El portavoz es el principal representante de una compañía. Pone voz a los mensajes clave de la organización y se convierte en su cara más visible ante sus públicos objetivo. Por eso cada intervención cuenta y según cómo se haga puede contribuir a reforzar -o debilitar- de forma considerable la reputación de una compañía.
Un buen portavoz nunca debe improvisar. Debe prepararse, entrenar y formarse adecuadamente. No es la primera vez que hablamos sobre ello en nuestro blog, pero consideramos necesario y útil recopilar, en este post, las principales claves para entender qué es una formación de portavoces, por qué es tan importante y cuáles son las principales claves para preparar a un portavoz.
¿Qué es la formación de portavoces?
La formación de portavoces es un proceso diseñado a medida para preparar a los profesionales que representan a una organización para que puedan comunicarse de manera efectiva, segura y coherente en diferentes situaciones y ante distintos públicos.
Conocer muy bien una empresa, un sector o un determinado tema no significa necesariamente saber comunicarlo. Un buen portavoz debe ser capaz de trasladar ese conocimiento de forma clara y comprensible, teniendo siempre en cuenta a quién se dirige, a través de qué canal y con qué objetivo.
Por eso, una formación de portavoces trabaja tanto las habilidades de comunicación verbal y no verbal como el conocimiento de los procesos de comunicación corporativa y del funcionamiento de los medios de comunicación.
Durante la formación de portavoces, los participantes aprenden a identificar, estructurar y transmitir sus mensajes clave, a desenvolverse en entrevistas y todo tipo de comparecencias, a responder a preguntas difíciles o delicadas y a adaptar su discurso a diferentes audiencias, situaciones y canales. Además, se entrenan habilidades fundamentales como la escucha, la capacidad de síntesis, la claridad o la reacción ante situaciones imprevistas.
¿Por qué es tan importante incluirla en la estrategia de comunicación?
La formación de portavoces dentro de una estrategia de comunicación corporativa permite preparar a quienes van a representar a la organización para afrontar diferentes escenarios de comunicación y hacerlo de forma coherente con su posicionamiento, sus valores y sus objetivos. La portavocía no debe entenderse como una cuestión aislada, ya que está directamente relacionada con uno de los principales activos de cualquier organización y sus estrategias de comunicación: su reputación.
Cada vez que un/a portavoz interviene, está generando percepciones sobre la compañía. Su claridad, su seguridad, su capacidad de escucha, su cercanía, su forma de responder y la coherencia entre lo que dice y lo que hace su organización contribuyen a construir la imagen que los diferentes públicos perciben de la organización.
Una buena intervención puede generar confianza, aportar notoriedad, reforzar el posicionamiento corporativo y humanizar a una compañía. Una mala intervención puede provocar confusión, generar titulares no deseados o agravar una situación delicada. Por eso, invertir tiempo y recursos en preparar(se) a quienes representan a la organización es también invertir en proteger su reputación y, por la tanto, su marca.
¿Cómo se prepara a un buen portavoz?
Formar a un portavoz no consiste en proporcionarle un argumentario y enseñarle a repetirlo. Tampoco es convertir a alguien en quién no es. Formar de manera adecuada a un portavoz consiste en darle herramientas para que sea capaz de comunicar con claridad, seguridad y naturalidad, manteniendo su personalidad y, al mismo tiempo, representando adecuadamente el papel que desarrolla dentro de la organización.
Practicar la escucha activa, demostrar empatía, conocer a tu público o ser claro y conciso son algunas de las claves para ser un buen comunicador y lograr una comunicación efectiva.
Pero, sobre todo, a un buen portavoz se le prepara adecuadamente con práctica. Hay que trabajar los mensajes clave, realizar simulacros de entrevistas y/o ruedas de prensa, entrenar las respuestas ante preguntas comprometidas y analizar cómo comunica para detectar fortalezas y aspectos de mejora. El entrenamiento es la clave, como lo es un buen feedback que ayude a mejorar. Y, por supuesto, no solo importan las palabras: también hay que prestar atención a la mirada, los gestos, la postura o el tono de voz, porque la comunicación no verbal también forma parte del mensaje.
La formación de portavoces aporta al portavoz seguridad. Cuando una persona sabe qué quiere comunicar, conoce el contexto al que se enfrenta y ha entrenado previamente diferentes escenarios, disminuye el espacio para la improvisación y aumenta su capacidad para concentrarse en lo verdaderamente importante: comunicar. Y lo hará correctamente.
La importancia de las formaciones adaptadas y a medida
Nosotros, desde hace más de 25 años, apostamos por las formaciones de portavoces a medida, adaptadas a las necesidades de cada organización y al perfil de sus profesionales. Combinamos conocimiento, experiencia y entrenamiento práctico para ayudar a directivos y expertos a comunicar mejor y representar a sus organizaciones con seguridad y eficacia. Si tu organización necesita preparar a sus portavoces, actualizar sus habilidades o entrenarlos ante situaciones concretas de comunicación, podemos ayudarte.
