¿Qué es la comunicación asertiva?

La comunicación asertiva es la capacidad de expresar un mensaje, una actitud, un valor, una opinión o una emoción de forma activa, pero sin perjudicar ni agredir a nuestro interlocutor. Se trata de una forma de comunicar madura, con la que somos capaces de emitir nuestro mensaje y defender nuestros derechos de manera hábil y con la seguridad de que llegará correctamente al receptor del mismo.

Es muy habitual confundir el concepto de asertividad con la capacidad de «decir que no», pero el término es mucho más amplio y recoge otras muchas habilidades sociales implícitas en él.

Definición de la RAE para asertividad

La definición de asertividad de la Real Academia Española no nos da demasiadas pistas sobre el uso práctico del término. Sin embargo, podemos encontrar algunas señales buscando ese misma palabra y algunas relacionadas:

• Aserto. Afirmación de la certeza de algo.
• Asertividad. Cualidad de asertivo.
• Asertivo. Que expresa su opinión de una manera firme

¿Cómo es la persona que hace una comunicación asertiva?

Las personas que se comunican de forma asertiva habitualmente cumplen con una serie de atributos o características personales, sin las cuales sería imposible realizar ese tipo de comunicación de manera efectiva:

Libertad de expresión

Las personas que practican la comunicación asertiva tienen una sensación de libertad y confianza para expresar sus pensamientos, sentimientos, opiniones y necesidades de manera apropiada. No temen hablar en su propio nombre y no se sienten limitadas por el miedo al rechazo o la crítica.

Comunicación directa, adecuada, abierta y honesta

La comunicación asertiva implica la capacidad de expresarse de manera directa y clara, evitando ambigüedades o mensajes confusos. Las personas asertivas eligen sus palabras cuidadosamente y se aseguran de que su mensaje sea comprensible para los demás. Son honestas en sus comunicaciones y evitan la manipulación o la evasión de la verdad.

Facilidad para comunicarse con toda clase de personas

Las personas asertivas son capaces de establecer y mantener una comunicación efectiva con diferentes tipos de personas, sin importar su posición social, jerarquía o personalidad. Tienen habilidades de empatía y escucha activa, lo que les permite comprender los puntos de vista de los demás y adaptar su comunicación en consecuencia.

Comportamiento respetable y aceptación de sus propias limitaciones

Las personas que practican la comunicación asertiva son conscientes de la importancia del respeto mutuo en las interacciones. Mantienen un comportamiento respetuoso hacia los demás, evitando el uso de lenguaje ofensivo, agresivo o despectivo. Además, son capaces de reconocer y aceptar sus propias limitaciones, sin sentirse amenazadas o inferiores por ello.

Autoconfianza y autoestima saludable

Una persona asertiva tiene una buena autoestima y confianza en sí misma. Se valoran a sí mismos y creen en su propio derecho a expresarse y ser escuchados. Tienen una imagen positiva de sí mismos y no dependen de la validación externa para sentirse seguros en sus comunicaciones.

Derechos asertivos básicos

La asertividad y la comunicación asertiva se basa en algunos derechos asertivos básicos. Manuel J. Smith, profesor adjunto de psicología clínica en la Universidad de California y considerado el pionero de los derechos asertivos y la terapia asertiva, escribió en 1975 “When i say no, i feel guilty«, manual en el que se recogen algunos de esos derechos dentro de la denominada «Declaración de los derechos asertivos”, que se popularizó rápidamente en los Estados Unidos.

Sin embargo, actualmente los profesionales de la psicología suelen trabajar en la consulta con un listado más amplio de derechos asertivos. Incluimos a continuación, ligeramente modificados, los que propone el psicólogo Alberto Soler:

Listado de 22 derechos asertivos

1. Algunas veces, tienes derecho a ser el primero. Ceder siempre a los demás, no comunicar tus deseos o preferencias no te hace más cortés. No digas «lo que quieras» cuando tengas una preferencia.
2. Tienes derecho a cometer errores. Los errores forman parte de la vida, son necesarios para el aprendizaje. No te avergüences por ellos y defiende tu derecho a cometerlos.
3. Tienes derecho a tener tus propias opiniones y creencias.
4.  Tienes derecho a cambiar de idea, opinión, o actuación.
5.  Tienes derecho a expresar críticas y a protestar por un trato injusto, pero siempre de forma respetuosa a los demás.
6.  Tienes derecho a intentar cambiar lo que no te satisface.
7.  Tienes derecho a pedir ayuda o apoyo emocional.
8.  Tienes derecho a sentir y expresar el dolor.
9.  Tienes derecho a ignorar los consejos de los demás.
10.  Tienes derecho a recibir el reconocimiento por un trabajo bien hecho, tanto por los demás como por ti mismo.
11.  Tienes derecho a negarte a una petición, a decir «no» sin sentirte culpable o egoísta.
12.  Tienes derecho a estar solo/sola, aún cuando los demás deseen tu compañía.
13.  Tienes derecho a no justificarte ante los demás. En ocasiones con un “No, gracias” es suficiente.
14.  Tienes derecho a no responsabilizarte de los problemas de los demás.
15.  Tienes derecho a no anticiparte a los deseos y necesidades de los demás y a no tener que intuirlos.
16.  Tienes derecho a ser tratado con dignidad y a protestar si sientes que no es así.
17.  Tienes derecho a tener tus propias necesidades y que sean tan importantes como las de los demás.
18.  Tienes derecho a experimentar y expresar tus propios sentimientos, así como a ser su único juez.
19.  Tienes derecho a detenerte y pensar antes de actuar.
20.  Tienes derecho a pedir lo que quieres y la aceptar un no por respuesta.
21.  Tienes derecho a hacer menos de lo que eres capaz de hacer. No siempre puedes rendir al máximo.
22. Tienes derecho a decidir qué hacer con tu cuerpo, tiempo y propiedad

Comunicación pasiva, agresiva y asertiva

La comunicación asertiva se encuentra a medio camino entre la comunicación pasiva o inhibida –nos callamos, nos «guardamos» lo que pensamos, no expresamos lo que realmente queremos decir– y la comunicación agresiva –no nos guardamos nada, pero emitimos el mensaje en un tono o actitud inadecuada–.

Para entender mejor el concepto, pongamos un ejemplo sencillo. Imaginemos que estamos en la cola del cine y una persona se cuela.

• La comunicación pasiva o inhibida consistiría en no decir nada, aunque nos haya dado rabia la situación,  provocando un importante sentimiento de frustración.
• La comunicación agresiva, por el contrario, haría que gritásemos o hablásemos con malos modales, surgiendo casi con total seguridad una situación de conflicto.
• Sin embargo, la comunicación asertiva consistiría en, con total tranquilidad, mirando a los ojos e incluso con una leve sonrisa y un tono de voz adecuado, comunicar a la persona que nosotros estábamos delante.

