Empecemos por el principio ¿Qué entendemos por formación de portavoces?

La formación de portavoces es un proceso diseñado para enseñar a los representantes de una organización a comunicarse de manera efectiva y coherente en diferentes situaciones y ante los diversos públicos a los que se va a tener que enfrentar.

Este tipo de formación se enfoca en desarrollar las habilidades de comunicación verbal y no verbal, así como en proporcionar conocimientos específicos sobre el funcionamiento de los medios de comunicación y las estrategias de la comunicación corporativa.

Durante una formación de portavoces, los participantes conocerán de primera mano cómo funcionan los procesos comunicativos con los diferentes públicos  y recibirán instrucciones sobre cómo estructurar y presentar sus mensajes clave, cómo manejar entrevistas y comparecencias ante los medios de comunicación o ante sus públicos objetivo, cómo responder a preguntas difíciles o delicadas (dentro y fuera de la organización), y cómo adaptar su comunicación a diferentes audiencias y plataformas mediáticas.

¿Quiénes deben hacer una formación de portavoces?

La formación de portavoces está indicada para una amplia variedad de profesionales dentro de las organizaciones con un denominador común: necesitan comunicarse de manera efectiva con los diferentes públicos. Algunos de los receptores de este tipo de formación, dentro de las organizaciones, son:

Directivos y líderes empresariales

Los altos directivos de una empresa suelen actuar como portavoces en eventos corporativos, en entrevistas con medios de comunicación y en comunicaciones internas de las organizaciones. La formación de portavoces les ayuda a desarrollar habilidades de comunicación sólidas y a transmitir mensajes clave de manera efectiva y eficaz.

Profesionales de relaciones públicas y comunicación

Los responsables de la comunicación corporativa y las relaciones públicas necesitan también estar preparados para representar a su organización ante los medios de comunicación, los inversores, los clientes y otros públicos clave. La formación de portavoces les proporciona las habilidades necesarias para gestionar estas interacciones de manera eficaz.

Expertos y/o especialistas

En ocasiones se requiere que expertos en áreas técnicas y/o especializadas actúen como portavoces en nombre de la organización para explicar temas complejos o responder a preguntas detalladas sobre un tema específico. La formación de portavoces les ayuda a comunicar su experiencia de manera clara y accesible para el público general.

Cuáles son las claves de una buena formación de portavoces

Evaluación de necesidades y personalización a medida

Una buena formación de portavoces debe adaptarse a las necesidades específicas de la organización y de los participantes y nunca responder a un modelo estándar y homogéneo sea cual sea el portavoz a formar. Esto implica conocer muy bien la empresa,  tener en cuenta el sector de actividad, su cultura organizacional, los desafíos comunicativos a los que se enfrenta, los riesgos reputacionales que pueden tener que enfrentar y el nivel de experiencia y habilidades de los portavoces.

Por ello es importante identificar previamente cuáles son los objetivos de la formación, analizar las habilidades y conocimientos previos de los participantes y evaluar las áreas de mejoras y los desafíos a los que se pueden enfrentar. Con toda esta información se puede diseñar un programa personalizado y a medida con una definición previa de los temas a cubrir y los objetivos de aprendizaje a alcanzar, seleccionar las metodologías y recursos de aprendizaje que mejor se adapten a sus necesidades, adaptando así el programa, lo más posible, a las necesidades y características concretas de los participantes.

Información teórica pero con un enfoque siempre práctico

La formación teórica no puede faltar pero el enfoque de la formación siempre debe ser práctico. Una introducción a los conceptos básicos de la comunicación corporativa y a la gestión de portavoces, explicando las estrategias de comunicación clave y las mejores prácticas para representar a la organización, para posteriormente hacer ejercicios de simulacro de encuentros con medios, entrevistas o comparecencias públicas, lo más reales posibles, que ayuden a identificar los puntos débiles que deben mejorarse.

Es importante que estos ejercicios prácticos se repitan tras la formación, para poder poner en práctica los conceptos aprendidos. Estas prácticas permitirán mejorar la confianza y la habilidad para desenvolverse en situaciones reales.

Además, no hay olvidar que vivimos en una era plenamente digital, por ello es fundamental que la formación de portavoces incluya la integración de herramientas y plataformas tecnológicas relevantes para la comunicación corporativa, como las redes sociales, los medios digitales y las plataformas de videoconferencia.

Feedforward o feedback constructivo

La retroalimentación es clave para el desarrollo de las habilidades de comunicación. Los formadores deben proporcionar comentarios específicos y constructivos sobre el desempeño de los participantes, destacando sus fortalezas y señalando áreas de mejora.

Una buena comunicación de retroalimentación individualizada sobre el desempeño de los participantes, analizar detalladamente los videos y las grabaciones de las prácticas para identificar áreas de mejora y evaluar la efectividad de la formación o hacer los ajustes necesarios son aspectos clave.

Seguimiento y actualización continua

Una formación de portavoces efectiva debe ser dinámica y adaptarse a los cambios en las tendencias de comunicación y en las expectativas del público. Es importante hacer un seguimiento periódico para evaluar el impacto de la formación en el desempeño de los portavoces en situaciones reales y, también, un apoyo continuo para resolver dudas y proporcionar orientación adicional.

¿Y cuáles son las ventajas?

Mejora de la imagen corporativa

Un buen portavoz es una gran tarjeta de presentación. Para ello, una formación de portavoces efectiva ayuda a garantizar que los representantes de la empresa transmitan mensajes coherentes y alineados con la identidad y los valores de la organización, lo que contribuye a fortalecer su imagen y reputación.

Desarrollo de habilidades

Los portavoces aprenderán técnicas para estructurar los mensajes de manera efectiva, aprendiendo a adaptar  la comunicación a las diferentes audiencias y a los distintos canales, manejando incluso situaciones de comunicación difíciles o imprevistas. Al estar mejor preparados, los portavoces tendrán mayor confianza en sí mismos y en su capacidad para representar a la organización o marca para la que trabajan, lo que se traducirá en una mayor credibilidad ante el público y los medios de comunicación.

Gestión eficiente en situaciones de crisis

Una formación de portavoces bien diseñada incluye estrategias y técnicas para manejar situaciones de crisis de manera adecuada y efectiva, lo que permitirá a la organización responder de manera rápida y coherente ante eventos imprevistos que puedan afectar a la reputación de la organización.

Optimización de recursos

Al contar con portavoces bien preparados, la empresa puede optimizar el tiempo y los recursos dedicados a la comunicación, evitando malentendidos y asegurando que los mensajes clave se transmitan de manera eficiente y efectiva.

Protección de la reputación de la organización

Actuar como portavoz conlleva una gran responsabilidad ya que tus palabras y acciones pueden tener un impacto significativo en la reputación de la organización. La formación de portavoces ayuda a evitar errores costosos y a proteger la reputación de tu organización al proporcionar las habilidades y el conocimiento necesarios para comunicar de manera ética y profesional.

