La comunicación es un tema que siempre es muy delicado de gestionar para las empresas. Verse expuesto en público conlleva riesgos, el control del mensaje se hace más difícil a medida que aumenta el grado de interacción con la prensa y el relato de los medios de comunicación puede terminar siendo muy distinto del que la empresa tenía en mente, ocasionando no pocos disgustos y decepciones. Pero siempre hay una serie de errores fáciles de anticipar y que, si los evitamos, nos permitirán al menos caminar por terreno firme. A continuación, vamos a relatar esos siete pecados capitales en los que, lamentablemente, se cae con más frecuencia de la debida.

Olvidar que existe la delgada línea roja que separa la comunicación del marketing

Todos los directivos se saben la teoría, pero en la práctica diaria no son pocos los que sucumben a la tentación de enfocar la comunicación con una modalidad de “anuncios gratis” en los medios informativos. Todo comunicado de prensa, toda acción de comunicación tiene que incorporar un contenido de interés objetivo, con valía informativa. Si un periodista le pregunta al portavoz de una compañía qué opina del panorama actual y la respuesta es “opino que los consumidores deberían comprar mi producto porque es el mejor del mercado”, el resultado es contraproducente y contrario a los intereses de la empresa: se genera una mala relación con la prensa (que busca noticias, datos, hechos, no publicidad), se pierde credibilidad y el prestigio de la marca se resiente.

Tratar de detener un transatlántico cuando va a toda máquina

¿Qué significa esto? Muchas firmas están deseosas de comunicar operaciones que son muy relevantes para ellas y ponen en marcha el proceso; pero cuando éste surte efecto, lo que ven no les gusta (o les asusta) e intentan pararlo. Es cierto, no es lo mismo imaginarse en las portadas de los periódicos que verse efectivamente en ellos: ser el centro de atención de todas las miradas, aunque inicialmente fuera lo que buscábamos, puede generar una presión o efectos secundarios no contemplados que son complicados de manejar. Por eso, antes de iniciar una acción de comunicación, las empresas deben valorar si realmente les beneficia desde un punto de vista estratégico y analizar todas las posibles consecuencias, porque una vez empezada la partida, no se puede detener.

“Si es muy importante para mí, a la fuerza tiene que ser importante para el resto del mundo”

Este es un error extraordinariamente común, a pesar de lo obvio que es. Hay asuntos que son trascendentales para una compañía, pero que a nivel general no tienen la suficiente entidad como para ser publicados. Las empresas deben asumir esta realidad: por muy importante que sea algo para ellas, eso no significa que deba abrir los telediarios por obligación. Por otra parte, si un acontecimiento corporativo no constituye de por sí un hecho noticiable, probablemente salir en los medios no sea tan relevante como se creía.

Las prisas, qué malas consejeras son

Gestionar la comunicación con prisas es como comprar todos los billetes de una lotería en el que el premio es el desastre. La gestión de la comunicación de un asunto que es capital para una empresa debe estar a la altura de lo estratégica que es esa acción o decisión. La comunicación debe ser una pieza más de ese desarrollo estratégico desde el primer día. El “quiero que esto salga ahora”, como orden tomada abruptamente y sin margen a la planificación, solo puede dar un resultado satisfactorio por pura carambola. Lo habitual es que ni la repercusión, ni el mensaje alcancen ni de lejos la calidad y el impacto que habrían podido lograr si se hubiera cuidado su planificación desde el primer momento. Y es que la comunicación no consiste en limitarse a apretar un botón y creer que ya fluye todo, como demasiadas veces se tiende a pensar.

Los árboles del corto plazo que impiden ver el bosque del largo plazo

La comunicación corporativa no se resume en un impacto de un día. Para lograr una buena relación con los medios, un trato de confianza e influencia, es necesario cultivar y cuidar permanentemente esa relación. El afán por lograr resultados de corto plazo, llevando al límite la presión sobre los medios, o traicionando la confianza de los mismos, pone en peligro el largo plazo, que es la carretera por la tendrá que transitar la empresa durante toda su vida. Los impactos de hoy, si se consiguen a costa de estropear las relaciones con los periodistas, siembran los fracasos del mañana. La comunicación, como el desarrollo económico, debe ser sostenible y no comprometer los recursos que serán necesarios en el futuro.

Medir cantidad y calidad por el mismo rasero

Gusta mucho recibir un clipping de prensa con centenares de impactos (si son buenas noticias). Pero, ojo, muchas veces, un solo impacto puede ser más determinante y decisivo que 250. Una exclusiva en la apertura de un medio de máxima difusión y prestigio es más valiosa que una tonelada de breves al peso, con todo el cariño y el aprecio para los breves. En comunicación, la cantidad importa, pero la calidad, mucho más.

En tiempos de crisis, emplear la técnica del avestruz

La comunicación de crisis es uno de los clásicos que nunca falla, tarde o temprano termina llegando. Cuando irrumpe una crisis en una empresa, la técnica del avestruz es un recurso que se lleva empleando desde tiempos ancestrales: esconder la cabeza bajo tierra y confiar en que ya pasará la tormenta. Puede funcionar, la vida está llena de sorpresas, pero esa es una baza con unas cartas muy peligrosas. Tampoco conviene alimentar troles comunicando compulsivamente, porque la transparencia no consiste en eso. Se trata de liderar y mantener el control sobre el discurso de la empresa y hacer visible su mensaje, gestionar la crisis con diligencia y decisión, sin permitir que terceros (medios de comunicación u otras fuentes) se adueñen del discurso de la compañía y lo retuerzan a su antojo.

Estos pecados capitales de comunicación pueden parecer de sentido común. Sin embargo, lo cierto es que he visto como durante años numerosas compañías incurrían una y otra vez en estos errores. Por eso he querido destacarlos. Planificando y situando la comunicación al nivel de importancia que se merece, las empresas tendrán la vida más fácil en la siempre compleja relación con los medios.

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Empecemos por el principio ¿Qué entendemos por formación de portavoces?

La formación de portavoces es un proceso diseñado para enseñar a los representantes de una organización a comunicarse de manera efectiva y coherente en diferentes situaciones y ante los diversos públicos a los que se va a tener que enfrentar.

Este tipo de formación se enfoca en desarrollar las habilidades de comunicación verbal y no verbal, así como en proporcionar conocimientos específicos sobre el funcionamiento de los medios de comunicación y las estrategias de la comunicación corporativa.

Durante una formación de portavoces, los participantes conocerán de primera mano cómo funcionan los procesos comunicativos con los diferentes públicos  y recibirán instrucciones sobre cómo estructurar y presentar sus mensajes clave, cómo manejar entrevistas y comparecencias ante los medios de comunicación o ante sus públicos objetivo, cómo responder a preguntas difíciles o delicadas (dentro y fuera de la organización), y cómo adaptar su comunicación a diferentes audiencias y plataformas mediáticas.

¿Quiénes deben hacer una formación de portavoces?

La formación de portavoces está indicada para una amplia variedad de profesionales dentro de las organizaciones con un denominador común: necesitan comunicarse de manera efectiva con los diferentes públicos. Algunos de los receptores de este tipo de formación, dentro de las organizaciones, son:

Directivos y líderes empresariales

Los altos directivos de una empresa suelen actuar como portavoces en eventos corporativos, en entrevistas con medios de comunicación y en comunicaciones internas de las organizaciones. La formación de portavoces les ayuda a desarrollar habilidades de comunicación sólidas y a transmitir mensajes clave de manera efectiva y eficaz.

Profesionales de relaciones públicas y comunicación

Los responsables de la comunicación corporativa y las relaciones públicas necesitan también estar preparados para representar a su organización ante los medios de comunicación, los inversores, los clientes y otros públicos clave. La formación de portavoces les proporciona las habilidades necesarias para gestionar estas interacciones de manera eficaz.

Expertos y/o especialistas

En ocasiones se requiere que expertos en áreas técnicas y/o especializadas actúen como portavoces en nombre de la organización para explicar temas complejos o responder a preguntas detalladas sobre un tema específico. La formación de portavoces les ayuda a comunicar su experiencia de manera clara y accesible para el público general.

Cuáles son las claves de una buena formación de portavoces

Evaluación de necesidades y personalización a medida

Una buena formación de portavoces debe adaptarse a las necesidades específicas de la organización y de los participantes y nunca responder a un modelo estándar y homogéneo sea cual sea el portavoz a formar. Esto implica conocer muy bien la empresa,  tener en cuenta el sector de actividad, su cultura organizacional, los desafíos comunicativos a los que se enfrenta, los riesgos reputacionales que pueden tener que enfrentar y el nivel de experiencia y habilidades de los portavoces.

Por ello es importante identificar previamente cuáles son los objetivos de la formación, analizar las habilidades y conocimientos previos de los participantes y evaluar las áreas de mejoras y los desafíos a los que se pueden enfrentar. Con toda esta información se puede diseñar un programa personalizado y a medida con una definición previa de los temas a cubrir y los objetivos de aprendizaje a alcanzar, seleccionar las metodologías y recursos de aprendizaje que mejor se adapten a sus necesidades, adaptando así el programa, lo más posible, a las necesidades y características concretas de los participantes.

