El teletrabajo se ha convertido en una máxima en los tiempos que corren, una nueva forma de trabajar que ha popularizado sus ventajas e inconvenientes. Entre estos últimos destacan los problemas a la hora de gestionar el trabajo, la falta de concentración, horarios descontrolados, continuas distracciones o viajes furtivos a la nevera.
Para este último no hay más que el autocontrol o atarte a la pata de la silla, para los demás es posible manejarlos de forma más o menos adecuada con un poco de paciencia, disciplina y mucha organización. Voy a compartir en este post cinco tips que a mi me han funcionado para maximizar el trabajo remoto y gestionar las interrupciones, fruto de mi experiencia de algo más de un lustro teletrabajando.
1. Espacio de trabajo
Esta nueva forma de trabajar ha pillado a muchas personas desprevenidas que han tenido que establecer un sitio de trabajo de cualquier forma. Pasados los primeros días, ya es hora de destinar un espacio propio para esta tarea. No vale ponerse en medio del salón o en la mesa de la cocina, es mejor encontrar una zona exclusiva (adaptado a las circunstancias de cada uno) y permanente en el que puedas dejar las cosas de trabajo y no tengas que recogerlas y trasladarlas cada jornada.
Es importante adecuar ese espacio con tus herramientas de trabajo fundamentales: ordenador, cuadernos, bolígrafos, agenda, teléfono… Este lugar, además, debe ser confortable, que tenga una iluminación suficiente (si se puede natural, cerca de una ventana, lo agradecerás), y con una silla cómoda y adecuada. Ten presente que vas a pasar ahí bastantes horas.
2. Gestión del tiempo en el teletrabajo
En la medida de lo posible es importante tener unos horarios, más o menos fijos. La ventaja de trabajar en remoto es que éstos pueden no ser tan rígidos como en la oficina, pero tampoco significa que estés de vacaciones. Quizás la gestión del tiempo es uno de los más relevantes porque puedes caer en el error de echar muchas más horas trabajando que cuando estás en la oficina, pero también distraerte con otras cosas que no te afectarían en otras circunstancias. Ponte un horario y alinéalo con tus prioridades para trabajar cuando seas más productivo.
Quizás debas anotar o registrar de algún modo el tiempo que empleas en cada tarea para poder valorar si concuerda realmente con lo que requiere tu trabajo o debes hacer algún ajuste. Algunas apps que te pueden ayudar en este sentido son: Wunderlist (para planificar proyectos), Sesame Time (permite organizar tus horarios y planificar tus tareas) y Jiffy (para medir el tiempo que empleas en cada tarea).
Y si necesitas un descanso, levántate, anda, prepárate un té, pero no te enredes con otra cosa. Descansos sí, hazlos –como mínimo– cada hora, pero de tiempo limitado. En definitiva, establece tu horario, pero no te obsesiones con las horas trabajadas, lo más importante es encontrar un equilibrio.
3. Identificar distracciones
Otro aspecto a tener en cuenta en el teletrabajo son las distracciones. Hay muchas que no encontrabas en la oficina y lo primero que debes hacer es identificarlas. Las llamadas personales, los niños, las otras personas con las que convives, los vecinos, las tareas de la casa, viajes a la nevera… cuanto antes los identifiques antes podrás corregirlos y buscar alternativas, incluso, estableciendo un horario para esas distracciones.
Si tienes niños y debes establecer los deberes, incorpora esta tarea a tu calendario para limitarla en el tiempo. Pero, ¡ojo con hacer las tareas de la casa y caigamos en la trampa de pensar que estamos siendo productivos en el trabajo! No es el momento, piensa que estás en la oficina.
Obviamente, siempre hay emergencias o circunstancias que no se pueden controlar. Es momento de gestionarlo de la manera más eficaz posible, haciendo un descanso para volver a retomar el trabajo a la mayor brevedad, sin dar por terminada la jornada.
4. Flexibilidad y organización para optimizar el teletrabajo
Entrando de lleno en las tareas debemos organizarnos el trabajo a realizar aún más que cuando estabas en la oficina. Ten en cuenta que aquí no están tus compañeros de trabajo para organizaros el trabajo, y aunque te mantengas en contacto con ellos no es igual que estar sentado uno al lado del otro. Por eso divide los proyectos en tareas más pequeñas y organízate cuándo y cómo las vas a desarrollar. Hoy en día, hay diferentes herramientas que te ayudan a hacerlo de manera rápida y ordenada: Trello, Asana, Todoist, Google Keep…
Cuando tenemos una estructura, como una rutina diaria o un horario –aunque dejando margen a la flexibilidad–, somos mejores para administrar el tiempo, enfocarnos y mantener un equilibrio entre el trabajo y nuestra vida personal. En este momento, los hábitos diarios también proporcionan una sensación de normalidad, que puede ayudar a aliviar la ansiedad.
5. No perder la comunicación
Una de las principales pegas del teletrabajo es la soledad y el no tener interacción con los compañeros de trabajo. Por eso es importante mantener una comunicación constante y fluida con ellos. También es recomendable para mantener un buen clima laboral y solventar cualquier problema que pueda surgir en el equipo.
Existen numerosas herramientas de mensajería instantánea y de videollamadas a tener en cuenta para conectarse por chat o cara a cara a través del monitor que ayudarán a tu trabajo en remoto y a mantener esa conexión laboral: Slack, Teams, Zoom, Whereby, Skipe o Meets son algunos ejemplos.
Aunque es importante que las utilices con sensatez teniendo en cuenta lo comentado en los puntos 2 y 3. Prepararse bien esas llamadas y/o reuniones son esenciales para gestionar las conexiones de manera eficiente y, al mismo tiempo, se flexible: no puedes esperar que tus compañeros te contesten inmediatamente o se conecten a una videollamada no programada.
Todos estos aspectos puedes ponerlos en marcha con más o menos ayuda de la tecnología, depende de lo que mejor te funcione, y no debes dejar de tener presente un tip extra: muévete, acuérdate de levantarte de la silla cada cierto tiempo y hacer deporte. Eso te ayudará a despejarte de la rutina del trabajo y a aproximarte a nuevas perspectivas y enfoques de las tareas pendiente. No olvides que el sedentarismo puede cambiar la estructura de tu sistema nervioso y perjudicar a tu cerebro.
¿Y tú cómo consigues organizarte, qué te funciona mejor con el teletrabajo? Cuéntanos en los comentarios y ayúdanos a completar este post.
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