En resumen, una buena formación de portavoces es esencial para garantizar que los representantes de tu organización sepan transmitir de forma adecuada los mensajes a los medios de comunicación y su audiencia. Es importante invertir en el desarrollo de habilidades de comunicación, con ello se fortalecerá la imagen y la reputación de la organización, mejorará la capacidad para enfrentar crisis y situaciones difíciles, y establecerá relaciones sólidas y eficaces con los diferentes públicos.

Nuestra experiencia a lo largo de 25 años nos demuestra que un portavoz bien formado es una garantía de éxito.

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Pocas sensaciones se pueden equiparar a la adrenalina de coger una ola. Y pocos símiles encajan tan bien con la información y la comunicación. De igual modo que un surfista debe entrenar la habilidad de leer el mar, los periodistas tenemos el deber de comprender la agenda mediática, calibrar el contexto y decidir cuándo remar; y —seamos honestos— disfrutar del inmenso placer que otorga subirse a la ola informativa.

La frase de Gilmore remata: “Mientras sonrías, lo estás haciendo bien”. Para nosotros esa sonrisa atestigua la satisfacción de llegar con el tema adecuado, en el momento oportuno.

Lo mismo ocurre cuando los creadores de contenido logran surfear la actualidad: se convierten en trending topic. Pensemos en el divulgador financiero que explica en 90 segundos una decisión de tipos de interés y encadena miles de interacciones; en la analista que descompone una fusión empresarial en un carrusel de LinkedIn y logra ser citada por medios; o en el tecnólogo que, a golpe de hilo, hace accesible un paper complejo y, de pronto, marca la agenda de la jornada. Todo ellos tienen en común timing, lectura fina del contexto, una propuesta clara de valor y una narrativa periodística —no promocional— que aporta comprensión inmediata al lector ávido de ese tipo de contenido.

Como comunicadores, con los contenidos que curamos para nuestros portavoces tenemos mucho que aprender de los surfistas y de los creadores de contenido para Redes Sociales. Porque la maestría está, insisto, en surfear la ola informativa y no acabar centrifugados y chapoteando. Eso exige una estrategia para aproximar la consultoría en comunicación —para los portavoces que representamos ante los medios— al periodismo. Debemos incorporar rutinas periodísticas al plan de posicionamiento de portavoces y marcas, convirtiéndolos en expertos en una materia. El consabido liderazgo de opinión. Y debemos hacerlo, además, siendo estratégicos, conociendo y anticipando la agenda mediática y previendo, en definitiva, qué tema será el próximo trending topic. No hay nada como aportar a los periodistas una opinión experta en el momento preciso. Estar en el tema adecuado.

Como avanzaba, hay mucho de olfato periodístico en este arte de emplazar aquella cita textual que convierte a nuestro portavoz en el experto protagonista de un artículo. Hay mucho de oficio. También juega a nuestro favor la serendipia. Pero, ante todo, está la planificación.

El método para no chapotear

Planificar no es encerrar a un portavoz en un guión rígido; es dotarlo de un ecosistema fértil para que su criterio sobresalga cuando la ola llega.

• Territorios temáticos definidos: tener claros los ámbitos de autoridad de cada portavoz —aquello sobre lo que puede hablar con solvencia y con datos—. Sin territorio, no hay legitimidad; sin legitimidad, no hay cita.
• Radar de agenda: anticipar momentos clave informativos en los que un acontecimiento de actualidad puede desencadenar un apetito periodístico por conocimiento experto. Para eso, debemos leer prensa. Y mucha. Hemeroteca, newsletters, alertas, conferencias sectoriales, etc.
• Mapa de stakeholders: estar en contacto y enterados de los movimientos de los stakeholders de nuestras áreas, especialmente aquellos que tengan capacidad para influir directamente en el sector de nuestra marca y portavoz.
• Biblioteca de criterios: curar contenidos relevantes, fichas, datos y comparativas que permitan responder con precisión. Si el texto no es periodístico y no está hecho por y para periodistas, está condenado a la irrelevancia. Es aquí donde conviene plantarse ante la proliferación de copywriters que usan lenguajes promocionales y de autobombo, destrozando un texto.
• Citas preparadas, no prefabricadas: trabajar declaraciones de fondo —con matiz y contexto— listas para afinar en el minuto oportuno, sin caer en eslóganes huecos.
• Protocolos de velocidad: quién valida, cómo, en qué ventanas horarias, con qué formatos y anexos —biografías, datos, imágenes—. La rapidez no está reñida con el rigor si hay método.

Además de todo lo anterior, no tirar la toalla: hay que tener la capacidad para darle una segunda vida a nuestro contenido si es que la actualidad lo dicta. La ola no siempre se toma a la primera remada.

Surfeando en primera persona

 Veamos dos casos prácticos recientes en curación de contenidos financieros para los colegas de la prensa. El rally de los metales preciosos que hemos experimentado desde el verano y ha llenado páginas y páginas en los medios económicos, nos brindó una oportunidad de oro (nunca mejor dicho). Contábamos con dos análisis de fondo, de enfoque largoplacista, firmados por dos portavoces. Les dimos una primera y una segunda vida: encuadramos titulares, actualizamos datos, ajustamos la perspectiva —riesgos, correlaciones, drivers macro— y conseguimos emplazar a los portavoces en artículos periodísticos de profundidad durante más de una semana, en piezas explicativas y en análisis de cierre de sesión. Logramos para ellos y para la marca protagonizar la actualidad en ese período. Surfeamos la ola. Y lo hicimos sonriendo.

El culebrón bancario veraniego entre Torres y Oliu (BBVA-Sabadell) ha brindado a los consultores en comunicación otro momentum sostenido en el tiempo para aportar voces expertas que proporcionen profundidad a los periodistas. Sin entrar en ‘jardines’ que pongan en riesgo la reputación del portavoz o la marca, las derivadas y la proyección que este hecho tiene para la industria bancaria europea —consolidación, competencia, gobernanza, regulación, eficiencia tecnológica, impacto territorial— nos sirven en bandeja un crisol temático en el que poder hacernos fuertes como voces expertas. A través de tribunas de opinión bien ancladas en datos, de backgrounds que ordenan las claves y de una lectura fina de la actualidad, también hemos logrado notoriedad para varias de las compañías que asesoramos en comma. La clave no fue llegar primero, sino llegar con criterio y sostener el pulso informativo varias jornadas, modulando el ángulo según evolucionaban los hechos.

El círculo virtuoso: del portavoz al medio, y vuelta

La recompensa a todo nuestro esfuerzo es la gratitud del portavoz y de la marca; el reconocimiento a nuestra labor de consultores; y la generación de un círculo virtuoso en el que nos ganamos la confianza de las personas que asesoramos. Nos escuchan cuando les subrayamos la importancia de un tema que está en la agenda de los medios en España; contamos con buenos contenidos, de calidad; los curamos para que se adapten al lenguaje periodístico.

