Herramientas de colaboración para trabajar en equipo

Herramientas de colaboración para trabajar en equipo.

Muchas veces el trabajo en equipo hace que la gestión de los proyectos resulte un poco más complicada y que sea necesario hacer un esfuerzo importante para no perder de vista ninguna tarea y cumplir los plazos establecidos de una forma coordinada. En este blog de Silvia Albert in Company ya hemos hablado antes de productividad personal, y hoy queremos hablar de herramientas que nos ayuden a mejorar el trabajo en equipo.

Las herramientas de colaboración hacen que resulte más fácil para todos en un equipo mantenerse en el camino, distribuir las tareas y cumplir las fechas límites. Por eso queremos compartir algunas herramientas las más sencillas y prácticas para hacer más operativo el trabajo en equipo:

Compartir archivos con Google Drive

Google Drive permite crear documentos y compartirlos con tantos usuarios como queramos, incluidos tanto los miembros del equipo como clientes.

Todos los participantes pueden dejar notas y comentarios, y permite etiquetar a usuarios específicos para llamar su atención a algo concreto. La función de control de cambios es muy útil para ver los cambios que está haciendo cualquier usuario en el documento en tiempo real. Y además, resulta muy cómodo compartir un enlace al documento que enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico cada vez que se realice una modificación.

Google Drive también se puede utilizar como herramienta de programación. Se puede crear un calendario que muestra la fecha de entrega y/o publicación de los contenidos, quién es el responsable, y los detalles de los proyectos. Este calendario se puede modificar para adaptarlo a nuestras necesidades específicas, incluyendo por ejemplo secciones que resalten las palabras clave a utilizar, las plataformas que se utilizarán para compartir el contenido, y mucho más.

Google Drive es de uso gratuito con una capacidad de 15GB y no requiere ningún software adicional para instalarlo en el escritorio, por lo que el acceso es muy sencillo para todos los miembros del equipo. También dispone de una aplicación para dispositivos móviles, aunque las modificaciones un poco elaboradas no resultan tan cómodas de esta manera y es más recomendable realizarlas en el ordenador.

Organizar contenido con Evernote

Evernote es una aplicación, de la que ya hemos hablado en nuestro blog, que permite organizar el contenido en cuadernos de notas. Se puede agregar texto, imágenes y archivos a las notas y compartirlos con otros usuarios.

La aplicación permite convertir las notas en archivos PDF y, para los usuarios Premium, también en presentaciones instantáneas. También se pueden agregar recordatorios a las notas individuales, que se sincronizarán con el calendario de Google. Además, si añades etiquetas, tus notas serán más fáciles de encontrar.

Evernote también incorpora un chat que permite intercambiar mensajes instantáneos en tiempo real con otros miembros del equipo.

Los usuarios de cuentas de empresa pueden acceder a Evernote online a través de un programa descargado en el ordenador o a través de la aplicación móvil, lo que permite llevar siempre el contenido contigo sin ningún esfuerzo, además de acceder desde el ordenador.

Una característica muy útil para móviles es que algunas funciones están disponibles incluso sin acceso a Internet. Aunque estas funciones están restringidas, es interesante saber que se puede acceder a fragmentos de información cuando realmente se necesita. También es posible configurar el ordenador para que se pueda modificar o revisar el contenido sin necesidad de utilizar los datos.

El plan básico de Evernote es libre, pero también existen planes de empresa y Premium, que son de pago y que ofrecen mejores características para el trabajo en equipo.

Supervisar proyectos con Basecamp

Basecamp es una herramienta web de gestión de proyectos que permite crear listas de tareas pendientes, compartir archivos y comunicarnos con el equipo de proyectos.

También resulta muy útil para establecer plazos de entrega de proyectos y listas de control dentro de los mismos, de forma que podamos ver qué tareas deben ser atendidas por qué miembros del equipo.

Basecamp dispone de una función de calendario que muestra las fechas de entrega de los proyectos para facilitar la planificación. También se pueden revisar los cambios recientes realizados en un proyecto, lo que facilitará que nunca perdamos la información.

La configuración de la herramienta es muy personalizable para adaptarla a las necesidades del equipo. Por ejemplo, para recibir notificaciones cuando se realicen cambios o actualizaciones para todos los proyectos o sólo para proyectos específicos.

Basecamp es una opción perfecta para equipos que necesitan mantenerse en contacto para supervisar proyectos con plazos largos, pero que no necesitan estar en contacto de forma permanente cada pocos minutos. Cuando se trata de la gestión de proyectos, Basecamp es una herramienta muy sencilla de utilizar, que ofrece numerosas e interesantes características que pueden ayudarnos a mantener los proyectos y el equipo organizados.

Gestionar cada fase del proyecto con Trello

Trello es una herramienta que se basa en las listas de tareas y que hace que la gestión de los medios de comunicación social y la generación de contenidos resulte un proceso más ágil y eficiente.

Esta herramienta nos puede resultar muy útil a la hora de organizar los proyectos en los que estamos trabajando y nos garantiza que no se escape ningún plazo de entrega.

También se pueden crear proyectos individuales e invitar a los usuarios a acceder y contribuir.

Trello es una solución sencilla, pero muy eficaz. Nos permite comunicarnos con el equipo a través de tarjetas individuales y etiquetar a diferentes usuarios. Podemos abrir una nueva tarjeta para compartir archivos, publicar enlaces a contenidos o a documentos en Google Drive, y establecer plazos. Y por supuesto, activar notificaciones si queremos recibir alertas cuando se acerca una fecha de entrega.

Una de las mayores ventajas que nos ofrece Trello es la comunicación, que resulta mucho más clara y sencilla que a través de las largas cadenas de mails a las que estamos acostumbrados. Con esta herramienta nos aseguraremos de no olvidarnos de responder a todas las partes implicadas, y con la facilidad de poder recuperar mensajes antiguos.

El uso de herramientas de colaboración para supervisar y crear contenido, realizar un seguimiento de los proyectos y establecer responsabilidades individuales nos ayudará a mejorar considerablemente la comunicación y la eficiencia del equipo.

Programar mensajes con CoSchedule

CoSchedule es una herramienta muy útil tanto para la gestión como para la programación de proyectos, especialmente para un equipo de marketing o comunicación digital.

Esta herramienta se basa en la programación y calendarización de contenidos, que nos notifica las próximas publicaciones y plazos, e identifica cuáles de los contenidos han recibido el mayor número de acciones.

Se pueden crear cuadros específicos para cada proyecto y post, incluir plazos, añadir listas de tareas para marcar, barras de estado a fin de monitorear el progreso de las listas de tareas, y añadir comentarios a los proyectos.

CoSchedule es especialmente útil para los blogs. Dentro de los cuadros de proyectos, podemos elegir las categorías de WordPress para su el post, establecer el autor, e incluso un enlace para editar el mensaje en WordPress.

CoSchedule también permite de una forma muy sencilla compartir el contenido a través de múltiples canales de medios sociales como Twitter, Facebook, Google+ y LinkedIn.