El gabinete de prensa es una función dentro del departamento de comunicación que gestiona la conversación de las empresas y organizaciones con uno de sus públicos objetivo clave: los medios de comunicación.
Estas funciones pueden desarrollarse tanto desde dentro de las organizaciones como desde fuera, recurriendo al servicio de agencias de comunicación especializadas. Su misión principal es la de organizar y coordinar diferentes acciones estratégicas con los medios de comunicación que den respuesta a los objetivos planteados (reputación, notoriedad, posicionamiento estratégico, imagen de marca, etc.) y de acuerdo con el plan de acción.
¿Cuáles son las funciones de un gabinete de prensa?
Entre las funciones más básicas de un gabinete de prensa podemos encontrar:
- Construcción del relato informativo.
- Elaboración de materiales básicos de comunicación (mensajes clave, documento de preguntas y respuestas -Q&A-, argumentarios por temáticas…).
- Identificación de periodistas clave, creación de bases de datos específicas y agenda de medios.
- Relación con los medios de comunicación y con periodistas: gestión y atención de peticiones de prensa, presentación de propuestas, etc.
- Organización de actividades conjuntas.
- Creación y difusión de contenidos informativos (notas de prensa, tribunas de opinión, comentarios de actualidad, etc.).
- Gestión de entrevistas y otras herramientas de comunicación.
- Identificación de oportunidades informativas ligadas a la actualidad.
- Escucha activa: empresa, sector y competencia.
La realidad es que existe una diversidad de concepciones en cuanto a las tareas de comunicación de una empresa u organización, por lo que, en algunos casos, el gabinete de prensa hace las funciones de departamento de comunicación, tomando las partes por el todo. De ahí que, no siendo sus funciones específicas, muchos gabinetes de prensa incluyan funciones relacionadas con el ámbito de las Public Affairs, las relaciones públicas, protocolo, relaciones institucionales, etc.
En cualquier caso, el reto principal de todo gabinete de prensa está en ser capaz de definir de forma realista la conversación con los medios de comunicación en un entorno cada día más líquido, en el que no debemos dejar de innovar y de diseñar nuevos modelos, canales y lenguajes para conectar con nuestros públicos.
El rol del jefe de prensa
El jefe de prensa tiene un rol determinante dentro de este departamento y sus funciones básicas son:
- Definir y liderar la estrategia con los medios de comunicación.
- Relación personal con los periodistas.
- Seleccionar la herramienta de comunicación más adecuada en función del contexto o del objetivo que se persiga alcanzar (comunicado, convocatoria de medios para acto con prensa, vídeo, presentación, reportaje, entrevista, infografía, etc.).
- Definir mensajes/materiales de comunicación para portavoces y preparar intervenciones públicas (Ej.: ruedas de prensa, discursos, etc.).
- Escucha activa de los medios de comunicación para identificar temas y oportunidades derivadas de la actualidad informativa.
- Coordinarse con los diferentes equipos de comunicación. Deberá asegurarse que la estrategia de comunicación con medios guarde coherencia con otras áreas o funciones (comunicación externa, comunicación interna, comunicación digital, etc.). Es decir, aunque el jefe de prensa no se encargue personalmente de preparar, por ejemplo, copies para redes sociales, sí deberá supervisar y estar al tanto de todos los contenidos que se publiquen en ellas, así como en todos los canales de comunicación de la empresa (web, blog, newsletter, boletín interno, etc.) para que el relato de la compañía guarde coherencia.
- Fijar KPIs
- Evaluar resultados y si es necesario, reenfocar la estrategia.
La evolución de gabinete de prensa a departamento de comunicación
Existe cierta confusión sobre qué es exactamente un gabinete de prensa. Esto se debe fundamentalmente a que se trata de un concepto antiguo. Lo que antes era un gabinete de prensa, ahora – en la mayoría de los casos – se trata de un departamento de comunicación.
Los gabinetes de prensa han experimentado una importante evolución en los últimos años, debido, principalmente, a los nuevos canales y formas de relacionarse que tienen actualmente las empresas con sus públicos. Los medios de comunicación tradicionales han vivido una transformación impulsada por Internet, a lo que se sumó el auge de las redes sociales como uno de los principales canales de interacción.
El gabinete de prensa y el nuevo ecosistema informativo
Todo ello ha provocado que surja un nuevo ecosistema informativo en el que ya no tiene sentido relacionarse solo con los medios y de una única forma. Las relaciones van mucho más allá. Y aquí es donde el gabinete de prensa, concebido puramente para la gestión de las relaciones con los medios de comunicación, se ha visto forzado a tener que transformarse en departamentos de comunicación que puedan dar respuesta a las nuevas necesidades de relacionarse que tienen las empresas.
En este sentido, e inmersos en un contexto actual cambiante y cada vez más complejo y diverso, resulta cada vez más importante que las empresas cuenten con el asesoramiento estratégico de partners con experiencia en el desarrollo de estrategias de comunicación 360, como agencia comma, que les ayuden a gestionar de la forma más eficaz las relaciones con sus públicos objetivo. De ello dependerá en gran medida:
- Generar una relación de confianza con los medios de comunicación, que pueda mantenerse a lo largo del tiempo.
- Ser capaces de transmitir el propósito y propuesta de valor de la compañía.
- Lograr la reputación y posicionamiento de marca deseados.
- Generar notoriedad y visibilidad: dar a conocer nuevos productos, iniciativas, hitos corporativos, etc.
- Diferenciarse a través de la comunicación
- Alcanzar sus objetivos de negocio
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