Ruedas de prensa: renovarse o morir

La vida pasa, la sociedad se transforma… y las cosas cambian. Y, cuando todo cambia, la mejor estrategia es la resiliencia y el aprendizaje. Renovarse o morir. Sí, también en la comunicación y en sus herramientas, empezando por las ruedas de prensa.

En primer lugar, para entender el por qué de la necesidad de cambio, hay que tener presente la importancia de la comunicación en la sociedad: es, ni más ni menos, la que posibilita que  vean cumplidos unos de sus derechos fundamentales: el derecho a la información. Y es por ello que tiene que ser, sino pionera, una de las primeras en mostrar flexibilidad, innovación y capacidad de adaptación para ofrecer en todo momento la información que les ciudadanes reclaman.

De esta manera, han llegado hasta nuestros días formas y formatos distintos de notas de prensa, comunicados, entrevistas, reportajes, artículos y, la reina de todas: las ruedas de prensa. El fin y los objetivos de todas han ido transformándose, pero estos encuentros con periodistas siempre han sido el punto más sensible, clave e importante de empresas e instituciones. Eso es lo único que no ha cambiado.

Ruedas de prensa: un poco de historia

Así, las ruedas de prensa han andado un camino que ha atravesado épocas marcadamente institucionales, propagandísticas, informativas y comerciales, y ahora parece que todo confluye. Hay momentos en los que, de hecho, se llega hasta confundir el objetivo real de la convocatoria al estar éste ‘tapado’ con uno, a priori, más llamativo.

Pero siempre se ha jugado a esa confusión. Ya a principios del siglo XX, Ivy Lee convocaba una rueda de prensa en el mismo lugar donde habían chocado dos trenes de la compañía del ferrocarril de Pennsylvania para la que trabajaba. De esta forma, Lee evitaba que un trágico accidente se convirtiese en el talón de Aquiles de la compañía para convertirlo en su punto fuerte, un auténtico alarde de transparencia por el que ofrecía a los periodistas toda la información que requerían en el mismo lugar de los hechos. ¿Información, amarillismo o ambas?

Sea como fuese, con esa rueda de prensa, Lee estaba sentando las bases de la libre información y, sin darse cuenta, estaba dando una clase magistral de cómo gestionar una crisis.

¿Cómo han cambiado las ruedas de prensa?

Un siglo después, la comunicación se hizo notablemente comercial y, por ende, las ruedas de prensa pasarían a ser protagonizadas por presentaciones de productos y lanzamientos de nuevos servicios. Pero solo algunas, entre las centenares que se celebran diariamente, destacan por encima de las demás. Así, encontramos en 2007 una de las más históricas: Steve Jobs protagonizaba la presentación del primer IPhone. Esta rueda de prensa marcaría el antes y el después, no solo del sector de la tecnología, sino también de la sociedad al convertir este dispositivo móvil en un auténtico símbolo del capitalismo y del consumismo. Jobs mostró en ella las primeras imágenes del dispositivo a las 9.41am y, desde entonces, esa es la hora exacta que marcan los iPhone en cada presentación.

Pero las ruedas de prensa no solo deben adaptar su contenido a los nuevos tiempos, sino también su formato y cómo presentarlo a la prensa. Situaciones excepcionales como la que vivimos en 2020 provocaron que el presencialismo comparta trono con el mundo virtual. ¿Quién dijo que no era posible?

Durante estos años hemos asistido a las primeras ruedas de prensa telemáticas que, ahora, han dado paso a modelos híbridos en los que periodistas, portavoces y relaciones públicas pueden disfrutar de todo tipo de ruedas de prensa desde dónde quieran, lo que nos ha hecho darnos cuenta de las oportunidades que se nos plantean.  Para ello es clave tener claras 5 cosas:

Diferencia bien el objetivo de tu rueda de prensa

No es lo mismo convocar a la prensa con fines comerciales para presentarles un nuevo producto que convocarlos para comunicarles un cambio corporativo o para analizar con ellos la actualidad informativa. De hecho, en tiempos como los que estamos viviendo, el interés de los periodistas está más centrado en estos últimos, así que valora bien si el contenido de la rueda de prensa es lo suficientemente atractivo como para convocar a los periodistas. En caso contrario, utiliza otras herramientas. Los periodistas te lo agradecerán.

Haz seguimiento de las fechas

Si es viable la rueda de prensa, haz un seguimiento de las fechas destacadas y de otras posibles convocatorias del mismo sector para que la tuya no coincida con ninguna de ellas y, por lo tanto, la (tele)asistencia e interés sean mayores.

Escoge el formato que mejor se adapte a tus necesidades

Puede ser telemático, presencial o híbrido. En caso de que sea telemático o híbrido, valora si vas a necesitar compartir pantalla para facilitar la visualización de contenidos a los teleasistentes, si quieres que ellos se vean entre sí o solo a los portavoces de la rueda de prensa, si deseas habilitar un canal de preguntas, etc. En caso de que sea presencial, asegúrate que la localización escogida cumple con los requisitos de logística, aforo y restauración que necesitas.

Prepara bien la agenda, escaleta y las intervenciones de los portavoces

Tanto en lo que respecta a sus contenidos (mediante los argumentarios y Q&A) como a su lenguaje no verbal, asegurándote, además, de que todo ello queda enmarcado en el tiempo estipulado (idealmente no debe superar los 60 minutos), y refléjalo muy bien en el briefing que debes preparar.

Adelántate a posibles imprevistos en la rueda de prensa

Haz una lista de todos los probables que se te ocurran (siempre puede surgir alguno en el que no hayáis pensado) y prepara una solución para adelantarte a cada uno de ellos o, si eso no es posible, solucionarlos a la mayor brevedad posible si es que acaban surgiendo: fallos con la red de Internet, acoplamiento de sonido, sala con un aforo menor (o mayor) al de los asistentes finales, temas controvertidos/delicados en la ronda de preguntas de los periodistas…

Un buen ejemplo de esto último lo tenemos en la rueda de prensa que el 5 de septiembre de 2022 concedieron Christophe Galtier, entrenador de fútbol del Paris Saint-Germain, y Kylian Mbappé, jugador del mismo equipo, quiénes, al ser preguntados por la posibilidad de que el equipo francés realice en tren (en vez de en avión) los viajes con destino a ciudades cercanas a la capital del país galo para proteger el medio ambiente, respondieron con carcajadas e ironías demostrando una sensibilidad nula por luchar contra el cambio climático y una actitud totalmente irrespetuosa por el periodista que preguntaba.

Este hecho causó gran revuelo en la sociedad francesa y sus instituciones, y puso en el punto de mira al equipo por unas declaraciones totalmente desafortunadas en torno a un tema que, aparente y falsamente, nada tenía que ver con la actividad de un equipo de fútbol. Lo que está claro es que el tiempo sigue pasando y las ruedas de prensa siguen siendo el momento más delicado de comparecencia pública de una entidad.

Improvisar, prohibido en una rueda de prensa

Prepararse para ellas requiere un gran trabajo previo. Contextualización; preparación de posibles preguntas y sus respuestas; preparación de los portavoces– tanto por lo que respecta a contenidos como a la comunicación no verbal-; cuidar los off de records, etc.

Es el momento de exposición pública del que hay que salir, cuanto menos, airoso, pero mejor si se hace triunfalmente y, para ello, no debes dejar a su suerte ningún aspecto de tus ruedas de prensa por muy improbable que te parezca que suceda o muy controladas que te parezca que están. Si no, puedes llegar a verte envuelto en una crisis de reputación como la del Paris Saint-Germain.