Este efecto en cadena sigue cuando el periodista recibe ese análisis de calidad justo cuando la necesita, porque le aporta valor y enriquece su artículo. Nos convertimos en una fuente fiable, constante —nutrimos a la red de periodistas con quienes mantenemos relaciones de forma periódica de información útil, no solo notas de prensa promocionales— y generamos una relación con periodistas y medios basada, de nuevo, en la confianza. La señal inequívoca de que estamos cabalgando las olas, a caballo de la tendencia informativa, es esa llamada que llega del otro lado: “¿Me podéis gestionar una declaración de vuestro portavoz en exclusiva para mi tema?”. Kick flip en la cresta.

Aprendizajes

Todo lo anterior nos deja unas lecciones aplicadas a la comunicación corporativa y al posicionamiento de los portavoces:

• Aportar en el momento preciso, con el tema adecuado.
• Definir territorios de autoridad: sin perímetro temático no hay liderazgo de opinión.
• Vigilar la agenda con método: lectura diaria y análisis comparado, no consumo pasivo.
• Curar contenidos periodísticos: datos, contexto, matiz; cero autobombo.
• Preparar citas útiles: breves, claras, verificables, con una idea por frase.
• Construir un radar de stakeholders: saber quién mueve ficha, cuándo y por qué.
• Sostener el momentum: iterar ángulos y actualizar piezas —primera y segunda vida—.
• Acordar protocolos de velocidad y control: rapidez con criterio.
• Medir y aprender: qué funcionó, qué faltó, qué se puede mejorar.
• Cuidar la relación: aportar incluso cuando no hay nota de prensa; ser fuente, no altavoz.

Surfear una ola no es vencer al mar; es entenderlo. En comunicación ocurre lo mismo: no se trata de forzar la realidad para que cuadre con nuestro titular, sino de leer la corriente informativa, elegir la ola que nos corresponde y acompañarla con el porte y el criterio de quien sabe dónde está su sitio. Lo decía Gilmore —y conviene recordarlo—: hay un millón de formas de hacerlo y, si sonríes, lo estás haciendo bien. Sonreír, en nuestro oficio, no es frivolidad: es la expresión serena de un trabajo invisible que reúne oficio, olfato, serendipia y planificación. Cuando esas cuatro piezas encajan, el portavoz no chapotea; lidera. Y la marca no grita; explica. Ese es el tipo de reputación que se gana ola a ola, artículo a artículo, relación a relación.

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¿Cuáles son las claves para ser un buen comunicador?

1. Practica la escucha activa

Empecemos por uno de los aspectos más importantes de la comunicación efectiva que es, sin duda, la capacidad de escuchar de forma activaescuchar de forma activa. Para ser un buen comunicador no sólo deberás prestar atención a las palabras de tu interlocutor, sino también a sus gestos, sus expresiones faciales y el tono de su voz.

La escucha activa te ayudará a procesar el mensaje correctamente y a responder de manera apropiada; con ella demostrarás a tu interlocutor respeto e interés sobre lo que te está transmitiendo.

2. Demuestra empatía hacía tu interlocutor

La empatía es fundamental para establecer conexiones con tu interlocutor. Trata siempre de ponerte en su lugar y comprender sus sentimientos, necesidades y preocupaciones. Esto te permitirá adaptar tu comunicación para satisfacer las necesidades de tu interlocutor y construir así relaciones basadas en la confianza y la comprensión mutua.

3. Conoce a tu interlocutor o a tu público

Entender previamente a tu público o a tu interlocutor es crucial para adaptar tu mensaje de manera efectiva. Investiga y conoce a tu público objetivo, incluyendo sus intereses, valores y puntos de vista. Utiliza este conocimiento para personalizar tu comunicación y hacer que tu mensaje sea relevante y significativo para ellos.

4. Sé claro y conciso en tus mensajes

Otra clave para ser un buen comunicador y que tu comunicación sea efectiva es la claridad y concisión en tus mensajes. Organiza tus ideas de forma lógica y transmite tu mensaje de manera directa y fácil de entender. Evita el uso de jerga innecesaria o palabras complicadas que puedan confundir a tu interlocutor. Y recuerda que menos es más cuando se trata de comunicación; trata de expresar tus ideas de la manera más simple y breve posible.

5. No te olvides de ser auténtico

La autenticidad en tus mensajes y en tu forma de transmitirlos te ayudará a generar confianza y credibilidad. Sé honesto contigo mismo y con los demás, y comunica tus pensamientos y sentimientos de manera sincera y genuina. Y evita siempre la falsedad o la manipulación en tu comunicación.

6. Flexibilidad siempre

Para ser un buen comunicador tendrás que ser capaz de adaptarte a diferentes situaciones y personas. Deberás ser flexible para ajustar tu estilo de comunicación según el contexto y las necesidades de tu interlocutor y, en ocasiones, estos implicarán cambiar tu tono, lenguaje o enfoque para garantizar que tu mensaje sea comprendido y bien recibido.

7. Gestiona las emociones

La gestión de las emociones es esencial para mantener la calma y la compostura durante las interacciones comunicativas. Aprende a reconocer y gestionar tus propias emociones, así como a lidiar con las emociones de los demás de manera empática y constructiva. Mantén la calma bajo presión y evita reaccionar de manera impulsiva o agresiva en situaciones conflictivas.

8. Practica constantemente

Como cualquier habilidad, aprenderás a ser un buen comunicador con la práctica y la retroalimentación. Busca oportunidades para practicar tus habilidades comunicativas en diferentes contextos y con diferentes interlocutores o públicos.

9. Aprendizaje continuo

Para ser un buen comunicador debes estar siempre en proceso de aprendizaje continuo, abierto a nuevas ideas y perspectivas y buscando oportunidades para expandir y mejorar tus habilidades de comunicación. Un buen feedback de tus prácticas te ayudará a identificar áreas de mejora y trabajar en ellas de manera efectiva

10. Confía en ti

La confianza en uno mismo es fundamental para comunicarse de manera efectiva y ser un buen comunicador. Confía en tus habilidades y conocimientos, y transmite esa confianza a través de tu lenguaje corporal, tono de voz y expresión facial. La confianza te ayuda a proyectar seguridad y credibilidad en tus interacciones, lo que facilita la conexión con tu audiencia.

En resumen, ser un buen comunicador requiere una combinación de habilidades técnicas, emocionales y sociales. Desde la escucha activa hasta la autenticidad y la flexibilidad, cada una de ellas contribuirá a que tu comunicación sea más efectiva. Si estás habilidades las prácticas y desarrollas, sin duda mejorarás tu capacidad de comunicación en cualquier situación y lograrás establecer relaciones más sólidas y exitosas en tu vida personal y profesional.

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Sin tener esto claro no será posible lograr una comunicación efectiva. Sin embargo, si estamos seguros de qué queremos conseguir y tenemos en cuenta los siguientes puntos, seguro que será mucho más fácil:

La mejor improvisación es una buena preparación

La improvisación no tiene cabida en la comunicación estratégica. Nunca te pongas delante de un periodista sin tener claro de qué quiere hablar él y de qué quieres hablar tú. Lleva un argumentario contigo, interioriza tus mensajes clave y no intentes dar más de tres. Éstos, trata de reiterarlos a lo largo de la comparecencia.