Información teórica pero con un enfoque siempre práctico

La formación teórica no puede faltar pero el enfoque de la formación siempre debe ser práctico. Una introducción a los conceptos básicos de la comunicación corporativa y a la gestión de portavoces, explicando las estrategias de comunicación clave y las mejores prácticas para representar a la organización, para posteriormente hacer ejercicios de simulacro de encuentros con medios, entrevistas o comparecencias públicas, lo más reales posibles, que ayuden a identificar los puntos débiles que deben mejorarse.

Es importante que estos ejercicios prácticos se repitan tras la formación, para poder poner en práctica los conceptos aprendidos. Estas prácticas permitirán mejorar la confianza y la habilidad para desenvolverse en situaciones reales.

Además, no hay olvidar que vivimos en una era plenamente digital, por ello es fundamental que la formación de portavoces incluya la integración de herramientas y plataformas tecnológicas relevantes para la comunicación corporativa, como las redes sociales, los medios digitales y las plataformas de videoconferencia.

Feedforward o feedback constructivo

La retroalimentación es clave para el desarrollo de las habilidades de comunicación. Los formadores deben proporcionar comentarios específicos y constructivos sobre el desempeño de los participantes, destacando sus fortalezas y señalando áreas de mejora.

Una buena comunicación de retroalimentación individualizada sobre el desempeño de los participantes, analizar detalladamente los videos y las grabaciones de las prácticas para identificar áreas de mejora y evaluar la efectividad de la formación o hacer los ajustes necesarios son aspectos clave.

Seguimiento y actualización continua

Una formación de portavoces efectiva debe ser dinámica y adaptarse a los cambios en las tendencias de comunicación y en las expectativas del público. Es importante hacer un seguimiento periódico para evaluar el impacto de la formación en el desempeño de los portavoces en situaciones reales y, también, un apoyo continuo para resolver dudas y proporcionar orientación adicional.

¿Y cuáles son las ventajas?

Mejora de la imagen corporativa

Un buen portavoz es una gran tarjeta de presentación. Para ello, una formación de portavoces efectiva ayuda a garantizar que los representantes de la empresa transmitan mensajes coherentes y alineados con la identidad y los valores de la organización, lo que contribuye a fortalecer su imagen y reputación.

Desarrollo de habilidades

Los portavoces aprenderán técnicas para estructurar los mensajes de manera efectiva, aprendiendo a adaptar  la comunicación a las diferentes audiencias y a los distintos canales, manejando incluso situaciones de comunicación difíciles o imprevistas. Al estar mejor preparados, los portavoces tendrán mayor confianza en sí mismos y en su capacidad para representar a la organización o marca para la que trabajan, lo que se traducirá en una mayor credibilidad ante el público y los medios de comunicación.

Gestión eficiente en situaciones de crisis

Una formación de portavoces bien diseñada incluye estrategias y técnicas para manejar situaciones de crisis de manera adecuada y efectiva, lo que permitirá a la organización responder de manera rápida y coherente ante eventos imprevistos que puedan afectar a la reputación de la organización.

Optimización de recursos

Al contar con portavoces bien preparados, la empresa puede optimizar el tiempo y los recursos dedicados a la comunicación, evitando malentendidos y asegurando que los mensajes clave se transmitan de manera eficiente y efectiva.

Protección de la reputación de la organización

Actuar como portavoz conlleva una gran responsabilidad ya que tus palabras y acciones pueden tener un impacto significativo en la reputación de la organización. La formación de portavoces ayuda a evitar errores costosos y a proteger la reputación de tu organización al proporcionar las habilidades y el conocimiento necesarios para comunicar de manera ética y profesional.

En resumen, una buena formación de portavoces es esencial para garantizar que los representantes de tu organización sepan transmitir de forma adecuada los mensajes a los medios de comunicación y su audiencia. Es importante invertir en el desarrollo de habilidades de comunicación, con ello se fortalecerá la imagen y la reputación de la organización, mejorará la capacidad para enfrentar crisis y situaciones difíciles, y establecerá relaciones sólidas y eficaces con los diferentes públicos.

Nuestra experiencia a lo largo de 25 años nos demuestra que un portavoz bien formado es una garantía de éxito.

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Estas funciones pueden desarrollarse tanto desde dentro de las organizaciones como desde fuera, recurriendo al servicio de agencias de comunicación especializadas. Su misión principal es la de organizar y coordinar diferentes acciones estratégicas con los medios de comunicación que den respuesta a los objetivos planteados (reputación, notoriedad, posicionamiento estratégico, imagen de marca, etc.) y de acuerdo con el plan de acción.

¿Cuáles son las funciones de un gabinete de prensa?

Entre las funciones más básicas de un gabinete de prensa podemos encontrar:

• Construcción del relato informativo.
• Elaboración de materiales básicos de comunicación (mensajes clave, documento de preguntas y respuestas -Q&A-, argumentarios por temáticas…).
• Identificación de periodistas clave, creación de bases de datos específicas y agenda de medios.
• Relación con los medios de comunicación y con periodistas: gestión y atención de peticiones de prensa, presentación de propuestas, etc.
• Organización de actividades conjuntas.
• Creación y difusión de contenidos informativos (notas de prensa, tribunas de opinión, comentarios de actualidad, etc.).
• Gestión de entrevistas y otras herramientas de comunicación.
• Identificación de oportunidades informativas ligadas a la actualidad.
• Escucha activa: empresa, sector y competencia.

La realidad es que existe una diversidad de concepciones en cuanto a las tareas de comunicación de una empresa u organización, por lo que, en algunos casos, el gabinete de prensa hace las funciones de departamento de comunicación, tomando las partes por el todo. De ahí que, no siendo sus funciones específicas, muchos gabinetes de prensa incluyan funciones relacionadas con el ámbito de las Public Affairs, las relaciones públicas, protocolo, relaciones institucionales, etc.

En cualquier caso, el reto principal de todo gabinete de prensa está en ser capaz de definir de forma realista la conversación con los medios de comunicación en un entorno cada día más líquido, en el que no debemos dejar de innovar y de diseñar nuevos modelos, canales y lenguajes para conectar con nuestros públicos.

El rol del jefe de prensa

El jefe de prensa tiene un rol determinante dentro de este departamento y sus funciones básicas son:

• Definir y liderar la estrategia con los medios de comunicación.
• Relación personal con los periodistas.
• Seleccionar la herramienta de comunicación más adecuada en función del contexto o del objetivo que se persiga alcanzar (comunicado, convocatoria de medios para acto con prensa, vídeo, presentación, reportaje, entrevista, infografía, etc.).
• Definir mensajes/materiales de comunicación para portavoces y preparar intervenciones públicas (Ej.: ruedas de prensa, discursos, etc.).
• Escucha activa de los medios de comunicación para identificar temas y oportunidades derivadas de la actualidad informativa.
• Coordinarse con los diferentes equipos de comunicación. Deberá asegurarse que la estrategia de comunicación con medios guarde coherencia con otras áreas o funciones  (comunicación externa, comunicación interna, comunicación digital, etc.). Es decir, aunque el jefe de prensa no se encargue personalmente de preparar, por ejemplo, copies para redes sociales, sí deberá supervisar y estar al tanto de todos los contenidos que se publiquen en ellas, así como en todos los canales de comunicación de la empresa (web, blog, newsletter, boletín interno, etc.) para que el relato de la compañía guarde coherencia.
• Fijar KPIs
• Evaluar resultados y si es necesario, reenfocar la estrategia.

La evolución de gabinete de prensa a departamento de comunicación

Existe cierta confusión sobre qué es exactamente un gabinete de prensa. Esto se debe fundamentalmente a que se trata de un concepto antiguo. Lo que antes era un gabinete de prensa, ahora – en la mayoría de los casos – se trata de un departamento de comunicación.

Los gabinetes de prensa han experimentado una importante evolución en los últimos años, debido, principalmente, a los nuevos canales y formas de relacionarse que tienen actualmente las empresas con sus públicos. Los medios de comunicación tradicionales han vivido una transformación impulsada por Internet, a lo que se sumó el auge de las redes sociales como uno de los principales canales de interacción.

El gabinete de prensa y el nuevo ecosistema informativo

Todo ello ha provocado que surja un nuevo ecosistema informativo en el que ya no tiene sentido relacionarse solo con los medios y de una única forma. Las relaciones van mucho más allá. Y aquí es donde el gabinete de prensa, concebido puramente para la gestión de las relaciones con los medios de comunicación, se ha visto forzado a tener que transformarse en departamentos de comunicación que puedan dar respuesta a las nuevas necesidades de relacionarse que tienen las empresas.

