and feel de su newsletter. Querían darle un estilo más estructurado, fresco y ameno a la inmensa cantidad de contenido propio que generan para sus distintos programas de estudios, informes estadísticos, Asociaciones Estratégicas, documentos de movilidad, conferencias, ferias para estudiantes, solicitudes de proyectos, y un sinnúmero de experiencias de docentes y alumnos para los que no existen fronteras.
Se trabajó en la creación de una identidad visual que unificase los diferentes elementos que se incluyen en la newsletter, creando banners animados que incitasen al clic, un botón de suscripción, así como un documento descargable con un repositorio de noticias adicionales, visualmente más atractivo que el inicial listado de noticias.
Contenido visual y textual
Este proyecto consistió en la definición e implementación de una estrategia mensual de contenidos que se difunden a través del envío de una newsletter multiproducto, con varios banners y GIFs animados, en lenguaje de programación avanzado y en formato responsive.
Trabajar codo con codo con el equipo de SEPIE nos permitió implementar una estrategia de contenidos textuales y visuales, así como crear un sistema de flujo de trabajo que permitiera la validación por parte de este organismo, tanto de la disposición como del contenido de cada artículo. Además, se acordó gestionar los envíos mediante una plataforma de email marketing profesional, en la que se realizó una primera instalación de la base de datos inicial provista por SEPIE que se actualiza mensualmente con nuevas altas.
La newsletter incluye una entrevista, tres noticias destacadas y una sección específica que funciona como repositorio de noticias. También se incluye en la publicación al menos una infografía nueva cada mes, con datos relevantes procedentes de estudios propios del organismo, y otros cinco banners adicionales, de los que dos de ellos son en formato animado (.gif)
Una auténtica revista online
El producto final tiene mucho de diseño y mucho de periodismo, y se parece bastante a lo que debería ser una revista online para usuarios de un servicio tan dinámico y joven como es SEPIE. Desde Comma se procedió a:
· La elaboración y maquetación de una entrevista mensual.
· La gestión y tratamiento de material fotográfico que acompaña a esa pieza periodística.
· La elaboración de mínimo una infografía original por número: para ello, hubo que definir primero una línea gráfica y después, utilizar todos los elementos a nuestro alcance dentro de esa línea gráfica para visibilizar datos como la movilidad de los alumnos, la procedencia por comunidades autónomas, destino de ayudas y subvenciones, etc.
· La elaboración de documento a modo de guión o planillo, con la disposición de la newsletter, que incluye propuesta de títulos y entradillas para cada una de las noticias a incluir en el boletín.
· La creación de una sección específica de noticias de interés para los suscriptores, con un diseño ad hoc, que figure como repositorio de noticias de fuentes externas (requiere una maquetación mensual diferente, un diseño especial que permita la visualización de un gran número de referencias, e inserción de URL de cada noticia).
· La definición del asunto que llevará el correo que llega a cada suscriptor de la newsletter. Es el ‘titular’ que captura la atención del lector cuando recibe el correo, y del que depende en gran medida el éxito de la newsletter, especialmente la tasa de apertura. Debe tener un tono y estilo coherente y homogéneo a lo largo de todas las publicaciones, y recoger lo más interesante de cada número.
El reporting mensual, clave para mejorar
El procedimiento de trabajo incluye que, una vez alojan en sus servidores el contenido, envían las urls de los mismos para que nosotros, desde la agencia, podamos redireccionar adecuadamente cada documento y cada imagen de la newsletter. El procedimiento de carga está gestionado por SEPIE por motivos de seguridad, siendo una responsabilidad no delegada.
Para la realización de este trabajo, la agencia puso a disposición de SEPIE diferentes perfiles profesionales, con diferentes aptitudes. Entre ellos, diseñadores, programadores, periodistas y consultores.
Todas las secciones se elaboran en un código de programación avanzado y su estructura se adapta a la anchura del dispositivo en el que se visualiza, siendo también compatible con los diferentes gestores de correo.
El proceso de cada número mensual concluye con el análisis de datos y la emisión del informe resultados, en el que se explica cada una de las ratios y tasas, origen y análisis de esos datos, así como una hoja final con conclusiones y sugerencias de mejora.
El resultado es un trabajo que persigue informar a alumnos, profesores y centros educativos de todo aquello que SEPIE lleva a cabo para internacionalizar la educación en España. La mejora en la comunicación no solo logra fidelizar a un público que necesita conocer convocatorias y ayudas, sino también alcanzar a un número creciente de estudiantes que demandan una comunicación más visual, directa y atractiva por parte de la administración.