Escucha con atención, piensa y después, responde

Un error habitual es estar pensando en lo que queremos contar en lugar de escuchar con atención qué nos están preguntando. El subconsciente, cuando estamos ante un periodista, nos puede traicionar. Escucha atentamente cuál es la pregunta, decide cuál es el mensaje clave dentro de esa pregunta y responde con seguridad.

No dejes que los demás hablen por ti

Siempre hay que llevar la iniciativa. Dirige tú la entrevista o el encuentro; lidera la conversación. No entres en temas que no quieras entrar y lleva la conversación a tu terreno, hacia lo que realmente es interesante para tu organización. Cuanto más controlemos el mensaje y menos dejemos a la interpretación del periodista, más fácil será dirigir una conversación.

Colocar el mensaje es lo prioritario

Antes de ponerte delante de un periodista es importante que hagas el ejercicio de pensar el titular que te gustaría leer al día siguiente en los medios. Este titular debe resumir de forma clara y directa nuestro mensaje, para lo que es esencial emplear frases cortas y sencillas: sujeto, verbo y predicado.

Repite tu mensaje

Siempre que tengas ocasión, repite tu mensaje y emplea diferentes argumentos que te permitan enfatizar lo más importante de lo que quieres transmitir. No dudes en reenfocar algunas preguntas para poder contextualizar el mensaje. La clave está en saber redirigirlas hacia tus intereses. Una buena preparación previa y tener muy interiorizados los mensajes, siempre será de ayuda. No dudes en ayudarte de ejemplos para hacerte entender; cuanto menos se deje a la interpretación, mejor.

Lo más importante, siempre al principio

El orden de la exposición debe siempre iniciarse por lo más importante y siempre que puedas, repítelo justo antes de terminar para reforzar el mensaje. No te vayas por las ramas, centra tu discurso y sé claro, conciso y directo.

Adecúa el uso del lenguaje a la situación

En función del perfil del público al que va dirigida la comparecencia habrá que emplear un lenguaje u otro. Es importante mantener la autoridad en el tono para lograr un mismo registro desde el principio hasta el fin de la intervención y tratar que éste no disminuya ante preguntas incómodas o complicadas de responder. Combinar el ritmo con el tono ayudará a enfatizar mensajes. Ante la duda, siempre es preferible emplear un lenguaje más sencillo ante una audiencia supuestamente entendida en la materia, antes que perder la oportunidad de transmitir un mensaje comprensible para la mayoría.

No olvides que todo comunica

Debemos tener presente que nuestro cuerpo también habla y transmite mucha información; controlar las técnicas de lenguaje corporal es tan crucial como controlar el mensaje. Evita cruzar tus manos fuertemente o sentarte muy forzado. Deja que el aire entre bien en tus pulmones. Ten claro que lo que no decimos es igual de importante que lo que decimos. Los gestos, nuestra postura o una simple mirada pueden llegar a transmitir tanto o más que una frase.

Antes de cualquier comparecencia ante los medios de comunicación y, además de la preparación, es importante creernos nosotros mismos lo que somos e interiorizar nuestras propias fortalezas y la gran capacidad de dar soluciones apropiadas para cada una de las necesidades actuales o futuras que pueda tener la audiencia a la que nos vamos a dirigir.

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El lenguaje positivo es una herramienta eficaz para cambiar la manera en que nos expresamos, mejorar nuestras relaciones y aumentar nuestra capacidad de persuasión. Por ello, es fundamental comprender qué es, por qué es tan importante y cómo aplicarlo para transformar nuestra comunicación diaria.

¿Qué es el lenguaje positivo?

El lenguaje positivo es una estrategia de comunicación basada en el uso intencionado de palabras y expresiones que generan confianza, motivación y claridad en los mensajes. No se trata simplemente de ser optimista o amable, sino de construir un discurso que fomente el bienestar, la cooperación y la resolución de problemas.

Nuestra forma de hablar moldea nuestro pensamiento. Las palabras que utilizamos influyen en la manera en que percibimos la realidad, sentimos y reaccionamos ante distintas situaciones. Al emplear un lenguaje negativo, de forma inconsciente activamos la amígdala, una región cerebral vinculada al miedo y la ansiedad. En cambio, cuando usamos un lenguaje positivo, estimulamos la corteza prefrontal, responsable de la creatividad, la resolución de problemas y la toma de decisiones racionales.

Además, el lenguaje positivo no solo impacta en nuestra propia actitud y estado de ánimo, sino también en la percepción y respuesta de quienes nos rodean.

Algunos ejemplos de uso del lenguaje positivo

Veamos algunos ejemplos. Aunque el significado es similar, la segunda opción en cada caso fomenta una actitud más proactiva y resolutiva:

• «Es un problema difícil y complicado.» → «Es un reto interesante y tenemos la oportunidad de encontrar una buena solución.»
• «No tengo experiencia en esto, me va a costar hacerlo.» → «Es una buena oportunidad para aprender algo nuevo y poner en práctica mis habilidades.»
• «Este cliente es muy exigente y complicado.» → «Este cliente sabe lo que quiere; eso nos ayudará a ofrecerle un mejor servicio.»
• «Fallamos en esta tarea, fue un desastre.» → «No estuvimos acertados, pero esta experiencia nos ha dado aprendizajes valiosos para mejorar en el futuro.»

¿Cuáles son los beneficios del uso del lenguaje positivo?

El lenguaje positivo aporta beneficios tanto en el ámbito personal como en el profesional:

• Genera confianza y empatía en las conversaciones.
• Facilita la resolución de conflictos al enfocarse en soluciones.
• Refuerza la autoestima propia y la de los demás.
• Mejora el clima laboral y fortalece la cultura de equipo.
• Aumenta la capacidad de persuasión al hacer los mensajes más atractivos.

Por el contrario, un lenguaje negativo—cargado de críticas, expresiones pesimistas o tonos agresivos—puede generar rechazo, resistencia y afectar la motivación de quienes nos escuchan.

Aplicar el lenguaje positivo en nuestra comunicación nos permite influir de manera más efectiva en nuestras interacciones diarias y obtener mejores resultados en nuestras relaciones personales y profesionales.

Estrategias para poner en práctica el lenguaje positivo

1.- Sustituye palabras negativas por alternativas positivas. Pequeños cambios en la forma de expresarnos pueden modificar la percepción de un mensaje:

• «No lo sé» → «Voy a investigarlo»
• «Esto es imposible» → «Vamos a buscar una solución viable»

2.- Reformula frases en positivo. En lugar de centrarte en lo que no se puede hacer, destaca lo que sí es posible:

• «No sé cómo hacerlo» → «Voy a investigar la mejor manera de hacerlo»
• «Este informe tiene muchos errores» → «Podemos revisar este informe para mejorarlo»

3.- Usa preguntas constructivas. Las preguntas bien formuladas orientan la conversación hacia soluciones en lugar de problemas:

• «¿Por qué ha salido mal el proyecto?» → «¿Qué podemos aprender de esta experiencia y cómo podemos mejorarlo la próxima vez?»