En este sentido, e inmersos en un contexto actual cambiante y cada vez más complejo y diverso, resulta cada vez más importante que las empresas cuenten con el asesoramiento estratégico de partners con experiencia en el desarrollo de estrategias de comunicación 360, como agencia comma, que les ayuden a gestionar de la forma más eficaz las relaciones con sus públicos objetivo. De ello dependerá en gran medida:

• Generar una relación de confianza con los medios de comunicación, que pueda mantenerse a lo largo del tiempo.
• Ser capaces de transmitir el propósito y propuesta de valor de la compañía.
• Lograr la reputación y posicionamiento de marca deseados.
• Generar notoriedad y visibilidad: dar a conocer nuevos productos, iniciativas, hitos corporativos, etc.
• Diferenciarse a través de la comunicación
• Alcanzar sus objetivos de negocio

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¿Cuáles son las claves para ser un buen comunicador?

1. Practica la escucha activa

Empecemos por uno de los aspectos más importantes de la comunicación efectiva que es, sin duda, la capacidad de escuchar de forma activaescuchar de forma activa. Para ser un buen comunicador no sólo deberás prestar atención a las palabras de tu interlocutor, sino también a sus gestos, sus expresiones faciales y el tono de su voz.

La escucha activa te ayudará a procesar el mensaje correctamente y a responder de manera apropiada; con ella demostrarás a tu interlocutor respeto e interés sobre lo que te está transmitiendo.

2. Demuestra empatía hacía tu interlocutor

La empatía es fundamental para establecer conexiones con tu interlocutor. Trata siempre de ponerte en su lugar y comprender sus sentimientos, necesidades y preocupaciones. Esto te permitirá adaptar tu comunicación para satisfacer las necesidades de tu interlocutor y construir así relaciones basadas en la confianza y la comprensión mutua.

3. Conoce a tu interlocutor o a tu público

Entender previamente a tu público o a tu interlocutor es crucial para adaptar tu mensaje de manera efectiva. Investiga y conoce a tu público objetivo, incluyendo sus intereses, valores y puntos de vista. Utiliza este conocimiento para personalizar tu comunicación y hacer que tu mensaje sea relevante y significativo para ellos.

4. Sé claro y conciso en tus mensajes

Otra clave para ser un buen comunicador y que tu comunicación sea efectiva es la claridad y concisión en tus mensajes. Organiza tus ideas de forma lógica y transmite tu mensaje de manera directa y fácil de entender. Evita el uso de jerga innecesaria o palabras complicadas que puedan confundir a tu interlocutor. Y recuerda que menos es más cuando se trata de comunicación; trata de expresar tus ideas de la manera más simple y breve posible.

5. No te olvides de ser auténtico

La autenticidad en tus mensajes y en tu forma de transmitirlos te ayudará a generar confianza y credibilidad. Sé honesto contigo mismo y con los demás, y comunica tus pensamientos y sentimientos de manera sincera y genuina. Y evita siempre la falsedad o la manipulación en tu comunicación.

6. Flexibilidad siempre

Para ser un buen comunicador tendrás que ser capaz de adaptarte a diferentes situaciones y personas. Deberás ser flexible para ajustar tu estilo de comunicación según el contexto y las necesidades de tu interlocutor y, en ocasiones, estos implicarán cambiar tu tono, lenguaje o enfoque para garantizar que tu mensaje sea comprendido y bien recibido.

7. Gestiona las emociones

La gestión de las emociones es esencial para mantener la calma y la compostura durante las interacciones comunicativas. Aprende a reconocer y gestionar tus propias emociones, así como a lidiar con las emociones de los demás de manera empática y constructiva. Mantén la calma bajo presión y evita reaccionar de manera impulsiva o agresiva en situaciones conflictivas.

8. Practica constantemente

Como cualquier habilidad, aprenderás a ser un buen comunicador con la práctica y la retroalimentación. Busca oportunidades para practicar tus habilidades comunicativas en diferentes contextos y con diferentes interlocutores o públicos.

9. Aprendizaje continuo

Para ser un buen comunicador debes estar siempre en proceso de aprendizaje continuo, abierto a nuevas ideas y perspectivas y buscando oportunidades para expandir y mejorar tus habilidades de comunicación. Un buen feedback de tus prácticas te ayudará a identificar áreas de mejora y trabajar en ellas de manera efectiva

10. Confía en ti

La confianza en uno mismo es fundamental para comunicarse de manera efectiva y ser un buen comunicador. Confía en tus habilidades y conocimientos, y transmite esa confianza a través de tu lenguaje corporal, tono de voz y expresión facial. La confianza te ayuda a proyectar seguridad y credibilidad en tus interacciones, lo que facilita la conexión con tu audiencia.

En resumen, ser un buen comunicador requiere una combinación de habilidades técnicas, emocionales y sociales. Desde la escucha activa hasta la autenticidad y la flexibilidad, cada una de ellas contribuirá a que tu comunicación sea más efectiva. Si estás habilidades las prácticas y desarrollas, sin duda mejorarás tu capacidad de comunicación en cualquier situación y lograrás establecer relaciones más sólidas y exitosas en tu vida personal y profesional.

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Sin tener esto claro no será posible lograr una comunicación efectiva. Sin embargo, si estamos seguros de qué queremos conseguir y tenemos en cuenta los siguientes puntos, seguro que será mucho más fácil:

La mejor improvisación es una buena preparación

La improvisación no tiene cabida en la comunicación estratégica. Nunca te pongas delante de un periodista sin tener claro de qué quiere hablar él y de qué quieres hablar tú. Lleva un argumentario contigo, interioriza tus mensajes clave y no intentes dar más de tres. Éstos, trata de reiterarlos a lo largo de la comparecencia.

Escucha con atención, piensa y después, responde

Un error habitual es estar pensando en lo que queremos contar en lugar de escuchar con atención qué nos están preguntando. El subconsciente, cuando estamos ante un periodista, nos puede traicionar. Escucha atentamente cuál es la pregunta, decide cuál es el mensaje clave dentro de esa pregunta y responde con seguridad.

No dejes que los demás hablen por ti

Siempre hay que llevar la iniciativa. Dirige tú la entrevista o el encuentro; lidera la conversación. No entres en temas que no quieras entrar y lleva la conversación a tu terreno, hacia lo que realmente es interesante para tu organización. Cuanto más controlemos el mensaje y menos dejemos a la interpretación del periodista, más fácil será dirigir una conversación.

Colocar el mensaje es lo prioritario

Antes de ponerte delante de un periodista es importante que hagas el ejercicio de pensar el titular que te gustaría leer al día siguiente en los medios. Este titular debe resumir de forma clara y directa nuestro mensaje, para lo que es esencial emplear frases cortas y sencillas: sujeto, verbo y predicado.

Repite tu mensaje

Siempre que tengas ocasión, repite tu mensaje y emplea diferentes argumentos que te permitan enfatizar lo más importante de lo que quieres transmitir. No dudes en reenfocar algunas preguntas para poder contextualizar el mensaje. La clave está en saber redirigirlas hacia tus intereses. Una buena preparación previa y tener muy interiorizados los mensajes, siempre será de ayuda. No dudes en ayudarte de ejemplos para hacerte entender; cuanto menos se deje a la interpretación, mejor.

Lo más importante, siempre al principio

El orden de la exposición debe siempre iniciarse por lo más importante y siempre que puedas, repítelo justo antes de terminar para reforzar el mensaje. No te vayas por las ramas, centra tu discurso y sé claro, conciso y directo.

Adecúa el uso del lenguaje a la situación

En función del perfil del público al que va dirigida la comparecencia habrá que emplear un lenguaje u otro. Es importante mantener la autoridad en el tono para lograr un mismo registro desde el principio hasta el fin de la intervención y tratar que éste no disminuya ante preguntas incómodas o complicadas de responder. Combinar el ritmo con el tono ayudará a enfatizar mensajes. Ante la duda, siempre es preferible emplear un lenguaje más sencillo ante una audiencia supuestamente entendida en la materia, antes que perder la oportunidad de transmitir un mensaje comprensible para la mayoría.

No olvides que todo comunica

Debemos tener presente que nuestro cuerpo también habla y transmite mucha información; controlar las técnicas de lenguaje corporal es tan crucial como controlar el mensaje. Evita cruzar tus manos fuertemente o sentarte muy forzado. Deja que el aire entre bien en tus pulmones. Ten claro que lo que no decimos es igual de importante que lo que decimos. Los gestos, nuestra postura o una simple mirada pueden llegar a transmitir tanto o más que una frase.

Antes de cualquier comparecencia ante los medios de comunicación y, además de la preparación, es importante creernos nosotros mismos lo que somos e interiorizar nuestras propias fortalezas y la gran capacidad de dar soluciones apropiadas para cada una de las necesidades actuales o futuras que pueda tener la audiencia a la que nos vamos a dirigir.

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El lenguaje positivo es una herramienta eficaz para cambiar la manera en que nos expresamos, mejorar nuestras relaciones y aumentar nuestra capacidad de persuasión. Por ello, es fundamental comprender qué es, por qué es tan importante y cómo aplicarlo para transformar nuestra comunicación diaria.

¿Qué es el lenguaje positivo?

El lenguaje positivo es una estrategia de comunicación basada en el uso intencionado de palabras y expresiones que generan confianza, motivación y claridad en los mensajes. No se trata simplemente de ser optimista o amable, sino de construir un discurso que fomente el bienestar, la cooperación y la resolución de problemas.