Cinco pasos para establecer una comunicación asertiva

Es lógico pensar que las situaciones a las que nos enfrentamos cada día, ya sea en el ámbito social, laboral o familiar, no son tan sencillas como la de la cola del cine. Sin embargo, el uso de una comunicación asertiva nos puede ayudar mucho en la inmensa mayoría de interacciones sociales en múltiples ámbitos. Pero, ¿cómo hacerlo? Vamos a revisar a continuación cinco pautas imprescindibles para comunicar de forma asertiva:

1. Piensa en el problema, no en la persona

Es muy habitual que cuando tengamos un desacuerdo, un intercambio de pareceres o una discusión, nos centremos en la persona en vez de en el problema. Céntrate en el motivo del problema y escucha con atención qué mensajes se emiten, y no quién los emite, intentando liberarte de ciertos prejuicios. No te tomes una situación que no te gusta como algo personal.

2. Cuida tu comunicación no verbal y verbal

De nada sirve que tengamos un tono de voz adecuado si nuestro cuerpo muestra signos de agresividad, o viceversa. Nuestro lenguaje verbal y no verbal debe de ser lo más coherente posible y mostrarse en la misma línea u orientación.

3. Escucha, escucha, escucha

Para poner en práctica una comunicación asertiva es necesario escuchar, no solo oír. Muchas veces estamos pensando más en nuestro propio discurso que en lo que nos está transmitiendo nuestro interlocutor. Presta atención primero a lo que dice, respeta sus tiempos y muestra que estás poniendo atención poniendo en práctica una escucha activa.

4. Ser empático no significa estar de acuerdo

Otro de los elementos clave para que nuestra comunicación sea asertiva es practicar la empatía, o lo que es lo mismo, ponernos en el lugar del otro y hacerlo ver con claridad. Ante un desacuerdo o una situación que nos incomoda, prueba a decir a tu interlocutor «entiendo perfectamente lo que comentas», «he escuchado con atención lo que has dicho», «creo que me ha quedado clara tu opinión al respecto».

Una vez hecho esto, la persona con la que hablamos sabe que le hemos prestado atención y estará más receptiva para escuchar nuestro punto de vista.

5. Pon en práctica algunas técnicas asertivas

Sobre el papel parece muy sencillo poner en práctica la comunicación asertiva, pero podemos encontrarnos con situaciones bastante complejas. En estos casos, conviene usar algunas de las tácticas asertivas que mejor funcionan, que pasaremos a ver ahora.

Técnicas de comunicación asertiva

En teoría, la comunicación asertiva puede parecer sencilla de implementar, pero en la práctica, nos enfrentamos a situaciones que pueden resultar bastante complejas. En estos casos, es útil recurrir a algunas tácticas asertivas que han demostrado ser efectivas. A continuación, exploraremos algunas de estas técnicas que pueden facilitar el uso de la comunicación asertiva.

Disco rayado

Esta técnica asertiva consiste en insistir con el mismo mensaje una y otra vez hasta que la otra persona comprenda nuestra posición. Al utilizar el disco rayado, repetimos nuestro punto de vista de manera calmada y firme, sin caer en provocaciones ni desviarnos del tema. Por ejemplo, podríamos decir: «Sí, te he escuchado, pero quiero que entiendas que…»

Aplazamiento asertivo

El aplazamiento asertivo implica hacerle saber a nuestro interlocutor que el momento actual no es el adecuado para continuar la discusión. Esta técnica es útil cuando, a pesar de utilizar la comunicación asertiva, no logramos que la otra persona entienda nuestro punto de vista o cuando la conversación se vuelve demasiado agresiva. Podemos expresar: «Me gustaría retomar esta conversación en otro momento, cuando ambos estemos más tranquilos y podamos hablar con calma».

Pregunta asertiva

La pregunta asertiva consiste en responder a la otra persona haciendo preguntas para obtener más información, sin cuestionar ni desafiar directamente lo que se nos ha dicho. Esta técnica nos permite obtener claridad y comprender mejor la perspectiva del otro. Por ejemplo, podríamos preguntar: «Entiendo que tienes una crítica hacia mi trabajo, ¿podrías darme más detalles para que pueda entender mejor tus preocupaciones?»

Acuerdo asertivo

La técnica del acuerdo asertivo implica mostrar comprensión y dar la razón parcialmente a la otra persona, aunque se insista en el error o malentendido. Se trata de evitar la confrontación directa y centrarse en el problema en lugar de atacar a la persona. Por ejemplo, podríamos decir: «Entiendo tu punto de vista y estoy de acuerdo en parte, pero también quiero señalar que existe un error en la información que estás utilizando como base para tu argumento».

«Yo» en lugar de «tú»

En lugar de acusar o culpar a la otra persona, enfócate en expresar tus sentimientos y necesidades utilizando declaraciones con «yo». Por ejemplo, en lugar de decir «Tú siempre llegas tarde y me haces esperar», podrías decir: «Me siento frustrado cuando llego puntualmente y tengo que esperar».

Banco de niebla

Esta técnica consiste en evitar entrar en discusiones o debates innecesarios. En lugar de defender tu punto de vista de manera agresiva, reconoce los elementos válidos en la perspectiva del otro y haz ajustes sutiles sin perder tu postura. Por ejemplo, podrías decir: «Entiendo que tienes algunas preocupaciones. Vamos a tomar en cuenta tus comentarios y explorar otras opciones».

Negociación de necesidades

Cuando te encuentres en una situación en la que tus necesidades y las de la otra persona parezcan entrar en conflicto, busca soluciones de compromiso que satisfagan a ambos. Enfócate en encontrar un terreno común y proponer alternativas. Por ejemplo, podrías decir: «Entiendo que quieres que hagamos esto de esta manera, pero ¿qué te parece si intentamos una combinación de ambos enfoques?»

Agradecimiento y reconocimiento

Aunque puedas estar en desacuerdo con la otra persona, es importante reconocer y agradecer los puntos positivos de su perspectiva. Esto muestra respeto y apertura al diálogo constructivo. Por ejemplo, podrías decir: «Aprecio tu preocupación por este tema y valoro tus aportes. Sin embargo, me gustaría explorar algunas alternativas adicionales».

Uso de «yo me siento» en lugar de «tú me haces sentir»

Evita culpar a la otra persona por tus emociones y, en su lugar, comunica cómo te sientes y cómo puedes trabajar juntos para resolver el problema. Por ejemplo, en lugar de decir «Tú me haces sentir triste», podrías decir: «Me siento triste en esta situación y me gustaría encontrar una forma de mejorarla».