4.- Potencia el uso de afirmaciones y refuerzos positivos. Siempre motivan y refuerzan una actitud constructiva:

• «Confío en que podemos lograrlo»
• «Tu trabajo está aportando mucho valor al equipo»

5.- Refuerza tu comunicación con lenguaje no verbal positivo. Ya hemos mencionado en muchas ocasiones la importancia de la comunicación no verbal. La sonrisa, la postura y el tono de voz refuerzan el mensaje que quieres transmitir. Y cuando se trate de un mensaje escrito, léelo en voz alta antes de enviarlo. ¿Suena amable, positivo y claro?

Integra el lenguaje positivo en tu día a día

Insisto, el lenguaje positivo no implica ignorar los problemas, sino expresarnos de manera que fomentemos la confianza y la resolución de conflictos. No debemos olvidar que las palabras influyen en la percepción y reacción de los demás. Si aprendemos a reformular nuestros mensajes en positivo, lograremos que nuestra comunicación (con nosotros mismos y con los demás) tenga un impacto completamente diferente.

Haz la prueba. Durante los próximos días, presta especial atención a cómo te comunicas – con los demás y contigo mismo/a- e intenta aplicar alguna de estas estrategias para cambiar tu forma de expresarte. Estoy segura de que notarás la diferencia.

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¿Qué es un portavoz?

El o la portavoz de una organización, empresa, asociación… es aquella persona designada y preparada para transmitir los mensajes clave de esta a sus públicos objetivo internos y externos (periodistas, accionistas, empleados, inversores, proveedores…) de forma directa, sencilla y con impacto. Se constituye como la voz de la empresa y se da por hecho que siempre trabaja (o debería hacerlo) en base a la estrategia de negocio de la organización y en coordinación con su equipo de comunicación.

Una organización puede tener más de un/a portavoz, generalmente relacionados con distintas especialidades dentro de la misma, pero siempre ha de contar con un portavoz de referencia que sea la imagen más representativa de la compañía.

El principal portavoz suele ser el/la presidente/a o director/a general de la organización y su carisma y perfil debe ir en consonancia. Es decir, que exista coherencia entre lo que la marca dice que es y su principal representante. La realidad no siempre coincide con lo más recomendable y no es inusual encontrarnos con portavoces que no representan adecuadamente el papel que les corresponde, lo que va a afectar directamente a la percepción de marca.

Por eso es fundamental que el portavoz sea consciente del papel que representa, de la responsabilidad que tiene como esa voz principal de la organización y de la importancia de tomarse esa función muy en serio.

La importancia del portavoz en la comunicación corporativa

El/la portavoz es como el capitán de un gran barco y debe ser consciente de que es la máxima representación del navío. Tener muy claro a dónde se dirige y con qué marineros cuenta, conocer la ruta a recorrer, los riesgos que puede encontrarse, las previsiones del tiempo y otros posibles imprevistos están en su lista de responsabilidades.

Un mal portavoz puede echar a perder la reputación de una organización o confundir a sus públicos objetivo dando una imagen poco coherente con la razón de ser de la compañía a la que representa.

Poner voz a una organización es fundamental. Lo que tú no digas de tu organización lo dirán otros por ti; así que es primordial que se tome muy en serio la importancia que una buena portavocía supone para la percepción de marca. Todo lo que hace un portavoz, comunica, eso también incluye lo que no hace.

Comunicación eficiente

En 1967, el antropólogo y psicólogo Albert Mehrabian, de la Universidad de California (UCLA) presentó un estudio que recogía el porcentaje que cada elemento de la comunicación -palabras, cuerpo y voz- representa en la conversación. Aunque Mehrabian se centró en la comunicación emocional, sus conclusiones son muy oportunas para entender cómo de importante es el papel de un portavoz y qué debe tener en cuenta para hacer una comunicación eficiente.

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Antes de entrar en esto, es importante tener presente que, como profesionales de la comunicación estratégica, no solo debemos preparar a los portavoces sino también a los periodistas y tratar de darles las claves para preparar una buena entrevista. Si sentamos a un cliente delante de un periodista que no conoce bien la empresa, que no tiene la información y el contexto necesario para entender bien el tema o temas a tratar, es muy difícil que se pueda preparar el encuentro y ahí el riesgo de que perdamos el control de la conversación y del mensaje se multiplicará exponencialmente. Será como una bomba de relojería. Por ello, el paso previo a la preparación de un completo briefing para nuestro cliente siempre debe ser el de asegurarnos que el periodista o periodistas tienen el contexto, la información (dossier de prensa de la compañía, bio. del entrevistado, datos sectoriales, etc.) y las herramientas necesarias para prepararse de la mejor forma posible su parte.

Una vez hayamos preparado al periodista para el encuentro, llegó el momento de entrar en materia y preparar a nuestro portavoz con la información necesaria, que podríamos resumir en:

8 claves que todo briefing de comunicación debe contener

• Datos clave: vivimos en un mundo global, dinámico y tremendamente líquido. Nuestra vida transcurre cada vez va más rápido, hacemos más cosas durante el día y también, en consecuencia, nos quedan más cosas por hacer o por revisar. La cantidad de información, de emails, mensajes, apps, herramientas, chats y canales que manejamos es cada vez mayor. Es por ello que, y por obvio que parezca, resulta imprescindible que el briefing empiece por lo más evidente: lugar del encuentro, fecha, hora y asistentes. Al grano. Tiene que ser un documento práctico y que recoja todo lo relacionado con el encuentro; todo lo que vaya a necesitar el portavoz o pueda serle de utilidad.
• Objetivo del encuentro: cada encuentro con medios debe contar con uno o varios objetivos estratégicos definidos previamente. Debe haber un propósito. A veces hemos escuchado de algún cliente: “quiero hacer una entrevista en tal medio este mes”. Pero ¿para qué? ¿por qué? ¿con qué objetivo? ¿con qué mensajes? ¿tenemos realmente algo noticioso que contar? Debemos cuestionarnos todo. Y si no hay un objetivo claro nuestra misión sí estará clara: desaconsejar la acción. Una acción sin propósito claro y sin coherencia con nuestro plan estratégico de comunicación no debe tener cabida en nuestra agenda. Ahí estará el lidiar con el cliente, que no siempre es fácil, pero lo mejor que podemos hacer por él es evitar esta acción, que no se nos olvide.

Por otro lado, el objetivo de un encuentro con medios no tiene que ser siempre el de publicar. En muchas ocasiones, el objetivo puede ser el de que conozcan al portavoz, le pongan cara y le identifiquen como voz autorizada en su materia. Es una acción de relaciones públicas, sin resultado inmediato, sin ROI a corto plazo, pero cuya semilla podrá ser crucial a largo.