Nuestra forma de hablar moldea nuestro pensamiento. Las palabras que utilizamos influyen en la manera en que percibimos la realidad, sentimos y reaccionamos ante distintas situaciones. Al emplear un lenguaje negativo, de forma inconsciente activamos la amígdala, una región cerebral vinculada al miedo y la ansiedad. En cambio, cuando usamos un lenguaje positivo, estimulamos la corteza prefrontal, responsable de la creatividad, la resolución de problemas y la toma de decisiones racionales.

Además, el lenguaje positivo no solo impacta en nuestra propia actitud y estado de ánimo, sino también en la percepción y respuesta de quienes nos rodean.

Algunos ejemplos de uso del lenguaje positivo

Veamos algunos ejemplos. Aunque el significado es similar, la segunda opción en cada caso fomenta una actitud más proactiva y resolutiva:

• «Es un problema difícil y complicado.» → «Es un reto interesante y tenemos la oportunidad de encontrar una buena solución.»
• «No tengo experiencia en esto, me va a costar hacerlo.» → «Es una buena oportunidad para aprender algo nuevo y poner en práctica mis habilidades.»
• «Este cliente es muy exigente y complicado.» → «Este cliente sabe lo que quiere; eso nos ayudará a ofrecerle un mejor servicio.»
• «Fallamos en esta tarea, fue un desastre.» → «No estuvimos acertados, pero esta experiencia nos ha dado aprendizajes valiosos para mejorar en el futuro.»

¿Cuáles son los beneficios del uso del lenguaje positivo?

El lenguaje positivo aporta beneficios tanto en el ámbito personal como en el profesional:

• Genera confianza y empatía en las conversaciones.
• Facilita la resolución de conflictos al enfocarse en soluciones.
• Refuerza la autoestima propia y la de los demás.
• Mejora el clima laboral y fortalece la cultura de equipo.
• Aumenta la capacidad de persuasión al hacer los mensajes más atractivos.

Por el contrario, un lenguaje negativo—cargado de críticas, expresiones pesimistas o tonos agresivos—puede generar rechazo, resistencia y afectar la motivación de quienes nos escuchan.

Aplicar el lenguaje positivo en nuestra comunicación nos permite influir de manera más efectiva en nuestras interacciones diarias y obtener mejores resultados en nuestras relaciones personales y profesionales.

Estrategias para poner en práctica el lenguaje positivo

1.- Sustituye palabras negativas por alternativas positivas. Pequeños cambios en la forma de expresarnos pueden modificar la percepción de un mensaje:

• «No lo sé» → «Voy a investigarlo»
• «Esto es imposible» → «Vamos a buscar una solución viable»

2.- Reformula frases en positivo. En lugar de centrarte en lo que no se puede hacer, destaca lo que sí es posible:

• «No sé cómo hacerlo» → «Voy a investigar la mejor manera de hacerlo»
• «Este informe tiene muchos errores» → «Podemos revisar este informe para mejorarlo»

3.- Usa preguntas constructivas. Las preguntas bien formuladas orientan la conversación hacia soluciones en lugar de problemas:

• «¿Por qué ha salido mal el proyecto?» → «¿Qué podemos aprender de esta experiencia y cómo podemos mejorarlo la próxima vez?»

4.- Potencia el uso de afirmaciones y refuerzos positivos. Siempre motivan y refuerzan una actitud constructiva:

• «Confío en que podemos lograrlo»
• «Tu trabajo está aportando mucho valor al equipo»

5.- Refuerza tu comunicación con lenguaje no verbal positivo. Ya hemos mencionado en muchas ocasiones la importancia de la comunicación no verbal. La sonrisa, la postura y el tono de voz refuerzan el mensaje que quieres transmitir. Y cuando se trate de un mensaje escrito, léelo en voz alta antes de enviarlo. ¿Suena amable, positivo y claro?

Integra el lenguaje positivo en tu día a día

Insisto, el lenguaje positivo no implica ignorar los problemas, sino expresarnos de manera que fomentemos la confianza y la resolución de conflictos. No debemos olvidar que las palabras influyen en la percepción y reacción de los demás. Si aprendemos a reformular nuestros mensajes en positivo, lograremos que nuestra comunicación (con nosotros mismos y con los demás) tenga un impacto completamente diferente.

Haz la prueba. Durante los próximos días, presta especial atención a cómo te comunicas – con los demás y contigo mismo/a- e intenta aplicar alguna de estas estrategias para cambiar tu forma de expresarte. Estoy segura de que notarás la diferencia.

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¿Qué es un portavoz?

El o la portavoz de una organización, empresa, asociación… es aquella persona designada y preparada para transmitir los mensajes clave de esta a sus públicos objetivo internos y externos (periodistas, accionistas, empleados, inversores, proveedores…) de forma directa, sencilla y con impacto. Se constituye como la voz de la empresa y se da por hecho que siempre trabaja (o debería hacerlo) en base a la estrategia de negocio de la organización y en coordinación con su equipo de comunicación.

Una organización puede tener más de un/a portavoz, generalmente relacionados con distintas especialidades dentro de la misma, pero siempre ha de contar con un portavoz de referencia que sea la imagen más representativa de la compañía.

El principal portavoz suele ser el/la presidente/a o director/a general de la organización y su carisma y perfil debe ir en consonancia. Es decir, que exista coherencia entre lo que la marca dice que es y su principal representante. La realidad no siempre coincide con lo más recomendable y no es inusual encontrarnos con portavoces que no representan adecuadamente el papel que les corresponde, lo que va a afectar directamente a la percepción de marca.

Por eso es fundamental que el portavoz sea consciente del papel que representa, de la responsabilidad que tiene como esa voz principal de la organización y de la importancia de tomarse esa función muy en serio.

La importancia del portavoz en la comunicación corporativa

El/la portavoz es como el capitán de un gran barco y debe ser consciente de que es la máxima representación del navío. Tener muy claro a dónde se dirige y con qué marineros cuenta, conocer la ruta a recorrer, los riesgos que puede encontrarse, las previsiones del tiempo y otros posibles imprevistos están en su lista de responsabilidades.

Un mal portavoz puede echar a perder la reputación de una organización o confundir a sus públicos objetivo dando una imagen poco coherente con la razón de ser de la compañía a la que representa.

Poner voz a una organización es fundamental. Lo que tú no digas de tu organización lo dirán otros por ti; así que es primordial que se tome muy en serio la importancia que una buena portavocía supone para la percepción de marca. Todo lo que hace un portavoz, comunica, eso también incluye lo que no hace.

Comunicación eficiente

En 1967, el antropólogo y psicólogo Albert Mehrabian, de la Universidad de California (UCLA) presentó un estudio que recogía el porcentaje que cada elemento de la comunicación -palabras, cuerpo y voz- representa en la conversación. Aunque Mehrabian se centró en la comunicación emocional, sus conclusiones son muy oportunas para entender cómo de importante es el papel de un portavoz y qué debe tener en cuenta para hacer una comunicación eficiente.

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Qué es la comunicación no verbal

La comunicación no verbal, también llamada lenguaje corporal, es el proceso de enviar y recibir mensajes sin utilizar palabras, ya sean habladas o escritas. Al igual que algunos signos ortográficos son útiles para enfatizar el lenguaje escrito, el comportamiento no verbal puede enfatizar partes de un mensaje verbal.

Se considera que en una comunicación cara a cara, el comportamiento no verbal representa un importante porcentaje de la información que transmitimos, frente al resto que se corresponde con la comunicación verbal: de ahí la importancia de tener en cuenta la comunicación no verbal. En cualquier caso, más adelante revisaremos algunos mitos sobre el peso de la conducta no verbal en la comunicación.

No debemos confundir la comunicación no verbal con la comunicación no hablada (oral), ya que existen formas de comunicación no verbales, como la escrita o las lenguas de signos, que tampoco son orales.

Orígenes de la comunicación no verbal

El término comunicación no verbal fue introducido en 1956 por el psiquiatra Jurgen Ruesch y el autor Weldon Kees en el libro «Nonverbal Communication: Notes on the Visual Perception of Human Relations«. 

Sin embargo, la conducta no verbal ha sido reconocida desde hace siglos como un aspecto fundamental de la comunicación. Un ejemplo podemos encontrarlo en «The Advancement of Learning» (1605), obra en la que Francis Bacon observó que «los lineamientos del cuerpo revelan la disposición e inclinación de la mente en general, pero los movimientos del semblante y de las partes no sólo lo hacen, sino que revelan además el humor y el estado actual de la mente y la voluntad».

También es importante recordar la influencia de trabajos publicados por Charles Darwin en 1872, titulados “La expresión de las emociones en el hombre y en los animales” y la figura de Paul Ekman, el investigador más conocido en el campo del comportamiento no verbal, sobre todo en lo referido a las expresiones faciales de las emociones. 

Este mismo autor establece junto a Wallace Friesen tres tipos de actos no verbales:

Actos no verbales

• Origen: fisiológico o a través de nuestro entorno social.
• Usos: el lenguaje no verbal puede ser usado –o no– para reforzar y aclarar un mensaje verbal.
• Codificación: puede ser arbitraria o icónica.