Estas técnicas de comunicación asertiva son herramientas útiles para manejar situaciones complejas donde el diálogo puede volverse difícil. No obstante, es importante recordar que cada situación es única, y es necesario adaptar estas técnicas según el contexto y las personas involucradas. La práctica y el desarrollo de estas habilidades nos permitirán comunicarnos de manera más efectiva y construir relaciones más saludables.

Ejemplos de frases para la comunicación asertiva

Hay muchos ejemplos de frases asertivas que podemos emplear en nuestro día a día, según diferentes contextos. Algunos ejemplos pueden ser:

–Disculpe, yo estaba primero en la cola.

–¿Seguro? Yo creo que no

–Insisto, yo estaba delante de usted, se lo aseguro. (Disco rayado)

«Siempre acabas enfadándote conmigo».

«Puede que tengas razón, pero es algo que deberíamos discutir con calma en otro momento» (Aplazamiento asertivo).

–Llegamos tarde, como siempre, por tu culpa.

–Es posible, ¿qué crees que podría hacer para mejorar eso? (Pregunta asertiva).

Aplicaciones de la comunicación asertiva en diferentes situaciones

Siguiendo con algunos ejemplos más, veamos cómo podríamos aplicar la comunicación asertiva en distintas situaciones de la vida diaria:

Expresar una opinión personal

• «En mi opinión, creo que sería más efectivo abordar el proyecto de esta manera.»
• «Respeto tu punto de vista, pero también quiero compartir mi perspectiva sobre el tema.»

Establecer límites personales

• «Entiendo que necesitas mi ayuda, pero en este momento no puedo comprometerme. Tengo otros compromisos que debo cumplir.»
• «Me siento incómodo cuando se habla de ese tema. Prefiero no discutirlo y mantener la conversación en un tono más positivo.»

Rechazar una solicitud o propuesta

• «Aprecio que me hayas considerado, pero en este momento no puedo aceptar esa responsabilidad adicional.»
• «No me siento cómodo participando en esa actividad. Gracias por pensar en mí, pero tendré que pasar esta vez.»

Expresar emociones y sentimientos

• «Cuando me interrumpes constantemente, me siento frustrado y no puedo expresar mis ideas adecuadamente. ¿Podríamos darle un espacio a cada uno para hablar sin interrupciones?»
• «Me siento feliz y emocionado por este nuevo proyecto. Gracias por brindarme esta oportunidad.»

Dar y recibir feedback constructivo

• «Aprecio tu esfuerzo en este proyecto, pero creo que podríamos mejorar la presentación si incluimos ejemplos más concretos.»
• «Me gustaría darte un feedback sobre tu presentación. Creo que podrías mejorar tu expresión corporal para transmitir mayor confianza.»

Ventajas de la comunicación asertiva

Emplear de manera eficaz una comunicación asertiva nos aporta muchas ventajas:

1. Mayor sensación de control sobre el entorno y sobre nosotros mismos

Al utilizar la comunicación asertiva, somos capaces de expresar nuestras opiniones y necesidades de manera efectiva, lo que nos brinda una sensación de empoderamiento y control sobre nuestra vida. Nos permite establecer límites adecuados y tomar decisiones conscientes, lo que contribuye a nuestro bienestar emocional y personal.

2. Mejora la autoestima, el autoconocimiento y la gestión emocional

La comunicación asertiva implica conocer y expresar nuestras emociones de manera adecuada. Al practicarla, desarrollamos una mayor conciencia de nuestras propias necesidades y sentimientos, lo que nos ayuda a fortalecer nuestra autoestima y a gestionar nuestras emociones de forma más saludable. Esto contribuye a un mayor bienestar emocional y a relaciones más satisfactorias.

3. Nos ayuda a vivir situaciones y experiencias más gratificantes

Al comunicarnos asertivamente, establecemos relaciones más auténticas y cercanas con los demás. Nos permite transmitir nuestras ideas y deseos de manera clara, lo que aumenta las posibilidades de que seamos comprendidos y nuestras necesidades sean tomadas en cuenta. Esto nos lleva a vivir experiencias más satisfactorias y gratificantes en nuestras interacciones personales y profesionales.

4. Mejora en las relaciones interpersonales

La comunicación asertiva fomenta la empatía y el respeto mutuo en nuestras relaciones. Al expresarnos de manera clara y respetuosa, generamos un ambiente de confianza y apertura, lo que fortalece los lazos con los demás. Además, nos permite establecer una comunicación más efectiva, evitando malentendidos y conflictos innecesarios.

5. Permite una mejor resolución de los conflictos

Cuando nos comunicamos asertivamente, somos capaces de expresar nuestras preocupaciones y desacuerdos de manera constructiva. Esto facilita la resolución de conflictos, ya que se fomenta el diálogo abierto y respetuoso. Al buscar soluciones mutuamente satisfactorias, se promueve un clima de colaboración y entendimiento.

Comunicar de forma asertiva es fundamental para mejorar el día a día en nuestra vida personal, pero también profesional. ¿Pones en práctica siempre la comunicación asertiva?

La entrada Comunicación asertiva: qué es y cómo ponerla en práctica se publicó primero en Agencia comma.

Este es quizás el primer dilema que pueden tener los consultores con su cliente: ¿Empezamos ya a generar impactos aunque no tengamos claro cuáles son sus mensajes clave? ¿Esperamos a entender en profundidad a la compañía y desarrollar una estrategia sólida y con sentido antes de lanzarnos a los medios? No es fácil encontrar una solución. Un consultor hace bien en organizar una entrevista con un medio relevante, pero hace mucho más bien si explica a su cliente en qué consiste la relación con los medios de comunicación antes de lanzarse a un encuentro con los periodistas. Dentro de este campo, siempre hay diferentes formas de juego y alineaciones, pero es importante que el cliente entienda –y casi siempre es así– que en comunicación no hay resultados instantáneos. Aunque hayamos completado la inmersión y entendamos los mensajes clave y el negocio del cliente, queda después otro paso: que el periodista haga también este proceso. Es muy difícil, salvo que seas la próxima startup estrella en inteligencia artificial, conseguir una (buena) entrevista sin que el periodista sepa quién eres, qué haces y por qué, lo que dices, podría ser relevante para sus lectores.

La comunicación es un goteo, una acción constante que lentamente, y casi de forma imperceptible para el público objetivo del cliente, va llenando el vaso. Como una semilla, que siembras y riegas hasta que brota y crece. Es un proceso lento y cuidadoso. Si no hay un sustrato de calidad o si las condiciones de humedad y temperatura no se adaptan a sus necesidades, la planta no crece adecuadamente.