• Perfil del periodista: del mismo modo que cada empresa es única, tampoco hay dos periodistas iguales. Por ello es importante que tomemos consciencia de con quién vamos a hablar y que, en la medida de lo posible, lo conozcamos muy bien. Pero ¿qué debemos saber del periodista? ¿qué información sobre él debe incluir nuestro briefing? Lo primero será indicar qué rol representa dentro del medio de comunicación para el que trabaja: a cargo de qué sección está y qué temas cubre. Importante también, poder referenciar con ejemplos y enlaces algunos de sus últimos artículos publicados, preferiblemente los que tengan relación con el sector de nuestro cliente o con la temática a tratar en el encuentro. Por supuesto, si en el pasado escribiera algún tema relacionado con nuestra empresa (la de nuestro cliente, lógicamente), es importante analizarlo e incluir algunas conclusiones o aspectos de mejora, que siempre los hay, para esta nueva cita. Además de los temas sobre los que escribe es interesante si podemos dar algunas pinceladas sobre su personalidad, el tono de sus artículos, por dónde creemos que puede indagar, etc. Por último, siempre es recomendable y oportuno reflejar su trayectoria profesional y su huella digital: perfiles de redes sociales, blog (si lo tiene), interacciones en el ecosistema digital que puedan tener relación con el tema clave de nuestro encuentro, etc.
• Perfil del medio: por mucho que conozcamos al periodista nunca debemos olvidar el medio para el que escribe. Si vamos a abordar un tema que pueda tener connotaciones políticas, posiblemente el ángulo o el tratamiento de la información no sea exactamente el mismo en OK Diario que en El Diario.es. Por ello es importante que también incluyamos información básica sobre el medio con el que nos vamos a reunir: a qué público se dirige, cuál es su audiencia, tirada, difusión, línea editorial, qué tipo de medio es (generalista, TV, radio, etc.), qué información cubre (económica, política, etc.) o si se trata de un medio que está especializado en información del sector de nuestro cliente. Toda ello será de gran ayuda para ponernos en situación llegada la hora de la verdad.
• Mensajes clave: posiblemente esta sea la parte más estratégica o la más bonita dentro de la preparación de un encuentro con medios. En línea con todo lo anterior y fundamentalmente con los objetivos o propósito de nuestra acción, los mensajes deberán ser uno u otros. Lo esencial es que nuestro briefing recoja los más importantes, no deben ser demasiados. Lo ideal puede estar entre 3 ó 4 ideas fuerza, muy claras –estructura básica de sujeto + verbo + predicado- que nuestro cliente debe interiorizar para repetir siempre que pueda a lo largo del encuentro. Si no hablamos de un encuentro off the record sino de una entrevista o comparecencia ante los medios, nuestro mensaje principal siempre debe ir orientado a esa frase que recoja el ‘titular’ que nos gustaría ver publicado en la pieza que salga del encuentro. Cuanto más lo enfaticemos y mejor lo expliquemos -aquí dar ejemplos puede ser de gran utilidad- más posibilidades tendremos de que ‘le llegue’ al periodista y por tanto, de ser publicado.
• Q&A específico: igual que es crucial tener claros aquellos mensajes que nos interesa poner en valor o enfatizar de forma proactiva, lo es el tener contempladas respuestas para los temas más sensibles, aquellos por los que no nos gustaría que nos pregunten, aunque no por ello nos van a dejar de preguntar. Aquí la clave está en la anticipación. Nuestro briefing debe recoger un Q&A tentativo e hipotético que contemple aquellas preguntas que entendamos nos pueden hacer (por el momento que vive la compañía, el contexto actual, etc.) y de nuestra capacidad para anticipar esas preguntas y prepararlas previamente dependerá evitar que nos llevemos una sorpresa ‘desagradable’ cuando veamos la pieza publicada tras el encuentro.
• Argumentario específico por temáticas: dependiendo del tipo de acción y sobre todo de si se trata de una comparecencia en la que se abordarán varias cuestiones diferentes, es importante que además de los mensajes clave, contemos también en nuestro briefing con un argumentario por temas que resuman la estructura de nuestro discurso, bien ordenada, y recoja todos los mensajes clave para cada una de las cuestiones o bloques temáticos a abordar en el encuentro con medios.
• Recomendaciones y pautas de respuesta: por último, siempre debemos incluir una serie de recomendaciones, pautas de respuesta o claves de comunicación efectiva para portavoces, que permitan al portavoz ganar confianza y seguridad antes de sentarse ante un micrófono o grabadora. Si nunca antes se ha enfrentado ante una situación como ésta, es recomendable realizar previamente un media training que incluya una serie de acciones simuladas que le permitan ponerse en situación y hacerse a la idea de a qué se puede enfrentar.

Y no te olvides de estas sencillas recomendaciones para tu encuentro con medios:

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Cómo bien apuntaba mi compañero Carlos en su post: “8 claves de comunicación efectiva para portavoces”, todo comunica. Por ello, esta semana quiero hablar de los aspectos técnicos que podemos mejorar de forma sencilla para sacar el máximo partido de estas plataformas y ser mejores portavoces a través de la pantalla. Por algo estamos entrando en la llamada “economía de la reputación”.

Consigue una conexión estable

La mayoría de plataformas de videollamadas recomiendan una conexión tanto de subida como de bajada de 12 MB por segundo, algo que resulta asumible en la mayoría de condiciones. Sin embargo, si estás leyendo este post conectado a una red wifi, lo más probable es que ahora mismo no tengas la velocidad de conexión por la que estás pagando. La distancia al router, elementos de nuestro entorno o la tarjeta de red de nuestro dispositivo pueden reducir drásticamente la calidad de nuestra llamada. Ante este problema existen múltiples soluciones, pero desde mi experiencia personal, si puedes usar un cable de red para tus videollamadas evitarás cortes y mejorarás la calidad audiovisual sin complicarte demasiado.

Puedes hacer una prueba de conexión a través de muchas páginas web, una de las más sencillas es fast.com.

Hazte oír

Al igual que en una entrevista telefónica, en un encuentro audiovisual la calidad del sonido cobra una relevancia superlativa. Mantener la atención bajo circunstancias de un audio pobre es una tarea de enorme dificultad, por lo que siempre debemos priorizar que se nos escuche bien ante que se nos vea bien.

Todas las plataformas de videollamadas cuentan con métodos para probar la calidad y la sensibilidad de nuestros micrófonos, así como una serie de ajustes para elegir nuestro dispositivo de entrada y salida de audio. Tómate tu tiempo y experimenta con las distintas opciones, teniendo en cuenta cómo afecta tu entorno (ruido, eco, estática) en el resultado que deseas obtener. Una vez encuentres la configuración óptima te recomiendo tomar una captura de pantalla, dado que esta puede cambiar si actualizas tu dispositivo o si conectas otros periféricos.

Cada micrófono es diferente y captarán mejor o peor el sonido dependiendo de nuestra posición. Si utilizas el micrófono incorporado en el ordenador o teléfono móvil procura no alejarte más de 40 centímetros, asegúrate de que proyectas tu voz en la dirección correcta y que no hay objetos entre el micrófono y tú. Si decides invertir en un dispositivo externo, lo más recomendable es optar por uno con patrón polar cardioide. Esto reducirá considerablemente otros sonidos que puedan distraer o hacer imposible la comunicación con nuestro interlocutor. Si usamos este tipo de dispositivos o un micrófono de solapa, se recomienda que este no se encuentre a más de 20 centímetros del hablante.