¿Cuáles son los elementos de la comunicación no verbal?

Expresiones faciales

El rostro humano es capaz de expresar innumerables emociones sin decir una palabra. Y a diferencia de algunas formas de comunicación no verbal, las expresiones faciales de las emociones son universales. Las expresiones faciales de felicidad, tristeza, ira, sorpresa, miedo y asco son las mismas en todas las culturas.

Gestos

Los gestos forman parte de nuestra vida cotidiana. Saludamos, señalamos, hacemos señas y utilizamos las manos cuando discutimos o hablamos animadamente, expresándonos con gestos a menudo de forma inconsciente. Sin embargo, el significado de los gestos puede ser muy diferente según la cultura y la región, por lo que es importante tener cuidado para evitar interpretaciones erróneas. Los gestos, movimientos corporales y posturas son estudiadas por la kinésica también conocida como cinésica o quinésica.

El tacto

Nos comunicamos mucho a través del tacto. Piensa en los mensajes que transmiten: un firme apretón de manos, una tímida palmada en el hombro, un cálido abrazo de oso, una palmadita en la espalda que da seguridad, un gesto condescendiente en la cabeza o un apretón controlador en el brazo.

Espacio

¿Alguna vez nos hemos sentido incómodos durante una conversación porque la otra persona estaba demasiado cerca e invadía nuestro espacio? Todos tenemos necesidad de espacio físico, aunque esa necesidad difiere según la cultura, la situación y la cercanía de la relación.

Podemos utilizar el espacio físico para comunicar muchos mensajes no verbales diferentes, como señales de intimidad, agresión, dominio o afecto. A este concepto se le denomina proxémica, que no es otra cosa que la disciplina que estudia la relación espacial entre personas como manifestación social y significante.

Movimientos corporales y postura

La percepción de las personas sobre nosotros varía en función de la forma en la que nos sentamos, caminamos, nos levantamos o sostenemos la cabeza, ya que el modo en la que nos movemos y comportamos comunica una gran cantidad de información al exterior. Este tipo de comunicación no verbal incluye la postura, el porte, la posición y los movimientos.

Contacto visual

Dado que el sentido visual es dominante para la mayoría de las personas, el contacto visual es un tipo de comunicación no verbal especialmente importante. La forma de mirar a alguien puede comunicar muchas cosas, como interés, afecto, hostilidad o atracción. El contacto visual también es crucial para mantener el flujo de la conversación y para calibrar la respuesta de la otra persona.

Voz

No es sólo lo que decimos, sino cómo lo decimos. Cuando hablamos, los demás «leen» nuestra voz, además de prestar atención a nuestras palabras en un proceso de escucha activa. Se fijan en el tiempo y el ritmo, en el volumen de la voz, en el tono y la inflexión, y en los sonidos que transmiten comprensión y asentimiento. Pensemos que el tono de voz puede mostrar sarcasmo, enfado, afecto o confianza.

Aquí entra en juego la paralingüística, ciencia que estudia elementos como la intensidad  o volumen de la voz; la velocidad de emisión de los enunciados; el tono, variantes y matices de la entonación y duración silábica o el volumen.​

¿Qué roles y funciones juega el comportamiento no verbal?

• Repetición: la comunicación no verbal refuerza el mensaje que emitimos verbalmente.
• Contradicción: nuestra conducta no verbal puede contradecir el mensaje que intentamos transmitir, indicando así al oyente que, en ciertos casos, quizá no estemos diciendo la verdad.
• Sustitución: la comunicación no verbal puede sustituir a un mensaje verbal. Por ejemplo, nuestra expresión facial suele transmitir un mensaje mucho más vívido que las palabras.
• Complemento: puede añadir o complementar su mensaje verbal. Como jefe, si además de elogiar a un empleado le damos una palmadita en la espalda, puede aumentar el impacto de nuestro mensaje.
• Acentuar: puede acentuar o subrayar un mensaje verbal. Golpear la mesa, por ejemplo, puede subrayar la importancia de su mensaje.

Ejemplos de la importancia de la comunicación no verbal

Hoy en día es indudable la importancia de la conducta no verbal en el contexto de la comunicación, y podemos encontrar numeroso ejemplos:

Una buena alternativa es echar un vistazo a este vídeo de Sonia El Hakim, docente en Comportamiento No Verbal en diferentes universidades e instituciones y para las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, en TEDxRuzafa. En el mismo se hace un interesante y divertido repaso de la relevancia que tiene nuestra conducta no verbal en situaciones cotidianas.

En este otro vídeo, el psicólogo e investigador David Matsumoto describe la importancia de la comunicación no verbal y en qué consisten las «microexpresiones» y los «gestos emblemáticos», como lenguaje universal, sugiriendo que la comunicación no verbal se aprende casi de forma innata y se convierte en una herramienta educativa para favorecer el aprendizaje.

Matsumoto es psicólogo y profesor de Psicología en la Universidad Estatal de San Francisco, y fundador y director de el Laboratorio de Investigación en Cultura y Emociones, que estudia el papel de la cultura, la emoción, la interacción social y la comunicación del ser humano.

Por último, en este vídeo de Sinapsis-Lab, consultora especializada en la mejora de los resultados de venta, capacidad de influencia y liderazgo, hace un repaso sobre la comunicación no verbal de Barack Obama en un discurso de la convención del Partido Demócrata en Boston en el año 2004, cuando era senador y todavía no tan conocido.

Comunicación no verbal y política

De la misma manera que en cualquier otro ámbito, los comportamientos no verbales son clave en la comunicación política. De hecho es bastante habitual que cuando ha tenido lugar un debate electoral, algunos expertos hagan en televisión un análisis del lenguaje no verbal empleado por los participantes, y extraer algunas conclusiones sobre el mensaje que nos han querido (o intentado) transmitir.

A este respecto, muestra compañera Cristina Rubio escribía hace algunos años un post sobre el análisis del lenguaje no verbal de los políticos en campaña.

Libros sobre comunicación no verbal

En nuestra librería favorita podemos encontrar numerosas obras acerca de la comunicación no verbal. Estos son algunos ejemplos:

• Mark L. Knapp (1982). La comunicación no verbal: el cuerpo y el entorno. (Editorial Paidós). Se trata de una de las obras clásicas sobre comunicación no verbal, en la que el autor revisa los trabajos más importantes realizados hasta la fecha sobre el tema y ofrece al lector una rigurosa síntesis. En el libro se abordan, entre otros, el papel del contacto táctil en las relaciones interpersonales, la gestualidad en los ritos sexuales, la función de la apariencia en la expresión, la interrelación entre el entorno y la personalidad, la dirección y sentido de las miradas, las expresiones faciales, etc.
• Flora Davis (2010). “La comunicación no verbal”. (Alianza Editorial). La autora no sólo establece un inventario de las técnicas utilizadas por los investigadores de este sector interdisciplinar en el que se cruzan los enfoques psicológicos, antropológicos y etológicos, y de sus logros más importantes, sino que proporciona numerosos ejemplos de cómo este lenguaje silencioso influye en la vida diaria.
• María Calvo del Brío (2021). “Comunicación no verbal para humanos curiosos”. (Editorial Almuzara). La autora recoge en el libro los aprendizajes de su práctica profesional a través de conferencias, charlas, cursos y talleres, transmitiendo esos conceptos con ejemplos concretos aplicados a distintos entornos personales y profesionales: negociación, entrevistas, presentaciones…

Mitos de la comunicación no verbal

Uno de los mitos más extendidos sobre la comunicación no verbal es la afirmación de que las palabras sólo representan el 7% de lo que se comunica en una conversación. El resto consistiría en un 38% del uso de la voz (paralenguaje) y un 55% del lenguaje corporal (comunicación no verbal).

Este mito está incluso respaldado por un estudio específico realizado por el Dr. Albert Mehrabian, profesor de psicología jubilado) de la Universidad de California en Los Ángeles (UCLA).

Pero esas cifras –sospechosamente específicas– proceden de un único estudio, lo que debería bastar por sí solo para hacer dudar de esta afirmación. Además, el estudio trata de una situación muy concreta en la que la gente habla de contenido emocional, y hay una desconexión entre las palabras que utilizan, el tono de voz y el lenguaje corporal.

¿Se puede falsear la comunicación no verbal?

Hay cientos de referencias y páginas web que ofrecen consejos sobre cómo utilizar el lenguaje corporal en beneficio propio. Por ejemplo, pueden enseñarnos a sentarnos de una manera determinada, a juntar los dedos o a dar un apretón de manos para parecer seguros de nosotros mismos.

Pero realmente no es fácil que esos trucos no funcionen, ya que no podemos manipular todas las señales que enviamos constantemente sobre lo que realmente pensamos y sentimos. Y cuanto más lo intentemos, probablemente más antinaturales serán dichas señales.