La comunicación es estratégica y un proyecto a largo plazo. Lo otro no es comunicación, sino acciones puntuales sin consistencia. Es como el amigo que aparece en una fiesta cada mucho tiempo y que luego no ves el resto del año. Te echarás unas risas con él, pero reconozcámoslo, amigo, lo que se dice amigo, tampoco es. Por eso, la mayoría de las veces, cuando un cliente quiere simplemente enviar una nota de prensa, sin haber pensado previamente una estrategia o tener cierto recorrido de relación con los medios, los resultados no son buenos. El periodista suele enviar a la papelera las notas de prensa sin relevancia –algunos pueden recibir hasta 300 correos al día–, y, si se alinearan los astros ese día y casualmente abriera el correo, se preguntará: “Y estos, ¿quiénes son? ¿Por qué aparecen ahora? Click, a la papelera.

En comunicación, no importa tanto el tamaño de una compañía como la calidad de la información que transmite

Pongámonos en el caso de un cliente que tiene algo relevante que decir. Bien, ¿qué le diferencia del resto de su competencia? ¿Por qué lo que dice va a ser más importante que lo que dicen otros? Salvo que sea el pez más grande del océano, siempre hay alguien con la boca más grande. La cadena trófica es una ley ineludible. Compite con otras voces y opiniones, y este hecho puede, en ocasiones, pasar desapercibido por algunos clientes. Los periodistas, con toda la razón del mundo, están más interesados en las compañías más grandes, relevantes y conocidas: su voz tiene más impacto y resuena mucho más que una empresa pequeña.  Por eso, si tu comunicación no es estratégica, si no tienes la mirada clavada en el largo plazo, estarás en el último eslabón de la cadena alimenticia.

Un ejemplo muy ilustrativo derivado de nuestra larga experiencia en este sector, lo encontramos en la industria de fondos. Según FundsPeople, en España hay más de 200 gestoras internacionales comercializando sus productos de inversión, ¡sin contar las nacionales! Esto es la selva; como no estés bien preparado, tu voz quedará sepultada bajo el peso del mercado. Ahora bien, si lo estás, te aseguro que tu voz, por muy pequeña que sea, resonará con fuerza y claridad.

No envíes información a los periodistas simplemente por la necesidad imperiosa de hacerte notar

Añadamos complejidad a la ecuación. El cliente cree que lo que tiene que decir es importantísimo. Bien, ¿pero importante para quién, para él o para los periodistas? Quizás ha ganado un distinguido premio o ha reducido su huella de carbono un 50%. No dudo de que la información sea relevante, sino que me pregunto para quién es relevante. En muchas ocasiones, las compañías no son conscientes de que lo que es importante para ellos no se corresponde necesariamente con lo que es de interés para la opinión pública, de la que los periodistas son su altavoz. Además, no tener en cuenta esta distinción, es contraproducente y arriesgado, porque si enviamos a los periodistas información que no es de su interés, lo más probable es que acabemos, otra vez, en la papelera.

Rara vez se ve, pero hay empresas que establecen KPIs sobre el número de notas de prensa que enviar al año a los medios. “Una al mes, por lo menos”. Pero ¿por qué? ¿sobre qué? Primero habrá que analizar qué información tienes; después, qué herramienta de comunicación es más correcta para ese contenido. Lo mismo debes pasar por el departamento de publicidad y pagar un espacio publicitario porque, quizás, el contenido no tenga interés periodístico.

No hay cosa que odien más los periodistas –y las buenas agencias– que los comunicados que se envían por enviar, que queman a los periodistas, que bloquean sus correos y que saturan y enfadan.

¿Qué debemos hacer agencias y consultoras?

Lo primero, educar y guiar al cliente en lo que significa y supone la relación con los medios de comunicación, qué necesidades tienen los periodistas y qué se considera información de interés. Una buena agencia tiene que saber decir “no” al cliente cuando este se empeña en hacer una acción que no tiene sentido. Estamos para asesorar, no para asentir a todo lo que quiere el cliente –que no siempre sabe de comunicación–. Es bueno discrepar, discutir y, por supuesto, acordar. Si somos consultores, estamos para dar nuestra opinión experta. ¡No nos pagan para llevarles la corriente!

En segundo lugar, que el cliente entienda que la comunicación es una inversión  a largo plazo. Que antes de concertar una entrevista, enviar una nota, llamar a un periodista, estos tienen que conocer la empresa, qué relevancia tiene en su sector o qué la diferencia de su competencia, pero, sobre todo, quiénes están detrás de ella. Y para eso, por lo general, es importante, en la medida de lo posible, que los periodistas conozcan cara a cara a los portavoces de una compañía. Los periodistas no son entes que se esconden tras un correo electrónico, ni tampoco monstruillos que quieren revelar información sensible de la compañía. Por experiencia, constatamos que las buenas entrevistas, por ejemplo, se llevan a cabo cuando el periodista sabe quién es el entrevistado –tanto en relación con la empresa como con la persona–.

Y, por último, la agencia tiene que conocer muy bien la actualidad y anticiparse a las necesidades de los periodistas. Cuando sabemos o intuimos qué hay en la agenda de un periodista, es mucho más fácil proponerle una entrevista, una exclusiva o un análisis sobre un determinado tema, porque lo que él necesita es un gancho o información que le aporte valor para explicar o interpretar lo que está ocurriendo.

De hecho, la actualidad manda sobre todas las cosas, incluso sobre los periodistas. Hay un dicho cristiano que dice: “Si quieres hacer reír a Dios, cuéntale tus planes”, que, en este oficio, vendría a decir que la comunicación es incontrolable –aunque sí gestionable–, y que la actualidad, tarde o temprano, juega con sus propias reglas. Las agencias no pueden garantizar con total seguridad que una información se publique, pero sí puede estar segura de si su cliente entiende cómo funciona el arte de la buena comunicación.

En resumen, cuando un cliente quiera ‘salir’ en los medios sin una estrategia clara ni un proyecto a largo plazo, sin que la agencia haya entendido bien qué hace y por qué lo hace, será un buen momento para explicar cuál es tu trabajo y qué hace un periodista. Si hace oídos sordos, no lo mandes a casa, porque no olvides que es él quien te da de comer. Guárdate el as de “te lo dije” en la manga y, cuando tengas que utilizarlo en la partida, vuélvele a explicar con convicción cuál es tu papel y cuál es la mejor manera de conseguir lo que ambos queréis: una comunicación de calidad que aporte prestigio y reconocimiento a la marca, que la diferencia de su competencia y que, a largo plazo, consolide una reputación que de frutos en la rentabilidad de la compañía.

