Vivimos días de incertidumbre total y la realidad es que en el sector de la comunicación, como en tantos otros, nos espera un futuro incierto, retador y para el que, como decía Silvia Albert, “no nos queda más remedio que ser flexibles, abiertos y cuestionarnos hasta el infinito. Lo que ayer valía puede que ya no valga hoy. Nuestros criterios de ubicación, modelos de trabajo, reporting, atención al cliente, audiencias, consumidores… están sufriendo la misma transformación que nosotros mismos por lo que es urgente y vital salirnos de la caja”.
Desde que empezó el confinamiento en el mes de marzo ha cambiado la forma en la que vivimos, en la que nos relacionamos con otras personas y en la que trabajamos; y, como no podía ser de otra forma, también ha cambiado la forma en la que las empresas se relacionan con los medios de comunicación, convirtiéndose en algo cotidiano la realización de entrevistas telefónicas o virtuales. Hoy vamos a hablar de las entrevistas telefónicas.
Como casi todo, este formato de entrevista tiene sus pros y sus contras. Entre las desventajas está el no poder ver al periodista que va a realizar la entrevista ni recibir las señales que nos puedan llegar de su lenguaje corporal, lo que puede aumentar la posibilidad de malentendidos. Como punto positivo está la posibilidad de grabar la conversación, para tener un cierto respaldo, siempre, lógicamente, preguntando antes al periodista.
Preparación de la entrevista telefónica
Antes de la entrevista es importante llevar a cabo una buena preparación que nos permita afrontar la entrevista con confianza. Para ello, es recomendable la elaboración de un pequeño guion o briefing en el que además de los datos clave (fecha, hora, etc.) y del perfil del periodista y del medio, se recoja un argumentario específico y aquellos mensajes clave en los que más nos interesará incidir.
Otro aspecto importante es el ser capaces de sustentar la información con datos que hayamos identificado e incluido previamente en nuestro ‘guion’. No debemos quedarnos solo en la ‘literatura’. Es importante que tengamos la capacidad de preparar la entrevista con información bien estructurada y que sea noticiable y de interés para el periodista. Si además podemos ofrecerle comparativas y/o ejemplos concretos, mejor que mejor; seguro que lo agradecerá.
¿Qué debemos tener en cuenta sobre el periodista?
Es importante contemplar que, en muchos casos, el periodista no suele conocer todo lo bien que nos gustaría ni la compañía ni el perfil del entrevistado. A pesar de haber recibido información previa al respecto, es probable que no haya podido prepararse en este sentido por falta de tiempo. Tengamos en cuenta que su objetivo es aportar información de valor a sus lectores, no la promoción del entrevistado ni la de la compañía para la que trabaja. Por todo ello, es importante que sea el propio entrevistado el que trate siempre de dirigir la entrevista y, en la medida de lo posible, lleve siempre al periodista a su terreno. Liderar la conversación será clave a la hora de poner en valor nuestros mensajes y conseguir el titular que nos gustaría ver publicado.
Teniendo todo esto en cuenta, cuáles podrían ser unas buenas recomendaciones para preparar una entrevista telefónica:
Antes de la entrevista telefónica:
- Buscar una zona con buena cobertura en la que nos sintamos cómodos
- Dedicar unos minutos a repasar con cierto ‘cariño’ el briefing que se haya preparado previamente
- Decidir qué titular nos gustaría ver publicado para insistir en ese mensaje durante la entrevista
- Preparar algunos ejemplos que ayuden al periodista a comprender mejor el tema o temas a tratar
- Ser consciente de que se habla en nombre la compañía, en ningún caso a título personal ni en nombre propio, y sólo de aquellos temas que estén dentro de su ámbito de actuación dentro de la propia organización
- Recordar que todo lo que se diga puede ser grabado/publicado
Durante la entrevista telefónica:
- Mantenerse concentrado al 100% en la llamada. No hacer ninguna otra actividad; es importante abstraerse de todo lo demás
- Vocalizar bien y hablar de manera pausada. Si es posible, de pie. De esta forma se trasmite seguridad y autoridad
- Gesticular durante la conversación y enfatizar enfoques interesantes, del mismo modo que lo haríamos si la entrevista fuera presencial
- Contestar a las preguntas con seguridad, de forma clara y sin irse por las ramas. Al grano.
- No apresurarse en las respuestas. Es importante explicarse bien y asegurarse de que te están entendiendo
- Utilizar frases cortas y directas (sujeto + verbo + predicado)
- Incluir los mensajes clave siempre que sea posible.
- Dar un titular: insistir en el mensaje principal que se quiere destacar
Por último y por obvio que sea, es crucial no pegarnos un tiro en el pie; es decir, es importante estar completamente mentalizado de no decir nada que no se quiera ver nunca publicado y no sacar ningún tema del que no queramos que se hable. Otro aspecto a tener en cuenta es el de evitar llenar silencios. Si algo no se sabe, reconocerlo, e indicar que se consultará y enviará posteriormente la información oportuna.
Además, nos pregunten lo que nos pregunten siempre deberemos contestar con amabilidad, en ningún caso adoptar una actitud defensiva, y con toda la profesionalidad del mundo.
Como decía nuestro compañero Fernando Martínez Badás en uno de sus posts, las relaciones de comunicación se transforman y solo el tiempo dirá cuántas de las transformaciones introducidas por el coronavirus serán temporales y cuáles llegarán para quedarse. Lo importante es aprender de cada una de ellas y tener la flexibilidad y apertura de mente suficiente como para poder afrontar cualquier situación con la misma naturalidad con la que lo hacíamos antes de la pandemia.
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