Por último, no debemos olvidarnos del efecto “pop” que generan los fonemas oclusivos labiales (“b” y “p”). Al producir estos sonidos expulsamos aire rápidamente, generando distorsiones similares al ruido que produciría golpear el micrófono. Este sonido puede ser especialmente molesto para nuestros interlocutores, por lo que debemos procurar que el aire no incida directamente en el dispositivo. Para ello existen filtros adaptables, aunque, si nuestro micro no aparece en escena, siempre podemos usar una solución casera y cubrirlo con una media.

Luces, cámara…

La mayoría de webcams, integradas o externas, son capaces de captar imágenes en alta calidad, por lo que no necesitamos hacer una gran inversión para obtener buen video. El mayor problema de este tipo de cámaras suele ser el tamaño de sus sensores y su capacidad de captar luz, lo que puede ocasionar distorsiones en la imagen. Por este motivo, una estancia bien iluminada mejorará de forma instantánea la calidad de imagen que puede ofrecer cualquier dispositivo.

Aprovecha siempre que puedas la luz natural, situándote frente a una ventana y evitando en la medida de lo posible fuentes de luz traseras. Si te es imposible usar luz natural directa puedes mejorar tu iluminación usando luz blanca (5600K), procurando no exponer demasiado la escena ya que esto puede ser igual de perjudicial para la imagen. Por ejemplo, si tienes una pared clara frente a ti, puedes dirigir una fuente de luz para conseguir una iluminación indirecta que ayudará a eliminar sombras de nuestro rostro.  Tampoco debemos olvidar que en la mayoría de videollamadas estamos mirando directamente a una fuente de luz, nuestras pantallas. Puedes probar a abrir distintos programas con fondo blanco, para ver cómo afectan a la iluminación general de la escena. El efecto es sorprendente.

Otro aspecto clave a tener en cuenta es la estética general del plano. En una reunión presencial comunicamos con nuestro lenguaje no verbal y nuestra vestimenta, mientras que en una reunión por videollamada debemos comunicar también con el entorno que nos rodea. Cada día consumimos una gran cantidad de estímulos audiovisuales, lo que hace que de forma inconsciente generemos un criterio estético. Tan solo debemos pensar en los referentes audiovisuales a los que más atención prestamos o de los que pretendemos obtener más información, como pueda ser un presentador de informativos o nuestro youtuber favorito. En este sentido, la mayoría de interlocutores considerarán más estéticos los planos medios, situando nuestra cámara a la altura de los ojos y dejando el suficiente espacio (aire) entre nosotros y el resto del encuadre. De esta forma, podremos movernos con libertad y hacer uso de gestos para apoyar nuestro discurso.

Grábate

Así de simple y así de efectivo. Normalmente cuando hablamos no somos totalmente conscientes de nuestra imagen o de lo que decimos. Revisando y analizando tus intervenciones serás capaz de apreciar aspectos que desees corregir, ya sean técnicos o de portavocía.

La mayoría de plataformas ofrecen la opción de grabar las videollamadas, pero debes tener en cuenta que el resto de participantes sabrán que lo estás haciendo. Si cuentas con el consentimiento de los participantes, existen otros programas ajenos a las plataformas de videollamadas que te permiten hacer grabaciones de pantalla y de audio. Desde marzo hemos usado programas como OBS en multitud de ocasiones para formar portavoces, grabar eventos y transmitir en streaming.

Aprende a usar todas las plataformas

Existen múltiples plataformas de videollamadas y cada una cuenta con ajustes y opciones únicas. Es probable que tengas que usar más de una, por lo que es conveniente conocer las peculiaridades, ajustes y funcionalidades de las más populares, como puedan ser Webex, Zoom y Teams.

Dedicar tiempo a configurar todos los aspectos mencionados previamente nos ayudará a dotar de una mayor calidad a nuestras videollamadas, a sentirnos más seguros y a saber reaccionar ante los posibles problemas técnicos de los que nadie está exento.

Y a ti, ¿se te ocurre algún consejo más para ser mejor portavoz?

Imagen: Daan Stevens / Unsplash

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Desde que empezó el confinamiento en el mes de marzo ha cambiado la forma en la que vivimos, en la que nos relacionamos con otras personas y en la que trabajamos; y, como no podía ser de otra forma, también ha cambiado la forma en la que las empresas se relacionan con los medios de comunicación, convirtiéndose en algo cotidiano la realización de entrevistas telefónicas o virtuales. Hoy vamos a hablar de las entrevistas telefónicas.

Como casi todo, este formato de entrevista tiene sus pros y sus contras. Entre las desventajas está el no poder ver al periodista que va a realizar la entrevista ni recibir las señales que nos puedan llegar de su lenguaje corporal, lo que puede aumentar la posibilidad de malentendidos. Como punto positivo está la posibilidad de grabar la conversación, para tener un cierto respaldo, siempre, lógicamente, preguntando antes al periodista.

Preparación de la entrevista telefónica

Antes de la entrevista es importante llevar a cabo una buena preparación que nos permita afrontar la entrevista con confianza. Para ello, es recomendable la elaboración de un pequeño guion o briefing en el que además de los datos clave (fecha, hora, etc.) y del perfil del periodista y del medio, se recoja un argumentario específico y aquellos mensajes clave en los que más nos interesará incidir.

Otro aspecto importante es el ser capaces de sustentar la información con datos que hayamos identificado e incluido previamente en nuestro ‘guion’.  No debemos quedarnos solo en la ‘literatura’. Es importante que tengamos la capacidad de preparar la entrevista con información bien estructurada y que sea noticiable y de interés para el periodista. Si además podemos ofrecerle comparativas y/o ejemplos concretos, mejor que mejor; seguro que lo agradecerá.

¿Qué debemos tener en cuenta sobre el periodista?

Es importante contemplar que, en muchos casos, el periodista no suele conocer todo lo bien que nos gustaría ni la compañía ni el perfil del entrevistado. A pesar de haber recibido información previa al respecto, es probable que no haya podido prepararse en este sentido por falta de tiempo. Tengamos en cuenta que su objetivo es aportar información de valor a sus lectores, no la promoción del entrevistado ni la de la compañía para la que trabaja. Por todo ello, es importante que sea el propio entrevistado el que trate siempre de dirigir la entrevista y, en la medida de lo posible, lleve siempre al periodista a su terreno. Liderar la conversación será clave a la hora de poner en valor nuestros mensajes y conseguir el titular que nos gustaría ver publicado.