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Antes de entrar en esto, es importante tener presente que, como profesionales de la comunicación estratégica, no solo debemos preparar a los portavoces sino también a los periodistas y tratar de darles las claves para preparar una buena entrevista. Si sentamos a un cliente delante de un periodista que no conoce bien la empresa, que no tiene la información y el contexto necesario para entender bien el tema o temas a tratar, es muy difícil que se pueda preparar el encuentro y ahí el riesgo de que perdamos el control de la conversación y del mensaje se multiplicará exponencialmente. Será como una bomba de relojería. Por ello, el paso previo a la preparación de un completo briefing para nuestro cliente siempre debe ser el de asegurarnos que el periodista o periodistas tienen el contexto, la información (dossier de prensa de la compañía, bio. del entrevistado, datos sectoriales, etc.) y las herramientas necesarias para prepararse de la mejor forma posible su parte.

Una vez hayamos preparado al periodista para el encuentro, llegó el momento de entrar en materia y preparar a nuestro portavoz con la información necesaria, que podríamos resumir en:

8 claves que todo briefing de comunicación debe contener

• Datos clave: vivimos en un mundo global, dinámico y tremendamente líquido. Nuestra vida transcurre cada vez va más rápido, hacemos más cosas durante el día y también, en consecuencia, nos quedan más cosas por hacer o por revisar. La cantidad de información, de emails, mensajes, apps, herramientas, chats y canales que manejamos es cada vez mayor. Es por ello que, y por obvio que parezca, resulta imprescindible que el briefing empiece por lo más evidente: lugar del encuentro, fecha, hora y asistentes. Al grano. Tiene que ser un documento práctico y que recoja todo lo relacionado con el encuentro; todo lo que vaya a necesitar el portavoz o pueda serle de utilidad.
• Objetivo del encuentro: cada encuentro con medios debe contar con uno o varios objetivos estratégicos definidos previamente. Debe haber un propósito. A veces hemos escuchado de algún cliente: “quiero hacer una entrevista en tal medio este mes”. Pero ¿para qué? ¿por qué? ¿con qué objetivo? ¿con qué mensajes? ¿tenemos realmente algo noticioso que contar? Debemos cuestionarnos todo. Y si no hay un objetivo claro nuestra misión sí estará clara: desaconsejar la acción. Una acción sin propósito claro y sin coherencia con nuestro plan estratégico de comunicación no debe tener cabida en nuestra agenda. Ahí estará el lidiar con el cliente, que no siempre es fácil, pero lo mejor que podemos hacer por él es evitar esta acción, que no se nos olvide.

Por otro lado, el objetivo de un encuentro con medios no tiene que ser siempre el de publicar. En muchas ocasiones, el objetivo puede ser el de que conozcan al portavoz, le pongan cara y le identifiquen como voz autorizada en su materia. Es una acción de relaciones públicas, sin resultado inmediato, sin ROI a corto plazo, pero cuya semilla podrá ser crucial a largo.

• Perfil del periodista: del mismo modo que cada empresa es única, tampoco hay dos periodistas iguales. Por ello es importante que tomemos consciencia de con quién vamos a hablar y que, en la medida de lo posible, lo conozcamos muy bien. Pero ¿qué debemos saber del periodista? ¿qué información sobre él debe incluir nuestro briefing? Lo primero será indicar qué rol representa dentro del medio de comunicación para el que trabaja: a cargo de qué sección está y qué temas cubre. Importante también, poder referenciar con ejemplos y enlaces algunos de sus últimos artículos publicados, preferiblemente los que tengan relación con el sector de nuestro cliente o con la temática a tratar en el encuentro. Por supuesto, si en el pasado escribiera algún tema relacionado con nuestra empresa (la de nuestro cliente, lógicamente), es importante analizarlo e incluir algunas conclusiones o aspectos de mejora, que siempre los hay, para esta nueva cita. Además de los temas sobre los que escribe es interesante si podemos dar algunas pinceladas sobre su personalidad, el tono de sus artículos, por dónde creemos que puede indagar, etc. Por último, siempre es recomendable y oportuno reflejar su trayectoria profesional y su huella digital: perfiles de redes sociales, blog (si lo tiene), interacciones en el ecosistema digital que puedan tener relación con el tema clave de nuestro encuentro, etc.
• Perfil del medio: por mucho que conozcamos al periodista nunca debemos olvidar el medio para el que escribe. Si vamos a abordar un tema que pueda tener connotaciones políticas, posiblemente el ángulo o el tratamiento de la información no sea exactamente el mismo en OK Diario que en El Diario.es. Por ello es importante que también incluyamos información básica sobre el medio con el que nos vamos a reunir: a qué público se dirige, cuál es su audiencia, tirada, difusión, línea editorial, qué tipo de medio es (generalista, TV, radio, etc.), qué información cubre (económica, política, etc.) o si se trata de un medio que está especializado en información del sector de nuestro cliente. Toda ello será de gran ayuda para ponernos en situación llegada la hora de la verdad.
• Mensajes clave: posiblemente esta sea la parte más estratégica o la más bonita dentro de la preparación de un encuentro con medios. En línea con todo lo anterior y fundamentalmente con los objetivos o propósito de nuestra acción, los mensajes deberán ser uno u otros. Lo esencial es que nuestro briefing recoja los más importantes, no deben ser demasiados. Lo ideal puede estar entre 3 ó 4 ideas fuerza, muy claras –estructura básica de sujeto + verbo + predicado- que nuestro cliente debe interiorizar para repetir siempre que pueda a lo largo del encuentro. Si no hablamos de un encuentro off the record sino de una entrevista o comparecencia ante los medios, nuestro mensaje principal siempre debe ir orientado a esa frase que recoja el ‘titular’ que nos gustaría ver publicado en la pieza que salga del encuentro. Cuanto más lo enfaticemos y mejor lo expliquemos -aquí dar ejemplos puede ser de gran utilidad- más posibilidades tendremos de que ‘le llegue’ al periodista y por tanto, de ser publicado.
• Q&A específico: igual que es crucial tener claros aquellos mensajes que nos interesa poner en valor o enfatizar de forma proactiva, lo es el tener contempladas respuestas para los temas más sensibles, aquellos por los que no nos gustaría que nos pregunten, aunque no por ello nos van a dejar de preguntar. Aquí la clave está en la anticipación. Nuestro briefing debe recoger un Q&A tentativo e hipotético que contemple aquellas preguntas que entendamos nos pueden hacer (por el momento que vive la compañía, el contexto actual, etc.) y de nuestra capacidad para anticipar esas preguntas y prepararlas previamente dependerá evitar que nos llevemos una sorpresa ‘desagradable’ cuando veamos la pieza publicada tras el encuentro.
• Argumentario específico por temáticas: dependiendo del tipo de acción y sobre todo de si se trata de una comparecencia en la que se abordarán varias cuestiones diferentes, es importante que además de los mensajes clave, contemos también en nuestro briefing con un argumentario por temas que resuman la estructura de nuestro discurso, bien ordenada, y recoja todos los mensajes clave para cada una de las cuestiones o bloques temáticos a abordar en el encuentro con medios.
• Recomendaciones y pautas de respuesta: por último, siempre debemos incluir una serie de recomendaciones, pautas de respuesta o claves de comunicación efectiva para portavoces, que permitan al portavoz ganar confianza y seguridad antes de sentarse ante un micrófono o grabadora. Si nunca antes se ha enfrentado ante una situación como ésta, es recomendable realizar previamente un media training que incluya una serie de acciones simuladas que le permitan ponerse en situación y hacerse a la idea de a qué se puede enfrentar.