Sin embargo, eso no significa que no tengamos cierto control sobre nuestra comunicación verbal. Por ejemplo, si no estamos de acuerdo con lo que dice alguien y queremos establecer una comunicación asertiva, podemos utilizar un lenguaje corporal negativo para rechazar el mensaje de esa persona, como cruzar los brazos, evitar el contacto visual o dar golpecitos con los pies. 

Los mentirosos no hacen contacto visual.

Otro de los mitos más habituales sobre la comunicación no verbal es que los mentirosos evitan el contacto visual. Mientras que a algunos mentirosos (especialmente a los niños) les resulta difícil mentir mientras nos miran, otros mentirosos, especialmente los más descarados o habituales, pueden compensar en exceso para «demostrar» que no están mintiendo haciendo demasiado contacto visual y manteniéndolo demasiado tiempo.

Si relacionamos la falta de contacto visual con el engaño, corremos el riesgo de malinterpretar las señales de personas tímidas, introvertidas o procedentes de culturas en las que el contacto visual prolongado se considera grosero o amenazante.

Ejercicios para la comunicación no verbal

Hay numerosos ejercicios que nos permiten entender mejor la comunicación no verbal y usarla de forma adecuada cuando nos comunicamos con los demás:

• Una de las actividades más habituales es sentar a los miembros de un grupo en círculo y una de las personas se queda de pie en ese círculo. A través de la comunicación no verbal, deberá dirigirse a uno de los participantes indicándole quiere sentarse ocupando su sitio.
• Otro ejemplo habitual para ejercitar los comportamientos no verbales es asignar a cada participante una situación que debe describir a los demás usando solamente el lenguaje corporal. Se trata de situaciones sencillas, como la que podría suponer tener prisa y que se haya escapado el autobús.
• La entrevista silenciosa también representa una excelente dinámica para ser conscientes de la importancia de la comunicación no verbal

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Hace dos años, compartimos algunas recomendaciones básicas para animar a los profesionales de la comunicación a experimentar con la IA y empezar a usarla en sus tareas. Ahora es momento de dar un paso más e integrarla en las rutinas y en los procesos de trabajo de forma consistente, efectiva y ética.

Para ayudarte, comparto cinco aprendizajes que a mí me hubiera gustado saber cuando empecé a utilizar la IA generativa. Llevo dos años utilizando la IA de manera intensiva. Todos los días utilizo alguna herramienta, si no más, de IA generativa para realizar tareas de comunicación: desde redacción y análisis hasta planificación de estrategias para mis clientes y para la escuela de #LasImperdibles.

Estas son las cinco lecciones que me han llevado horas de experimentación y prueba, y que me hubiera encantado conocer al principio del camino:

Da prompts completos: define el rol, el contexto y los objetivos

En la IA, la calidad de las instrucciones lo es todo. Una frase simple no suele ser suficiente: cuanto más detallado y claro sea el prompt, mejores serán los resultados. Aplica la máxima de ‘garbage in, garbage out’: si introduces instrucciones imprecisas, obtendrás respuestas mediocres.

Define el rol que quieres que la IA adopte (experto en comunicación, redactor creativo…); proporciona contexto (el público objetivo, los canales, el tono de la marca) y explica el objetivo final de la tarea. Si además especificas el formato en el que esperas obtener la respuesta y le das algún ejemplo, mejor que mejor.

Te pongo un ejemplo: “Dame un post para LinkedIn sobre el impacto de la IA en comunicación” es muy vago.

Te dará mejores resultados pedir: “Actúa como un experto en comunicación y social media. Redacta un post para LinkedIn sobre el impacto de la IA en comunicación. El post ha de tener entre 400 y 500 palabras. Incluye un CTA que anime a dejar un comentario. Te paso 2 ejemplos de posts que he publicado sobre este tema para que veas mi estilo de redacción y mi enfoque, y los apliques en este texto”.

Entrena a la herramienta: experimenta con varias opciones y elige la mejor (para ti)

No todas las herramientas de IA generativa funcionan igual. Es fundamental probar diferentes opciones y evaluar cuál se adapta mejor a tus necesidades y a tu forma de trabajar.

Dedica tiempo a experimentar, haz la misma tarea con varias herramientas y compara sus respuestas. Repite el proceso tantas veces como sea necesario hasta que encuentres ‘tu herramienta de IA’, aquella con la que mejor te entiendes y la que mejor te funciona.

Entrenar la herramienta no significa configurarla ni saber código, sino entender cómo interactuar con ella para obtener lo que buscas y usarla de forma repetida, indicándole que hace bien y que no, para que vaya aprendiendo y cada vez te dé respuestas más alineadas contigo.

Siguiendo con el ejemplo del post de LinkedIn: la primera vez que le pidas esta tarea seguramente no te convencerá el resultado. Si le dices a la herramienta qué te gusta del post propuesto y qué no, haces ajustes y le pasas tu versión final, irá aprendiendo. En mi experiencia, a partir de la 3ª vez que repitas este proceso, los resultados te sorprenderán gratamente.

Invierte en una licencia de pago de la herramienta elegida

Las versiones gratuitas son un excelente punto de partida, pero tienen limitaciones en funciones, velocidad y privacidad. Si encuentras una herramienta que funciona bien para tu flujo de trabajo, te recomiendo contratar una licencia de pago. Te aseguro que será una excelente inversión, con un buen retorno.

Esto no solo te dará acceso a más funciones con menos limitaciones, sino que también garantizará un nivel más alto de privacidad y seguridad. Y sí: también te dará resultados más afinados y de mayor calidad.

Por cierto: ten en cuenta que, en la mayoría de las herramientas, puedes contratar licencias por meses. Así que puedes darte de alta cuando la necesites y de baja cuando no la vayas a usar. Aunque ya te aviso que es muy probable que cuando te acostumbres, ya no quieras volver a trabajar sin ella.

Úsala solo en tareas donde realmente aporte valor

Aunque la IA puede ser útil en múltiples áreas, no es una solución mágica para todo. Prioriza aquellas tareas en las que su implementación te ahorre tiempo y mejore la calidad.

¿Y cómo sé en qué tareas la aplico y en cuáles no? Pues de nuevo te va a tocar probar y experimentar para obtener la respuesta. Por si te inspira: en el ejemplo del post de LinkedIn, yo de entrada le pediría a ChatGPT que me diera ideas para un post sobre el impacto de la IA en comunicación. Elegiría una de las ideas propuestas para seguir afinándola con ChatGPT. Luego le daría ejemplos de posts y las indicaciones de extensión, enfoque, etc. Pero nunca le pediría directamente que redactara el post sin más detalles.

Automatiza lo operativo y aplícala solo en aquello que realmente potencie tus habilidades. Ser selectivo es clave para que realmente la IA mejore la productividad y no acabe siendo un ladrón de tiempo.

No subas información confidencial ni datos personales.

La ética y la seguridad de los datos deben ser una prioridad para un profesional de la comunicación. Las herramientas de IA, especialmente en sus versiones gratuitas, pueden usar el contenido que les damos para seguir entrenando sus modelos.

Evita subir información sensible, confidencial o relacionada con datos personales. La precaución es fundamental para proteger tu trabajo y el de tus clientes.

En mi caso, aplico una norma en los proyectos con clientes: sólo subo a la herramienta de IA información que esté publicada en abierto en su página web. Si necesito trabajar con datos que no son públicos, o bien pido permiso al cliente, o los anonimizo antes de subirlos.

Define tus pautas de uso ético y responsable de la IA para evitar sustos y problemas legales.

Y añado un bonus al listado: no te sientas mal por usar la IA en tu trabajo

Usar IA no te hace menos profesional ni le resta valor a tu trabajo. Al contrario, demuestra que estás aprovechando las herramientas disponibles para potenciar tu desempeño.

Recuerda que no es la IA quien hace el trabajo: eres tú quien la guía, configura y revisa cada paso. Trabajar mano a mano con estas herramientas no solo te permite ser más eficiente, sino que también potencia tus capacidades y te da superpoderes. La clave está en integrar la IA como un aliado y no como un sustituto.

Por cierto: este post lo he escrito con la ayuda de ChatGPT. Le dije que estaba preparando un post para el blog de una agencia de comunicación, le indiqué el tema y le dicté el párrafo introductorio y algunos aprendizajes personales. A partir de aquí fuimos conversando hasta afinar las 5 recomendaciones. Luego le di ideas de cada consejo para que preparase un borrador. Edité el borrador y, antes de cerrar la conversación, le compartí la versión final para que revisara mis últimos ajustes.

No le pasé ejemplos de posts porque ya lo tengo entrenado: hace meses que dediqué varias horas a que analizara mi estilo de redacción, el tipo de artículos que escribo, las expresiones que suelo utilizar… Con esta información creé un GPT que no me sustituye, pero me ayuda a redactar mis artículos. El resultado no está nada mal, ¿no crees? ¿Cómo te ha sonado el post?

*Artículo escrito por Cristina Aced, consultora de comunicación digital y docente, fundadora de la escuela de #LasImperdibles de comunicación

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¿Qué es la comunicación asertiva?