Teniendo todo esto en cuenta, cuáles podrían ser unas buenas recomendaciones para preparar una entrevista telefónica:

Antes de la entrevista telefónica:

• Buscar una zona con buena cobertura en la que nos sintamos cómodos
• Dedicar unos minutos a repasar con cierto ‘cariño’ el briefing que se haya preparado previamente
• Decidir qué titular nos gustaría ver publicado para insistir en ese mensaje durante la entrevista
• Preparar algunos ejemplos que ayuden al periodista a comprender mejor el tema o temas a tratar
• Ser consciente de que se habla en nombre la compañía, en ningún caso a título personal ni en nombre propio, y sólo de aquellos temas que estén dentro de su ámbito de actuación dentro de la propia organización
• Recordar que todo lo que se diga puede ser grabado/publicado

Durante la entrevista telefónica:

• Mantenerse concentrado al 100% en la llamada. No hacer ninguna otra actividad; es importante abstraerse de todo lo demás
• Vocalizar bien y hablar de manera pausada. Si es posible, de pie. De esta forma se trasmite seguridad y autoridad
• Gesticular durante la conversación y enfatizar enfoques interesantes, del mismo modo que lo haríamos si la entrevista fuera presencial
• Contestar a las preguntas con seguridad, de forma clara y sin irse por las ramas. Al grano.
• No apresurarse en las respuestas. Es importante explicarse bien y asegurarse de que te están entendiendo
• Utilizar frases cortas y directas (sujeto + verbo + predicado)
• Incluir los mensajes clave siempre que sea posible.
• Dar un titular: insistir en el mensaje principal que se quiere destacar

Por último y por obvio que sea, es crucial no pegarnos un tiro en el pie; es decir, es importante estar completamente mentalizado de no decir nada que no se quiera ver nunca publicado y no sacar ningún tema del que no queramos que se hable. Otro aspecto a tener en cuenta es el de evitar llenar silencios. Si algo no se sabe, reconocerlo, e indicar que se consultará y enviará posteriormente la información oportuna.

Además, nos pregunten lo que nos pregunten siempre deberemos contestar con amabilidad, en ningún caso adoptar una actitud defensiva, y con toda la profesionalidad del mundo.

Como decía nuestro compañero Fernando Martínez Badás en uno de sus posts, las relaciones de comunicación se transforman y solo el tiempo dirá cuántas de las transformaciones introducidas por el coronavirus serán temporales y cuáles llegarán para quedarse. Lo importante es aprender de cada una de ellas y tener la flexibilidad y apertura de mente suficiente como para poder afrontar cualquier situación con la misma naturalidad con la que lo hacíamos antes de la pandemia.

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Incluso en los momentos más relajados, debemos tener una mínima formación sobre cómo responder bien. Obviamente, haber preparado antes un documento de Q&A ayuda, pero nadie puede imaginar todas las preguntas posibles. De ahí que entrenar el “cómo” contestar es importante.

Un ejemplo de lo que digo me lo brindó recientemente el Profesor de la serie La casa de papel, el actor Álvaro Morte. Durante una gira de promoción en Argentina, fue entrevistado por una periodista en un programa en directo. Nada más ver la entrevista, me dije: o este actor es más inteligente aún que su personaje en la ficción y lo tiene todo planificado al milímetro, o lo han preparado bien para salir airoso de este tipo de entrevistas en la televisión. Me quedaré con la duda.

Rasgos del buen portavoz

Vamos a ver por qué esta entrevista, de puro entretenimiento, algo trivial y comercial, me gusta para los futuros portavoces. Las preguntas de la entrevistadora tenían potencial para que cualquier incauto pueda liarla parda. Todas las preguntas (y todos los incautos) tienen ese potencial. ¿Qué vimos en la entrevista? O dicho de otro modo, ¿por qué no hemos visto esta entrevista convertida en un viral sobre cómo un actor se mete en problemas? Destacamos estas cinco cualidades que deberían acompañar a cualquier buen portavoz:

• Asertividad: insisto mucho en esto cuando una organización tiene que nombrar portavoz. Una persona asertiva es un buen candidato a la portavocía. No dice nada que no quiere decir, pero sin agresividad ni negación. En la entrevista al actor de La casa de papel, el entrevistado evita pronunciarse sobre aquello que podría ser problemático, y se dedica a contar cosas entretenidas y experiencias personales, con humor y empatía.
• Humildad: reconoce que el verdadero talento es el del creador de la serie, Alex Pina. Cuando le preguntan cómo será la próxima temporada, contesta algo así: “Eso me gustaría saber a mí, me gustarían muchas cosas, pero seguro que lo que nos presente Alex Pina es mucho mejor de lo que podría imaginar yo».
• Sinceridad: preguntado por si conoce Argentina, el hombre reconoce que no, pero que en cuanto se libere del mucho trabajo que tiene ahora, la visitará. No pasa nada por no conocer algo. No mientas. Sé sincero. Y muestra tu interés por aquello que desconoces porque para otros eso es importante.
• Autoconfianza: sin autocomplacencia. Sin resultar petulante, el actor se reconoce a sí mismo trabajador y concienzudo. En una entrevista de trabajo, la respuesta habría sido muy buena. Preguntado acerca de qué rasgos de su personaje (el Profesor) comparte con él, Álvaro Morte contesta: “La parte del trabajo duro. El Profesor es inteligente pero lo importante es todo lo que ha trabajado para concebir ese plan, y a mí también me gusta trabajar en los proyectos de forma así de concienzuda”.
• Elegancia: Qué es más elegante, ¿mostrar lo mucho que sabes de la escena argentina mencionando a tus actores favoritos, o evitar mencionar a ninguno y subrayar globalmente el talento argentino en los escenarios y platós? La periodista pregunta a Álvaro si recordaba algún nombre de actor o actriz argentinos, y contesta: “No sería elegante señalar a uno solo, pero podría estar horas hablando del talento de los actores, guionistas y directores argentinos”. Puede que no recordara en ese momento ningún nombre, o incluso que desconociera por completo la escena argentina, pero lo cierto es que, con su respuesta, ha quedado divinamente. Mejor que si le hubieran venido diez nombres a la boca.

Que el entrevistado sea un actor y esté familiarizado con las cámaras, y que incluso hasta cierto punto pueda estar interpretándose a sí mismo como personaje, ayuda mucho. Pero un CEO, un presidente o un portavoz de cualquier organización también debe tener algo de actor: debe saber hacer suyas las palabras de otro (la organización, el consejo de administración, etc.) y debe estar familiarizado con hablar en público, y con las cámaras y micrófonos delante. Es algo que va en el cargo, y en el sueldo.

Sin estas cualidades, esta entrevista hasta cierto punto banal podría haber sido una catástrofe de la que el actor se hubiera arrepentido. Podría haber cosechado rechazo y críticas en un país en el que estaba de promoción. Esas cualidades pueden tenerse por educación o nacimiento, pero el entrenamiento regular las potencia.

Os dejamos un vídeo sobre cómo entendemos en Silvia Albert in company la formación de portavoces. Trabajamos con quienes tienen que hablar en nombre de sus organizaciones, de forma que no sólo eviten errores sino que logren trasladar el mensaje que desean. Para que, si dan un titular, ese titular sea el que quieren dar.

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