Y no te olvides de estas sencillas recomendaciones para tu encuentro con medios:

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Es como el que compra lotería aún sabiendo que no le va a tocar porque su vecino la compra y no quiere ni pensar si al vecino le tocara y el hubiera sido tan insensato de no comparar.

En estas estamos cuando se acercan a la agencia y nos piden una propuesta muy ambiciosa, pero de bajo precio, algo así como irse al concesionario de Lamborgini y pedir un coche por el precio de un Tata (sin desmerecer estos últimos, por supuesto). Al César lo que es del César. De esto he hablado muchas veces a lo largo de los más de 30 años que llevo en esto de la comunicación.

No voy a entrar de nuevo en el asunto porque, aunque no está superado, me aburre. Lo que ahora más me llama la atención es que, en un entorno de absoluta transformación del ecosistema comunicativo global, en el que las nuevas tecnologías nos han introducido en un universo inconmensurable; en el que el modelo de negocio de los medios de comunicación se ha resistido hasta la mayor de sus crisis; y en el que el prescriptor/influenciador lo es por derecho propio y no por méritos y conocimiento… te sigan solicitando unos servicios caducos, inservibles y, a todas luces, ya inapropiados.

Señores, señoras, estamos en la era de la transparencia, de los contenidos, de las redes sociales, de la ausencia de fronteras, de la globalización, del mercadeo informativo, del (casi) todo vale… ¿qué hacen pidiendo un servicio del siglo XIX?

La comunicación es una herramienta de gestión empresarial de incalculable valor. De eso también hemos hablado en un montón de ocasiones. Dado su genuino valor transversal tanto en la sociedad como en las empresas, es norma general que del todo nos solamos quedar tan solo con una parte, considerando que la comunicación se reduce simplemente a enviar nuestros mensajes de forma unidireccional, como se hacía hace más de 40 años.

En comunicación, el universo de conocimiento, experiencia, herramientas, innovación, desarrollo, ética, etc. es infinito. Y, como tal, muy desconocido. Más aún ahora en el que las fronteras entre las herramientas tecnológicas, las aplicaciones, los contenidos, la publicidad, el marketing, la información y las ventas se han difuminado hasta puntos irreconocibles.

El concepto de comunicación dentro de las empresas o de las organizaciones no puede limitarse a una web o a una nota de prensa. La comunicación es una herramienta tan sofisticada, complicada, entreverada y especializada que requiere, y exige, de una gestión profesional adecuada y reconocida y extremadamente transversal.

Como todo conocimiento profesional, las tareas se pueden hacer mal, regular, bien o muy bien, y debemos decidir cuál va a ser nuestro posicionamiento al respecto: si solo queremos poner pequeños parches o si, por el contrario, la comunicación está en la base de nuestra consideración general. Según sea la elección en uno u otro sentido, estaremos hablando sobre cómo será nuestra política comunicativa, lo que es lo mismo que decir cómo es nuestra compañía.

Por lo general tendemos a olvidar que TODO COMUNICA, hasta el silencio. Muy a pesar de ciertas empresas y líderes, su silencio es un enorme grito sobre muchas consideraciones, entre otras la falta de transparencia. Y más a menudo se olvida que la comunicación no es un altavoz para contar lo que tú quieres contar, sino una conversación, con mensajes de ida y vuelta en la que el receptor ya no es sólo eso, un mero receptor, sino que se ha convertido en un consumidor-prescriptor (prosumidor), sujeto capaz de recibir el mensaje y a la vez interpretarlo, juzgarlo y difundirlo habiéndolo pasado además por un exhaustivo ejercicio de experiencia propia y de juicio popular.

Toda la maquinaria que está detrás de un proceso de comunicación, por mínimo que sea, es de una sofisticación que nadie puede imaginar hasta que no entra de lleno en sus múltiples engranajes. Decidir comunicar o no es una opción que entraña una enorme responsabilidad y un compromiso por parte de las empresas u organizaciones.

La comunicación es una filosofía empresarial; es una forma de ser y de estar en el entorno en el que nos movemos y a ella confluyen todas las acciones que llevan en el día a día las empresas: cómo es la marca, qué valores refleja, si los valores que reflejan son coherentes con lo que dice ser, los emails que escribe, la letra corporativa, los mensajes clave, cómo dialoga con sus públicos internos (los profesionales que trabajan en las compañías, accionistas, proveedores…) y cual es su nivel de interacción y transparencia con sus públicos externos (medios de comunicación, competencia, autoridades, legisladores…)

Solo una estrategia de comunicación profesional, pensada, coherente, inherente a toda la organización, abanderada por los máximos ejecutivos – como una obsesión incorruptible- es factible en una empresa que se defina como innovadora, profesional y sensata.

Para dar el siguiente paso en la consolidación de una reputación de marca, lo primero es el convencimiento de que la comunicación es y será, a partir de ahora, un elemento esencial en la organización. La comunicación no puede vivir de parches; de ser así, tiende a morirse, y generalmente con bastantes víctimas (negocio, reputación, credibilidad…)

En una sociedad en la que los consumidores lo quieren saber todo sobre las compañías a las que compran cualquier tipo de servicios, no se puede no comunicar. Y no se puede no gestionar profesionalmente esa comunicación a no ser que exista una clara decisión de permanecer en el lado oscuro.

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Las redacciones reciben diariamente decenas de notas de prensa sin hechos noticiables. Pero lo cierto es que ‘francotirar’ notas de prensa es tirarse piedras contra el tejado de uno mismo. Al final, la credibilidad que está en juego es la de quien envía la información. Por ello, el primer paso será determinar con honestidad si contamos con una información noticiable; que tenga lo que coloquialmente llamamos ‘gancho periodístico’. Si no fuera así, lo mejor que podemos hacer es desaconsejar esta acción.

Debemos tener en cuenta que nuestra información no interesará a todos los periodistas por igual, por lo que el segundo paso será identificar a aquellos públicos a los que realmente les pueda interesar nuestra información. En esta casa tenemos una máxima: nuestros clientes también son los periodistas, por lo que nos ponemos en su piel, tratamos de pensar como ellos y empleamos una buena segmentación como clave de la comunicación efectiva.