La comunicación asertiva es la capacidad de expresar un mensaje, una actitud, un valor, una opinión o una emoción de forma activa, pero sin perjudicar ni agredir a nuestro interlocutor. Se trata de una forma de comunicar madura, con la que somos capaces de emitir nuestro mensaje y defender nuestros derechos de manera hábil y con la seguridad de que llegará correctamente al receptor del mismo.

Es muy habitual confundir el concepto de asertividad con la capacidad de «decir que no», pero el término es mucho más amplio y recoge otras muchas habilidades sociales implícitas en él.

Definición de la RAE para asertividad

La definición de asertividad de la Real Academia Española no nos da demasiadas pistas sobre el uso práctico del término. Sin embargo, podemos encontrar algunas señales buscando ese misma palabra y algunas relacionadas:

• Aserto. Afirmación de la certeza de algo.
• Asertividad. Cualidad de asertivo.
• Asertivo. Que expresa su opinión de una manera firme

¿Cómo es la persona que hace una comunicación asertiva?

Las personas que se comunican de forma asertiva habitualmente cumplen con una serie de atributos o características personales, sin las cuales sería imposible realizar ese tipo de comunicación de manera efectiva:

Libertad de expresión

Las personas que practican la comunicación asertiva tienen una sensación de libertad y confianza para expresar sus pensamientos, sentimientos, opiniones y necesidades de manera apropiada. No temen hablar en su propio nombre y no se sienten limitadas por el miedo al rechazo o la crítica.

Comunicación directa, adecuada, abierta y honesta

La comunicación asertiva implica la capacidad de expresarse de manera directa y clara, evitando ambigüedades o mensajes confusos. Las personas asertivas eligen sus palabras cuidadosamente y se aseguran de que su mensaje sea comprensible para los demás. Son honestas en sus comunicaciones y evitan la manipulación o la evasión de la verdad.

Facilidad para comunicarse con toda clase de personas

Las personas asertivas son capaces de establecer y mantener una comunicación efectiva con diferentes tipos de personas, sin importar su posición social, jerarquía o personalidad. Tienen habilidades de empatía y escucha activa, lo que les permite comprender los puntos de vista de los demás y adaptar su comunicación en consecuencia.

Comportamiento respetable y aceptación de sus propias limitaciones

Las personas que practican la comunicación asertiva son conscientes de la importancia del respeto mutuo en las interacciones. Mantienen un comportamiento respetuoso hacia los demás, evitando el uso de lenguaje ofensivo, agresivo o despectivo. Además, son capaces de reconocer y aceptar sus propias limitaciones, sin sentirse amenazadas o inferiores por ello.

Autoconfianza y autoestima saludable

Una persona asertiva tiene una buena autoestima y confianza en sí misma. Se valoran a sí mismos y creen en su propio derecho a expresarse y ser escuchados. Tienen una imagen positiva de sí mismos y no dependen de la validación externa para sentirse seguros en sus comunicaciones.

Derechos asertivos básicos

La asertividad y la comunicación asertiva se basa en algunos derechos asertivos básicos. Manuel J. Smith, profesor adjunto de psicología clínica en la Universidad de California y considerado el pionero de los derechos asertivos y la terapia asertiva, escribió en 1975 “When i say no, i feel guilty«, manual en el que se recogen algunos de esos derechos dentro de la denominada «Declaración de los derechos asertivos”, que se popularizó rápidamente en los Estados Unidos.

Sin embargo, actualmente los profesionales de la psicología suelen trabajar en la consulta con un listado más amplio de derechos asertivos. Incluimos a continuación, ligeramente modificados, los que propone el psicólogo Alberto Soler:

Listado de 22 derechos asertivos

1. Algunas veces, tienes derecho a ser el primero. Ceder siempre a los demás, no comunicar tus deseos o preferencias no te hace más cortés. No digas «lo que quieras» cuando tengas una preferencia.
2. Tienes derecho a cometer errores. Los errores forman parte de la vida, son necesarios para el aprendizaje. No te avergüences por ellos y defiende tu derecho a cometerlos.
3. Tienes derecho a tener tus propias opiniones y creencias.
4.  Tienes derecho a cambiar de idea, opinión, o actuación.
5.  Tienes derecho a expresar críticas y a protestar por un trato injusto, pero siempre de forma respetuosa a los demás.
6.  Tienes derecho a intentar cambiar lo que no te satisface.
7.  Tienes derecho a pedir ayuda o apoyo emocional.
8.  Tienes derecho a sentir y expresar el dolor.
9.  Tienes derecho a ignorar los consejos de los demás.
10.  Tienes derecho a recibir el reconocimiento por un trabajo bien hecho, tanto por los demás como por ti mismo.
11.  Tienes derecho a negarte a una petición, a decir «no» sin sentirte culpable o egoísta.
12.  Tienes derecho a estar solo/sola, aún cuando los demás deseen tu compañía.
13.  Tienes derecho a no justificarte ante los demás. En ocasiones con un “No, gracias” es suficiente.
14.  Tienes derecho a no responsabilizarte de los problemas de los demás.
15.  Tienes derecho a no anticiparte a los deseos y necesidades de los demás y a no tener que intuirlos.
16.  Tienes derecho a ser tratado con dignidad y a protestar si sientes que no es así.
17.  Tienes derecho a tener tus propias necesidades y que sean tan importantes como las de los demás.
18.  Tienes derecho a experimentar y expresar tus propios sentimientos, así como a ser su único juez.
19.  Tienes derecho a detenerte y pensar antes de actuar.
20.  Tienes derecho a pedir lo que quieres y la aceptar un no por respuesta.
21.  Tienes derecho a hacer menos de lo que eres capaz de hacer. No siempre puedes rendir al máximo.
22. Tienes derecho a decidir qué hacer con tu cuerpo, tiempo y propiedad

Comunicación pasiva, agresiva y asertiva

La comunicación asertiva se encuentra a medio camino entre la comunicación pasiva o inhibida –nos callamos, nos «guardamos» lo que pensamos, no expresamos lo que realmente queremos decir– y la comunicación agresiva –no nos guardamos nada, pero emitimos el mensaje en un tono o actitud inadecuada–.

Para entender mejor el concepto, pongamos un ejemplo sencillo. Imaginemos que estamos en la cola del cine y una persona se cuela.

• La comunicación pasiva o inhibida consistiría en no decir nada, aunque nos haya dado rabia la situación,  provocando un importante sentimiento de frustración.
• La comunicación agresiva, por el contrario, haría que gritásemos o hablásemos con malos modales, surgiendo casi con total seguridad una situación de conflicto.
• Sin embargo, la comunicación asertiva consistiría en, con total tranquilidad, mirando a los ojos e incluso con una leve sonrisa y un tono de voz adecuado, comunicar a la persona que nosotros estábamos delante.

Cinco pasos para establecer una comunicación asertiva

Es lógico pensar que las situaciones a las que nos enfrentamos cada día, ya sea en el ámbito social, laboral o familiar, no son tan sencillas como la de la cola del cine. Sin embargo, el uso de una comunicación asertiva nos puede ayudar mucho en la inmensa mayoría de interacciones sociales en múltiples ámbitos. Pero, ¿cómo hacerlo? Vamos a revisar a continuación cinco pautas imprescindibles para comunicar de forma asertiva:

1. Piensa en el problema, no en la persona

Es muy habitual que cuando tengamos un desacuerdo, un intercambio de pareceres o una discusión, nos centremos en la persona en vez de en el problema. Céntrate en el motivo del problema y escucha con atención qué mensajes se emiten, y no quién los emite, intentando liberarte de ciertos prejuicios. No te tomes una situación que no te gusta como algo personal.

2. Cuida tu comunicación no verbal y verbal

De nada sirve que tengamos un tono de voz adecuado si nuestro cuerpo muestra signos de agresividad, o viceversa. Nuestro lenguaje verbal y no verbal debe de ser lo más coherente posible y mostrarse en la misma línea u orientación.

3. Escucha, escucha, escucha

Para poner en práctica una comunicación asertiva es necesario escuchar, no solo oír. Muchas veces estamos pensando más en nuestro propio discurso que en lo que nos está transmitiendo nuestro interlocutor. Presta atención primero a lo que dice, respeta sus tiempos y muestra que estás poniendo atención poniendo en práctica una escucha activa.

4. Ser empático no significa estar de acuerdo

Otro de los elementos clave para que nuestra comunicación sea asertiva es practicar la empatía, o lo que es lo mismo, ponernos en el lugar del otro y hacerlo ver con claridad. Ante un desacuerdo o una situación que nos incomoda, prueba a decir a tu interlocutor «entiendo perfectamente lo que comentas», «he escuchado con atención lo que has dicho», «creo que me ha quedado clara tu opinión al respecto».

Una vez hecho esto, la persona con la que hablamos sabe que le hemos prestado atención y estará más receptiva para escuchar nuestro punto de vista.

5. Pon en práctica algunas técnicas asertivas

Sobre el papel parece muy sencillo poner en práctica la comunicación asertiva, pero podemos encontrarnos con situaciones bastante complejas. En estos casos, conviene usar algunas de las tácticas asertivas que mejor funcionan, que pasaremos a ver ahora.