No hay que olvidar que la identificación de nuestros periodistas clave y la realización de una buena base de datos a la que enviar la información es solo el primer paso. A largo plazo el éxito se verá en traducido en la capacidad que hayamos tenido para cuidar esos contactos y generar una relación de confianza que se mantenga en el tiempo.

Una vez sepamos a quién puede interesar nuestra información, y hayamos recabado todos los datos necesarios, llega el momento de ponerse a escribir. Buscar la excelencia en la redacción no es negociable, como tampoco lo es el que seamos objetivos. Como afirmaba Rosa del Blanco en este mismo blog, “El tono de una nota de prensa debe ser objetivo ante todas las cosas, se deben incluir los hechos, datos, cifras, pero nunca adjetivos tipo: único en el mercado, maravillosa, estupendo, el mejor… Además, es necesario darle voz a la firma, ponerle cara, incluir citas que valoren la información de los responsables de la organización, pero que aporten valor, no que digan lo bueno y guapos que somos”.

La clave está en ser capaces de darle una estructura coherente a través de la cuál podamos plasmar en ella nuestros mensajes clave. La nota de prensa es una oportunidad de hacer llegar al público que queremos el mensaje que queremos. Por ello, el titular y el primer párrafo de la nota deberán recoger la esencia de la esta, la información más relevante.

Al final de la nota deberemos incluir, además de nuestros datos de contacto, el boilerplate con los datos básicos o información general actualizada de la compañía, lo que nos permitirá dar un contexto más amplio a los periodistas, así como dejar resueltas posibles dudas que les puedan surgir a la hora de trabajar la información (cuáles son las áreas de negocio de la compañía, número de empleados, datos de facturación, etc.).

Si además de todo lo anterior somos capaces de, sin mermar el valor periodístico del contenido, lograr nuestro texto posicione en los buscadores, mejor que mejor. Por último, no debemos olvidarnos de hacer una buena revisión y edición final del contenido. Lo suyo es volverlo a leer después de un rato para verlo con perspectiva. Además, sería ideal si algún compañero puede echarle también un vistazo, al final cuatro ojos siempre ven más que dos.

Pues ya tendríamos el borrador de nuestra nota de prensa. El siguiente paso sería consensuarlo con el cliente antes de cerrar la versión final. Su opinión siempre ha de tenerse en cuenta y puede darnos una visión diferente que aporte valor al contenido pero, ¡ojo! cuidado con perder la esencia de la nota y el objetivo periodístico. Tras su feedback, ahora sí, estaría todo listo para el envío, en el que siempre es aconsejable incluir alguna imagen relacionada con la información.

Por último, una recomendación: es importante que conozcamos cuáles son las expectativas del cliente con el envío de una nota de prensa, así como saber gestionarlas adecuadamente. Es nuestra responsabilidad explicarle y hacerle entender cómo funcionan los medios y qué garantías tenemos de que dicha nota se vea publicada.

No te pierdas el siguiente resumen. Espero que te resulte de utilidad y si te gusta, ¡compártela!

Imagen: Austin Distel / Unsplash

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La mayoría de las consultoras y consultores que formamos el equipo somos periodistas de formación, y hemos pasado una temporada más o menos larga en la trinchera de las redacciones. Por lo tanto, conocemos bien el trabajo del periodista y, sobre todo, entendemos su día a día.

Es esta cercanía la que nos permite empatizar con los periodistas, mucho más cuando su día a día apenas les permite despegar los ojos de la pantalla y los dedos del teclado. Sabemos identificar sus necesidades y facilitarles la vida en todo lo que esté en nuestras manos.

Otro de nuestros fuertes es el tener la capacidad de establecer una relación de tú a tú con nuestros clientes, en la que nos convertimos en sus asesores estratégicos y que nos permite aconsejarles con sinceridad y sin tapujos.

Ahora que arrancamos el último trimestre del año, queremos traerte algunos consejos que son útiles a la hora de preparar con éxito un evento de prensa. Son recomendaciones que hemos puesto en común después de años y años de organizar innumerables eventos de prensa de todo tipo, y que nos han ayudado a aprender de nuestros errores.

– OJO CRÍTICO. ¿Vas a aportar valor? Si tu cliente ha renovado el mobiliario de la oficina, o ha actualizado su web, quizás no sea lo suficientemente noticioso como para convocar a los medios.

– PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN. Coordinación y seguimiento constante, prepara una agenda de trabajo con plazos concretos y actualízala a diario.

– NADA DE BOMBARDEOS. Prepara convocatorias selectivas y cuidadosas, habla personalmente con los periodistas para asegurarte de que son quienes deben cubrir ese tema específico.

– ADAPTA EL ESPACIO Y EL FORMATO AL CONTENIDO. Es importante que haya coherencia entre lo que se va a contar, quién lo cuenta y la forma en la que se cuenta.

– NO DEJES NINGÚN CABO SUELTO. Puede haber cambios hasta el último minuto, asegúrate de estar al tanto.

– ATENCIÓN A LOS DETALLES. No dejes nada al azar, desde revisar los materiales hasta probar los micrófonos/proyectores.

– ANALIZA LOS RESULTADOS. Te ayudará a medir el impacto de los eventos de prensa y a seguir mejorando.

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Si sentamos a un cliente ante un periodista del que no sabe nada y al periodista ante un experto del que no cuenta con la más mínima información, tenemos muchas posibilidades de que prenda la mecha… de una bomba de relojería. Llamadme puntillosa, pero a mí estas cosas me ponen muy tensa.

Nosotros en Silvia Albert in company no damos un paso en ninguna dirección sin elaborar lo que los ingleses llaman briefing. Hay muchos tipos de briefing, sobre todo en el mundo publicitario. Pero en este caso nos referimos a la elaboración de un informe detallado sobre la entrevista o reunión con medios que se va a llevar a cabo con un cliente. Y en la mayoría de esos briefings no puede faltar:

• Información sobre el periodista: conviene incluir, además de una pequeña bio, los temas sobre los que escribe o le interesan.
• Información sobre el medio de comunicación: algo de historia del medio en el que trabaja el periodista, línea editorial si la tiene (o principales accionistas) y temáticas más recurrentes.
• Lugar y fecha: obviamente es imprescindible y no hay nada más que añadir como argumento.
• Datos prácticos sobre el encuentro: formato, si es on u off the récord, si va a asistir o no un fotógrafo…
• Objetivos: qué quiere conseguir el cliente con ese encuentro o entrevista. Siempre que se convoque una reunión con medios, hay que tener claro qué se persigue.
• Temáticas: Sobre qué temas se hablará en la entrevista, cuáles están vetados (si los hay) y una previsión de las temáticas que, sin estar pactadas, podrían surgir en el transcurso de la conversación. A veces se elabora también cuestionarios ad hoc para ayudar al cliente a prepararse.