Técnicas de comunicación asertiva

En teoría, la comunicación asertiva puede parecer sencilla de implementar, pero en la práctica, nos enfrentamos a situaciones que pueden resultar bastante complejas. En estos casos, es útil recurrir a algunas tácticas asertivas que han demostrado ser efectivas. A continuación, exploraremos algunas de estas técnicas que pueden facilitar el uso de la comunicación asertiva.

Disco rayado

Esta técnica asertiva consiste en insistir con el mismo mensaje una y otra vez hasta que la otra persona comprenda nuestra posición. Al utilizar el disco rayado, repetimos nuestro punto de vista de manera calmada y firme, sin caer en provocaciones ni desviarnos del tema. Por ejemplo, podríamos decir: «Sí, te he escuchado, pero quiero que entiendas que…»

Aplazamiento asertivo

El aplazamiento asertivo implica hacerle saber a nuestro interlocutor que el momento actual no es el adecuado para continuar la discusión. Esta técnica es útil cuando, a pesar de utilizar la comunicación asertiva, no logramos que la otra persona entienda nuestro punto de vista o cuando la conversación se vuelve demasiado agresiva. Podemos expresar: «Me gustaría retomar esta conversación en otro momento, cuando ambos estemos más tranquilos y podamos hablar con calma».

Pregunta asertiva

La pregunta asertiva consiste en responder a la otra persona haciendo preguntas para obtener más información, sin cuestionar ni desafiar directamente lo que se nos ha dicho. Esta técnica nos permite obtener claridad y comprender mejor la perspectiva del otro. Por ejemplo, podríamos preguntar: «Entiendo que tienes una crítica hacia mi trabajo, ¿podrías darme más detalles para que pueda entender mejor tus preocupaciones?»

Acuerdo asertivo

La técnica del acuerdo asertivo implica mostrar comprensión y dar la razón parcialmente a la otra persona, aunque se insista en el error o malentendido. Se trata de evitar la confrontación directa y centrarse en el problema en lugar de atacar a la persona. Por ejemplo, podríamos decir: «Entiendo tu punto de vista y estoy de acuerdo en parte, pero también quiero señalar que existe un error en la información que estás utilizando como base para tu argumento».

«Yo» en lugar de «tú»

En lugar de acusar o culpar a la otra persona, enfócate en expresar tus sentimientos y necesidades utilizando declaraciones con «yo». Por ejemplo, en lugar de decir «Tú siempre llegas tarde y me haces esperar», podrías decir: «Me siento frustrado cuando llego puntualmente y tengo que esperar».

Banco de niebla

Esta técnica consiste en evitar entrar en discusiones o debates innecesarios. En lugar de defender tu punto de vista de manera agresiva, reconoce los elementos válidos en la perspectiva del otro y haz ajustes sutiles sin perder tu postura. Por ejemplo, podrías decir: «Entiendo que tienes algunas preocupaciones. Vamos a tomar en cuenta tus comentarios y explorar otras opciones».

Negociación de necesidades

Cuando te encuentres en una situación en la que tus necesidades y las de la otra persona parezcan entrar en conflicto, busca soluciones de compromiso que satisfagan a ambos. Enfócate en encontrar un terreno común y proponer alternativas. Por ejemplo, podrías decir: «Entiendo que quieres que hagamos esto de esta manera, pero ¿qué te parece si intentamos una combinación de ambos enfoques?»

Agradecimiento y reconocimiento

Aunque puedas estar en desacuerdo con la otra persona, es importante reconocer y agradecer los puntos positivos de su perspectiva. Esto muestra respeto y apertura al diálogo constructivo. Por ejemplo, podrías decir: «Aprecio tu preocupación por este tema y valoro tus aportes. Sin embargo, me gustaría explorar algunas alternativas adicionales».

Uso de «yo me siento» en lugar de «tú me haces sentir»

Evita culpar a la otra persona por tus emociones y, en su lugar, comunica cómo te sientes y cómo puedes trabajar juntos para resolver el problema. Por ejemplo, en lugar de decir «Tú me haces sentir triste», podrías decir: «Me siento triste en esta situación y me gustaría encontrar una forma de mejorarla».

Estas técnicas de comunicación asertiva son herramientas útiles para manejar situaciones complejas donde el diálogo puede volverse difícil. No obstante, es importante recordar que cada situación es única, y es necesario adaptar estas técnicas según el contexto y las personas involucradas. La práctica y el desarrollo de estas habilidades nos permitirán comunicarnos de manera más efectiva y construir relaciones más saludables.

Ejemplos de frases para la comunicación asertiva

Hay muchos ejemplos de frases asertivas que podemos emplear en nuestro día a día, según diferentes contextos. Algunos ejemplos pueden ser:

–Disculpe, yo estaba primero en la cola.

–¿Seguro? Yo creo que no

–Insisto, yo estaba delante de usted, se lo aseguro. (Disco rayado)

«Siempre acabas enfadándote conmigo».

«Puede que tengas razón, pero es algo que deberíamos discutir con calma en otro momento» (Aplazamiento asertivo).

–Llegamos tarde, como siempre, por tu culpa.

–Es posible, ¿qué crees que podría hacer para mejorar eso? (Pregunta asertiva).

Aplicaciones de la comunicación asertiva en diferentes situaciones

Siguiendo con algunos ejemplos más, veamos cómo podríamos aplicar la comunicación asertiva en distintas situaciones de la vida diaria:

Expresar una opinión personal

• «En mi opinión, creo que sería más efectivo abordar el proyecto de esta manera.»
• «Respeto tu punto de vista, pero también quiero compartir mi perspectiva sobre el tema.»

Establecer límites personales

• «Entiendo que necesitas mi ayuda, pero en este momento no puedo comprometerme. Tengo otros compromisos que debo cumplir.»
• «Me siento incómodo cuando se habla de ese tema. Prefiero no discutirlo y mantener la conversación en un tono más positivo.»

Rechazar una solicitud o propuesta

• «Aprecio que me hayas considerado, pero en este momento no puedo aceptar esa responsabilidad adicional.»
• «No me siento cómodo participando en esa actividad. Gracias por pensar en mí, pero tendré que pasar esta vez.»

Expresar emociones y sentimientos

• «Cuando me interrumpes constantemente, me siento frustrado y no puedo expresar mis ideas adecuadamente. ¿Podríamos darle un espacio a cada uno para hablar sin interrupciones?»
• «Me siento feliz y emocionado por este nuevo proyecto. Gracias por brindarme esta oportunidad.»

Dar y recibir feedback constructivo

• «Aprecio tu esfuerzo en este proyecto, pero creo que podríamos mejorar la presentación si incluimos ejemplos más concretos.»
• «Me gustaría darte un feedback sobre tu presentación. Creo que podrías mejorar tu expresión corporal para transmitir mayor confianza.»

Ventajas de la comunicación asertiva

Emplear de manera eficaz una comunicación asertiva nos aporta muchas ventajas:

1. Mayor sensación de control sobre el entorno y sobre nosotros mismos

Al utilizar la comunicación asertiva, somos capaces de expresar nuestras opiniones y necesidades de manera efectiva, lo que nos brinda una sensación de empoderamiento y control sobre nuestra vida. Nos permite establecer límites adecuados y tomar decisiones conscientes, lo que contribuye a nuestro bienestar emocional y personal.

2. Mejora la autoestima, el autoconocimiento y la gestión emocional

La comunicación asertiva implica conocer y expresar nuestras emociones de manera adecuada. Al practicarla, desarrollamos una mayor conciencia de nuestras propias necesidades y sentimientos, lo que nos ayuda a fortalecer nuestra autoestima y a gestionar nuestras emociones de forma más saludable. Esto contribuye a un mayor bienestar emocional y a relaciones más satisfactorias.

3. Nos ayuda a vivir situaciones y experiencias más gratificantes

Al comunicarnos asertivamente, establecemos relaciones más auténticas y cercanas con los demás. Nos permite transmitir nuestras ideas y deseos de manera clara, lo que aumenta las posibilidades de que seamos comprendidos y nuestras necesidades sean tomadas en cuenta. Esto nos lleva a vivir experiencias más satisfactorias y gratificantes en nuestras interacciones personales y profesionales.

4. Mejora en las relaciones interpersonales

La comunicación asertiva fomenta la empatía y el respeto mutuo en nuestras relaciones. Al expresarnos de manera clara y respetuosa, generamos un ambiente de confianza y apertura, lo que fortalece los lazos con los demás. Además, nos permite establecer una comunicación más efectiva, evitando malentendidos y conflictos innecesarios.

5. Permite una mejor resolución de los conflictos

Cuando nos comunicamos asertivamente, somos capaces de expresar nuestras preocupaciones y desacuerdos de manera constructiva. Esto facilita la resolución de conflictos, ya que se fomenta el diálogo abierto y respetuoso. Al buscar soluciones mutuamente satisfactorias, se promueve un clima de colaboración y entendimiento.

Comunicar de forma asertiva es fundamental para mejorar el día a día en nuestra vida personal, pero también profesional. ¿Pones en práctica siempre la comunicación asertiva?

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