Por último, aplicamos el ‘y viceversa’: como explicó nuestra compañera Cristina en un post hace algún tiempo, también es muy importante mandar al periodista toda la información que pueda ayudarle a sacar el máximo provecho del encuentro.

(Imágenes: Pixabay)

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Marzo de 2016. Mucha experiencia en el camino, desde lo más feo a lo más maravilloso: la amistad, la de verdad. Clientes que han recorrido con nosotros el camino, muy seguros del acompañamiento. Otros que han querido unirse en el transcurso y otros que han buscado otras aguas, más calmadas o más fuerte.

Son 17 años en los que no somos mucho de lo que fuimos y en los que hemos aprendido a ser mucho de lo que somos. Me siento muy orgullosa.

Quizás esté hablando demasiado desde el corazón y muchos pensarán que en los negocios no caben los sentimientos. No estoy de acuerdo. En esto, tampoco. Más de la mitad de estos 17 años los hemos vivido por y para la empresa que, al fin y al cabo, son muchas las horas que le hemos dedicado, tanto para alimentar el buche como, también, el entendimiento. Porque de entendimiento y aprendizaje trata este negocio.

Cada año por estas fechas hablo de orgullo, de fuerza, de celebración, de los que están y de los que se fueron. Como hoy. Cada año, por nuestro cumpleaños, hablamos de esto de ser micro empresa en un país de pelotazos, corrupción y amiguismo. Hablamos de lo duro que ha sido y lo difícil, pero también de lo gratificante y satisfactorio que es aportar un micro grano de arena en la playa de la economía de este país. Que como nosotros hay muchísimos. Para ellos también nuestro reconocimiento.

En estos 17 años lo que tenemos son cientos de amigos, compañeros y clientes que hacen que todo este esfuerzo merezca la pena. Aquí hay mucho de trabajo en equipo, de innovación, de estrategia, de compañerismo, de información, de comunicación, de talento, de profesionalidad, de pasión, de compromiso, de creatividad y si, por qué no, de diversión.

No estamos con el pavo, ¡qué va! Tenemos una adolescencia muy sensata y centrada. No hemos perdido el norte, ni nos han vuelto locas las hormonas del crecimiento. Pero todo ello no quiere decir que no tengamos la vitalidad de un joven y la energía que nos da el tiempo transcurrido, la experiencia vivida y las ganas por hacer más y mejor.

Gracias a todos los que nos habéis acompañado durante todos estos años. Al sector que nos ha reservado ese espacio de admiración y respeto; a los clientes que siguen disfrutando y aprendiendo a nuestro lado; a los amigos, que siempre tienen un gesto de cariño y de apoyo. Y al equipo, a todos y cada uno de sus miembros que hacen que merezca la pena levantarte cada día y decir ¡a por ello! Muchas felicidades Rosa Matías, Natalia Martín, Gabriel Navarro, Rosa del Blanco, Cristina Rubio, Joan Espuny, Carlos Balaguer, Agustina Barbaresi, Oliver Serrano, Marta Ruiz, Mónica Bernado… Y muchos años más.

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Es cierto que, cuando pretendes dar el salto a tu siguiente responsabilidad en una agencia, el desarrollo de negocio es una variable muy importante y muy mal vista, en general, por los profesionales que se dedican a este noble pero desconocido oficio de la asesoría. Definir estrategias, establecer un plan de acción, escribir discursos o fijar posiciones ante una crisis es la parte más luminosa de esta tarea.

Convencer con tus propuestas, negociar condiciones, fidelizar clientes o abrir nuevos servicios es harina de otro costal. Ni en las universidades ni en las empresas se enseña a afrontar este tipo de tareas que son vitales para el mantenimiento del negocio y lo peor es que no existe esa preocupación en ninguna de las agencias que conozco (que son muchas). El desarrollo de negocio es una tarea de equipo y el éxito depende, en la mayoría de los casos, de que cada uno aporte a esa tarea lo que mejor sabe hacer.

Jack Vincent es un profesional de la venta que pasó la semana por nuestras oficinas para explicarnos la idea de que “una venta es una historia de amor”. Frente al enfoque tradicional, Jack apuesta por “ligarse” al cliente por el lado emocional, utilizando herramientas de coaching (preguntas poderosas) y apelando a la inteligencia emocional.  Sugerente charla y excitantes conclusiones para afrontar el desarrollo de negocio sin pudor o procrastinaciones, viendo en esta habilidad una oportunidad y no una pesada carga.

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Antes de una entrevista, encuentro off the record, incluso una colaboración por cuestionario, o llamada telefónica, es necesario ofrecer una información background tanto a cliente como periodista para canalizar bien los mensajes. Necesitamos identificar un buen portavoz para ofrecer información relevante al periodista y que a su vez él identifica correctamente la filosofía y los valores de su empresa.

Nuestra gestión se divide en dos. Por una parte, debemos proveer al cliente con una biografía del periodista con el que va a colaborar, información sobre el medio para el que trabaja para escoger el tono (más técnico o genérico) que mejor se adapte a las características del canal, mensajes clave para lograr una publicación acorde con nuestros intereses… Además, la actualidad puede marcar el desarrollo de nuevas preguntas que el cliente no espera pero que la agencia debe tener en cuenta a la hora de la elaboración de un buen cuestionario modelo que ayude en la preparación del encuentro. Por otra parte, debemos guiar al periodista con los temas de los que puede hablar el portavoz. Hay que destacar su perfil de experto en una determinada materia acotando los temas que como estrategas buscamos que se distingan y evitar así preguntas que nuestro cliente no esté preparado a responder.

Ser un cupido de la comunicación no es fácil. Mediar con ambas partes y conseguir fortalecer y estrechar lazos entre ellos es una ardua actividad que se ejecuta diariamente en la mayoría de las agencias de comunicación. Es más, esta tarea se posiciona entre los primeros objetivos de comunicación de una buena estrategia con medios: fomentar una relación fluida a largo plazo con periodistas clave, abrir nuevos contactos y cuidar los ya abiertos. Al final todo suma. Como por ejemplo, podremos conseguir que el periodista nos contacte para verificar o contrastar una información que se haya filtrado por otra fuente y ser reactivos en nuestra gestión.

Debemos conseguir que nuestros portavoces ofrezcan un valor añadido al periodista para que se cree un vínculo profesional de confianza y lograr una relación beneficiosa para todas las partes. En este sentido y para acabar con una frase dadas las fechas, el dramaturgo español Jacinto Benavente decía que el verdadero amor no se conoce por lo que se exige, sino por lo que se ofrece. Así que tomemos nota y equiparémoslo al mundo de las relaciones públicas.

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